Rédiger une lettre d’engagement de paiement

Lorsqu’on a contracté une dette envers un créancier, il existe la lettre d’engagement qui permet aux créanciers de se prémunir de potentiels impayés. Ce document est également appelé ‘’ reconnaissance de dette “ et apporte une certaine garantie pour le commerçant afin de se faire payer dans les meilleures conditions dans le futur.

Le commerçant pourra ainsi obtenir une garantie de recouvrir la somme d’argent qu’il a prêté à l’encontre du débiteur lorsqu’il y a notamment un défaut de paiement. Cet article vous détaille comment rédiger une lettre d’engagement de paiement.

Comment rédiger une lettre d’engagement de paiement ? Vous avez la possibilité d’obtenir un modèle de lettre d’engagement en la téléchargeant ici. Voici un exemple ci-dessous de lettre d’engagement de paiement que vous pouvez utiliser pour faire valoir vos droits : 

Nom de société

Adresse

Code postal, Ville

Nom du client

Adresse

Code postal, Ville

Lieu, date,

Référence de la facture :  XXXXXXXX

Objet : relance de paiement

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, nous attendons toujours le paiement de la facture numéro XXXXXX en date du XX/XX/XXXX d’un montant de XXXXX €. ( la somme doit être indiquée en chiffres et en lettres ) En effet, sauf erreur ou omission de notre part, la facture demeure toujours impayée à ce jour.

Nous sommes surpris de ne toujours pas avoir reçu la somme due de votre part.

Nous sommes au regret de devoir demander le paiement immédiat de la somme due. 

Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Monsieur/Madame, l'expression de mes sentiments les meilleurs.

Nom du gérant

Signature

Quelles sont les mentions qui doivent apparaître dans une lettre d’engagement de paiement ?

Les mentions obligatoires de la lettre d’engagement de paiement  : La lettre d'engagement de paiement doit respecter certaines conditions de fond avec des éléments comme  : 

• Nom et prénom des débiteurs et des créanciers;

• Date d'échéance du paiement de la facture;

• Comment la facture devra être remboursée;

• Les montants à rembourser.

Certaines conditions de forme doivent être respectés comme :  

• L’article 1376 du code civil stipule qu’il faut indiquer la somme due en chiffres et en lettres;

• La mention manuscrite est recommandée et constitue une preuve juridique d'après un arrêt de la Cour de Cassation datant de 2015;

• La mention manuscrite de la somme à payer par le débiteur n’est pas obligatoire mais peut constituer une preuve irréfutable de l’authenticité de la lettre d’engagement de paiement.

Les mentions facultatives de la lettre d’engagement de paiement  : des mentions complémentaires peuvent apparaître comme : 

• Échéancier accordé par le créancier;

• La cause de la lettre d’engagement de paiement;

• Les pénalités de retard;

• Le mandataire ayant signé la lettre d’engagement de paiement;

• Clause de retour à meilleur fortune;

• Le tribunal compétent si il y a une clause attributive de juridiction.

Existe-t-il des alternatives à une lettre d'engagement de paiement ?

Il existe des moyens de paiement pour éviter ce type de situation comme le prélèvement automatique. Ce mode de paiement demande l’autorisation au débiteur une seule fois et permet aux commerçants de contrôler la date du paiement de la facture et la somme à payer.  Le prélèvement SEPA offre de nombreux avantages aux commerçants et permet d’améliorer de manière considérable la gestion de la trésorerie de l’entreprise et de réduire les impayés et les retards de paiement.

Toutefois, lorsqu’il s’agit d’envoyer une lettre d’engagement de paiement, cela demande de l’énergie et du temps pour recouvrir les sommes dues. D’autant plus que les autres moyens de paiement en dehors du prélèvement automatique ne permettent pas d’avoir un contrôle optimal du processus de paiement, car le commerçant ne saura pas exactement à quelle date il sera payé. 

Une fintech comme GoCardless permet d’utiliser à bon escient le prélèvement SEPA et offre une solution clé en main très facile à mettre en place et peu coûteuse pour les commerçants. Il est à noter que pour les entrepreneurs qui n’utilisent pas GoCardless, il a été constaté une moyenne de 35 % de paiements incorrects ou en retard.

Les résultats sont au rendez-vous avec GoCardless avec une diminution de 51 % des paiements en retards et incorrects. Il est à noter que la fonctionnalité Success+ permet de recouvrir près de 70 % des paiements qui ont échoués sans la moindre intervention humaine. Success+ offre l’opportunité au débiteur de définir la date d’échéance du paiement de son choix.

GoCardless est par ailleurs compatible avec plus de 350 solutions partenaires dont le logiciel de facturation de l’entreprise Sage. Le paiement est collecté par GoCardless et la facture est émise par Sage. Ce qui permet de rapprocher le paiement avec chaque facture et d’accéder au statut du paiement de chaque facture sur le tableau de bord de l’utilisateur.