Última ediciónjun 20222 min de lectura
Sea cual sea el tamaño de tu negocio, llevar un buen registro de cada transacción y organizar las facturas te ayudará a llevar la contabilidad de tu empresa al día. El recibo de pago es un documento contable que se emite al cliente como comprobante de pago. En este artículo explicamos para qué sirve un recibo de pago y te indicamos qué información debes incluir en él.
¿Qué es un recibo de pago?
El recibo de pago, también llamado comprobante, resguardo o justificante de pago, es un documento contable que demuestra que se ha realizado el pago de una factura. Se emite después de haber recibido el pago, que puede ser total o parcial, por un producto o servicio entregado al cliente. Aunque puedan parecer lo mismo, hay diferencias entre una factura y un recibo: mientras que la factura es una solicitud de pago, el recibo es un registro de que este se ha recibido.
Sobre todo en el caso de los pagos en efectivo (que no dejan huella como las transferencias bancarias), los recibos de pago son muy útiles para dejar constancia de que se ha hecho el pago, tanto para el comprador como para el vendedor. Para los pagos parciales, los recibos también sirven como recordatorio de que aún no se ha saldado el importe completo de la factura.
¿Cuándo se envía el recibo de pago?
El recibo de pago se envía al cliente después de recibir un pago y sirve para confirmar que se ha recibido el importe de una factura concreta y con qué método de pago. Puede enviarse por vía electrónica o en formato impreso.
Para el cliente, el recibo de pago sirve como justificante del pago de una factura, ya sea parcial o total. Este documento es particularmente útil para las transacciones entre empresas (B2B), o cuando el cliente solicita un comprobante de pago por los bienes o servicios prestados para añadirlo a sus propios registros.
¿Qué información debe incluir un recibo de pago?
No hay ningún modelo oficial sobre cómo debe ser un recibo de pago, pero sí hay ciertos detalles que no pueden faltar. Si decides crear tu propia plantilla de recibo de pago, esto es lo que debe incluir:
El título «recibo de pago» para identificar el documento
Los datos de tu empresa
El número de la factura original que se ha pagado
La fecha de pago
El importe pagado
El saldo restante, en caso de un pago parcial
Si utilizas un programa de facturación, el proceso para crear un recibo de pago es mucho más cómodo. Algunos programas de facturación que se integran con GoCardless, como Xero, te permiten enviar el recibo por correo electrónico a tu cliente después de registrar el pago de la factura. Además, el recibo se vincula automáticamente a la factura original para que puedas comprobar de un vistazo el estado de la factura.
¿Es obligatorio emitir un recibo cuando recibes un pago?
En España, no es obligatorio proporcionar un recibo de pago. Algunas empresas solo emiten el comprobante de pago cuando el cliente lo solicita.
Aunque no sea una práctica extendida, sí es recomendable a nivel contable hacer un recibo de pago, ya que guardar registros de todas tus operaciones te ayudará en caso de errores o dudas sobre si has recibido el pago de una factura o no.
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