Délais pour envoyer une facture

Doit-on envoyer la facture avant ou après paiement ? Il s’agit d’une question que peut se poser un entrepreneur après la délivrance d’une prestation. En effet, l’émission d’une facture nécessite d’avoir des connaissances concernant les délais de paiement et les échéances que l’entrepreneur doit respecter. Tout d’abord, il est nécessaire de respecter des règles de forme conformément au code du commerce.

Ces questions concernent les délais de délivrance d’une facture qui peuvent se poser surtout lors du démarrage de son activité professionnelle. Généralement, il faudra envoyer la facture lors de la délivrance de la prestation ou la vente du bien et cette date devra notamment être précisée au sein du document.

Rappel sur le processus de facturation

Le processus de facturation est particulièrement obligatoire lors d’une relation commerciale entre deux parties. Cela permet d’avoir une preuve de la transaction commerciale et de pouvoir incorporer la facture dans un logiciel de gestion et de comptabilité comme celui de l’entreprise Sage. 

Il s’agit d’un document faisant état d’un accord commercial avec un client et qui peut être utilisé à des fins juridiques, surtout lors de retards de paiement ou d’impayés.

L’entrepreneur devra émettre la facture sauf s’il a donné mandat à un tiers pour générer la facture à l’encontre d’un client. Toutefois, il est nécessaire de pouvoir l’effectuer dans le respect de la réglementation en vigueur.

À quel moment l’entrepreneur doit envoyer la facture ?

La facture devra être envoyée par l’entrepreneur lors de la réalisation de la prestation de services ou de la vente des biens. Lorsqu’il s’agit d’une relation commerciale régulière avec un client, il sera nécessaire d’effectuer des factures périodiques.

Dans le cas où il y a un laps de temps entre la date de commande et le moment de la délivrance de la prestation, l’entrepreneur pourra remettre ladite facture lors de la remise du produit ou du service. 

Livraison d’un bien : il est nécessaire d’envoyer la facture lors de la finalisation de la vente ou lors de la livraison des marchandises. 

Prestation d’un service : l’entrepreneur devra envoyer la facture après la délivrance de la prestation à l’encontre d’un client. 

D’une manière générale, la réglementation en vigueur concernant le processus de facturation établit qu’il est nécessaire d’envoyer la facture 15 jours après la délivrance de la prestation ou la livraison des marchandises. 

Cas de la facturation avec TVA

Lorsque la facture implique le paiement de la TVA, l’entrepreneur devra émettre celle-ci lors du paiement ou 5 jours intervenant le mois suivant la livraison ou l’accomplissement de la prestation.

Le client peut-il payer en avance ?

L’entrepreneur peut demander un paiement immédiat de la facture, cependant, après avoir émis la facture, il est possible de s’entendre sur un délai de paiement. Il n’est pas admis dans les relations commerciales d’envoyer la facture avant le paiement.

Toutefois, il est possible pour l’entrepreneur de demander une avance, surtout si la prestation s’inscrit dans la durée et se subdivise en plusieurs étapes. Cela peut-être le cas notamment dans les entreprises dans le secteur du bâtiment dont le versement d’un acompte est une pratique généralement admise. On parle également d’arrhes ou d’acompte.

Envoyer une facture avant paiement avec les arrhes : il s’agit d’une somme payée avant l’émission de la facture qui correspond généralement à 10 % du montant total. Il n’engage nullement les deux parties à honorer le contrat, mais lorsque le client se rétracte, il ne pourra pas récupérer la somme sauf arrangement à l’amiable. Si l’entrepreneur se rétracte, il devra verser deux fois la somme reçue.

Envoyer une facture avant paiement avec un acompte : l’acompte est versé lorsque le client s’engage à payer la somme totale même en cas d’annulation de la commande. L’entrepreneur s’engage à honorer ses propres engagements.

Découvrez comment GoCardless peut vous aider vos paiements ad hoc ou récurrents