Comptabilisation des Frais de Déplacements

La comptabilisation des frais de déplacements est une opération courante pour un entrepreneur. En effet, les frais de déplacements sont des dépenses courantes et connaître la méthode de comptabilisation est essentiel, pour différencier les différentes composantes des frais de déplacements et la manière dont elles doivent être comptabilisée.

Ces composants concernant notamment les frais d’hébergement, les frais de stationnement ou de restauration. Ainsi, la gestion comptable des frais de déplacement nécessite de connaître la manière dont tout entrepreneur doit comptabiliser ces dépenses. On parle ainsi de notes de frais dont il faut connaître les règles comptables.

Comment identifier la nature du déplacement ?

Il est nécessaire de déterminer la nature des frais de déplacement. Ainsi, d’un point de vue comptable, cela nécessitera de différencier les frais liés à des missions ponctuelles. On reportera ainsi, les opérations sur des comptes spécifiques dans le cadre du Plan Comptable Général (PCG). 

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité comme celui de l’entreprise Sage, permettra de comptabiliser de manière optimale les frais de déplacements.

Tout d’abord, un salarié doit pouvoir justifier son déplacement par le biais de pièces justificatives, et que son déplacement ait été effectuée dans un cadre professionnel dans l’intérêt de l’entreprise.

On procédera à la comptabilisation des frais de déplacement sur le compte 6251, qui se nomme « voyages et déplacements » et le compte « missions » avec le numéro 6256. La comptabilisation de l’un des deux comptes dépendra de la nature des frais professionnels.

Comment comptabiliser les frais de déplacements ? 

Lorsqu’il s’agit d’une note de transport, on procédera au débit le compte 6251 dans « voyages et déplacements » et au crédit le compte 401 du nom de « fournisseurs ».

Lors du règlement de la facture, l’entreprise devra procéder au débit au compte 401 « fournisseurs » et créditer au sein du compte 512 « banque ».

Comment procéder à la comptabilisation des autres frais de déplacements

Il est essentiel pour tout entrepreneur de différencier certains frais de déplacements, notamment ceux qui sont effectués dans le cadre d’une mission, au sein du compte 6256 « Missions ».

Les frais de missions des salariés rentrent dans ce cas de figure et couvrent notamment les dépenses de repas et les notes d’hébergement. 

Tout ce qui couvre les frais de stationnement comme l’occupation d’une place de parking, pour une fréquence occasionnelle, rentre dans le compte du compte 6251. On pourra comptabiliser une entreprise qui règle un billet de train de la manière suivante :

Dans la rubrique débit on imputera dans le compte 6251, la mention suivante : « Règlement des billets de train pour l'accès au stand du salon » et au crédit du compte 512.

Comment comptabiliser les repas et frais d’hôtel ?

Les frais de déplacement comprennent également des frais de repas et frais d’hébergement ponctuels à l’hôtel. Ainsi, on reportera ce type de dépenses sur le compte 6256 qui se nomme « missions ».

Concernant l’enregistrement de ce type de dépenses, il conviendra de l’effectuer de la manière suivante :

On comptabilisera par exemple pour un voyage d’affaires en Allemagne d’un directeur d’achat pour signer un contrat d’approvisionnement. Ce voyage d’affaires a duré 2 jours et comprend des frais de transport, de repas et d’hôtels et s’est élevé à hauteur de 1500 €.

On mettra au débit la somme de 1500 € sur le compte 6256, la comptabilisation des frais d’hôtel. On créditera le compte 512 la somme de 1500 €.

Il ne faudra pas oublier certains frais comme par exemple les frais de voiture, les dépenses concernant les primes d’assurance, l’achat de carburant ou les dépenses concernant l’entretien de la voiture.

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