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Ordenar las facturas de forma eficiente nos permite tener un mayor control sobre la contabilidad de nuestro negocio, un control que es necesario para cumplir correctamente con los plazos de pago y las obligaciones fiscales.
En este artículo te explicamos cómo organizar facturas de proveedores de forma eficiente y evitar errores que podrían ocasionar retrasos innecesarios en los pagos.
¿Qué es una factura?
Antes de explicar de qué forma podemos organizar las facturas de nuestra empresa, lo primero que hay que entender es qué documentos pueden clasificarse como tales. Quizás podría parecer obvio, pero todavía se tiende a confundir factura con recibo.
Por definición, una factura es un documento que refleja la compra de un producto o la prestación de un servicio. Se trata del justificante de cualquier operación comercial.
Por otro lado, un recibo es un comprobante que se utiliza para reflejar un pago o dejar constancia de la realización de un pago pendiente. En resumen, una factura tendrá valor legal, mientras que un recibo no.
La gestión de las facturas de tu negocio
Para una gestión eficaz de las facturas, hay que tener en cuenta unos cuantos elementos de los que hay que ocuparse durante el proceso de facturación, que debe llevarse a cabo de acuerdo con lo establecido por la ley.
Habrá que establecer el método de pago, los plazos en los que el comprador tendrá que enviarlo, y también determinar una serie de garantías adicionales para que ambas partes se comprometan a cumplir con sus obligaciones.
Durante este proceso inicial, se deberá rellenar toda la información necesaria para la facturación para que las facturas emitidas sean conformes con la ley y evitar problemas en futuro con la Agencia Tributaria.
Cómo llevar un orden de facturas
Una de las claves para una gestión eficiente es enviar todas las facturas el mismo día de la semana o establecer un plazo en el que las facturas deberán estar listas. Muchas empresas, por ejemplo, requieren que los proveedores envíen sus facturas en un plazo de 7 días a partir del último día del mes. Esto es muy común si las empresas utilizan una herramienta de procesamiento automático de las facturas recibidas.
Otra clave para llevar un buen control de las facturas es la comprobación de errores. Nuestro consejo es verificar y validar todas las facturas, tanto las que se emiten como las que se reciben.
El paso siguiente es llevar un control de cobro de las facturas para evitar impagos y generar problemas de liquidez. En algunas ocasiones, esto pasa porque la empresa no cuenta con las herramientas adecuadas para reclamar los importes no pagados y disponer del dinero en la fecha correcta.
La importancia de llevar un libro de registro de facturas
¿Tienes al día tu libro de facturas emitidas?
Disponer de un registro de facturas puede ahorrarte contratiempos y te ayuda llevar una mejor gestión de la contabilidad de tu empresa.
A veces, puede pasar que se nos olvide facturar un trabajo que hemos realizado, por lo tanto, no vamos a poder recibir el pago. Para evitar que esto pase, lo ideal es crear un documento que incluya todos los trabajos que has realizado, con el nombre del cliente, el coste, la fecha de entrega del proyecto y la fecha de envío de la factura.
¿Por qué deberías optar por una solución digital?
La digitalización de las operaciones de una empresa comporta tiempo y esfuerzo, sin embargo, una vez completado el proceso, ofrece numerosos beneficios a largo plazo puesto que permite automatizar muchas operaciones administrativas, ahorrar dinero, tener acceso a toda la información en tiempo real y aumentar la productividad en términos de gestión del negocio.
Gracias a una herramienta de facturación digital, es posible guardar toda la documentación contable de manera totalmente segura, sin pérdidas. Además, tendrás a mano cualquier información cuando la necesites, sin tener que pasar horas buscándola.
En general, tu negocio será más sostenible porque se reducirá drásticamente el gasto de papel.
Las ventajas son infinitas. Todas las herramientas de gestión contable se pueden gestionar desde todos los dispositivos, cuentan con una interfaz intuitiva y cualquier persona que tenga permiso para acceder puede añadir o modificar datos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Además, con las actuales herramientas, es más sencillo introducir datos fiscales sin poseer muchos conocimientos en ámbito contable. El ejemplo más básico, son las plantillas predefinidas.
Otra ventaja que tienen estas herramientas es que podemos interactuar directamente con nuestro gestor o asesor, para consultar dudas y datos de manera rápida y siempre estar al tanto de la situación financiera global de nuestra empresa.
Invertir en una herramienta de contabilidad para organizar de forma eficiente las facturas de los proveedores sólo traerá beneficios. Actualmente, las empresas pueden gestionarse las 24 horas del día desde cualquier dispositivo, y estas soluciones no sólo contribuirán a acelerar los procesos internos, sino que también nos permiten centrarnos en tareas prioritarias que requieren más trabajo.
Siempre a tu disposición
Sea cual sea el modelo de comercio electrónico que mejor se adapte a tu negocio, en GoCardless te ayudamos a gestionar todos tus cobros recurrentes y agilizar los procesos administrativos, reduciendo el tiempo que pasas insistiendo en el cobro de tus facturas pendientes. Además, también te ofrecemos una amplia selección de integraciones para que conectes GoCardless con tu software de contabilidad preferido.
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