Comprendre et lire une fiche de paie

On définit la fiche de paie comme étant un document comptable qui récapitule la rémunération du salarié, que ce soit le salaire brut, les primes et l‘ensemble des cotisations sociales et patronales qui sont déduites du salaire. Le bulletin de paie est remis par l’employeur à l’encontre du salarié de l’entreprise et doit comporter un certain nombre de mentions.

On nomme ce document, bulletin de paie ou bulletin de salaire, il s’agit de la preuve de paiement de la rémunération de l‘employeur à son salarié. Ce document est strictement encadré par la loi qui fixe les mentions qui doivent y apparaître obligatoirement. La loi a notamment modifié la fiche de paie en 2018 et permet désormais aux entreprises de transmettre des documents simplifiés. Ainsi, le nombre de lignes a été allégé et les intitulés sont plus lisibles.

Quelles informations doivent figurer sur la fiche de paie ? 

Certaines mentions doivent figurer obligatoirement sur la fiche de paie depuis 2019, les entreprises doivent désormais transmettre à leurs salariés des fiches simplifiées. Les mentions qui doivent apparaître sont notamment :

Plusieurs informations sur l’entreprise 

• Informations sur l’employeur : ces mentions comprennent le nom, l’adresse, le numéro Siret, code APE ou NAF.

• L’organisme dont l’employeur doit verser les cotisations de sécurité sociale

Les informations concernant le salarié 

• La convention collective qui s’applique au salarié

• Nom et fonction du salarié

• Numéro de sécurité sociale

• Nombre d’heures travaillées par mois

• Le taux horaire

Les informations concernant la rémunération 

• Période qui est couverte par la rémunération

• Le montant net qui sera versée au salarié et la date de paiement

• La date des congés payés

• Le montant des frais de transport

• Les cotisations sociales et prélèvements fiscaux (CSG, CRDS …)

• Le montant de la rémunération brute

À savoir qu’une mention doit indiquer que le salarié doit conserver la fiche de paie pour faire valoir ses droits d’une durée illimitée.

Les informations concernant les cotisations et prélèvements

Un certain nombre d’informations doivent figurer sur la fiche de paie comme les taux et le niveau des cotisations liés à la sécurité sociale, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite et chômage. Le salarié et l’employeur ne payent pas le même niveau de cotisations et les différences doivent être précisées séparément.

Les mentions qui ne doivent pas figurer sur la fiche de paie

Certaines mentions ne doivent pas apparaître sur le document comme les mentions relatives au droit de grève. L’exercice du droit de grève ne doit pas être mentionné et les fonctions de représentant de personnel. 

Toutes les rémunérations relatives à l’activité de représentant de personnel, ne doivent pas être mentionnées et doivent être précisées sur un document annexe. 

Comment est remis le bulletin de paie ? 

Le document doit être remis lors du paiement du salaire par l’employeur. La remise peut être effectuée de plusieurs manières que ce soit en main propre, par la poste ou par voie électronique. 

Les obligations de l’entreprise concernant le bulletin de paie

L’entreprise a l’obligation de remettre ce document à ses salariés, le non-respect de cette obligation peut faire l’objet d’une sanction sous forme d’amende. L’entreprise peut être également condamnée à verser au salarié des dommages et intérêts, en cas de retard de paiement du salaire. 

Le nombre d’heures déclarées sur le document, ne doit pas être inférieur aux nombres d’heures réellement travaillées, l’entreprise pourra être poursuivie pour travail dissimulé si le nombre d’heures ne correspond pas.

L’entreprise doit notamment respecter un certain format dans la présentation des différentes rubriques. L’administration définit un modèle à suivre dont la présentation des cotisations, des sommes à payer ou à retenir notamment sur le prélèvement à la source.