Manejo de cuentas por cobrar

Si eres dueño o dueña de un negocio, sabrás lo importante que es contar con un colchón de dinero que te permita hacerte cargo de los gastos y llevar a cabo las operaciones diarias.

Uno de los problemas comunes con el que tienen que lidiar la mayoría de los empresarios es el hecho de que los clientes casi nunca suelen pagar por adelantado. ¿Qué pasaría, además, si muchos de ellos se retrasaran con los pagos? La deuda del cliente seguirá acumulándose día tras día y el flujo de caja de tu empresa correría peligro.

A fin de evitar problemas de cuentas por cobrar y mejorar el flujo de caja de tu negocio, hemos decidido ofrecerte unas claves para que tus clientes salden a tiempo sus deudas.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Una cuenta por cobrar es una deuda que contrae el cliente en el momento en que el proveedor de servicios emite una factura. Dicha deuda puede ser a corto plazo (cuando es inferior a un año) o a largo plazo (cuando se supera el año).

El buen manejo de cuentas por cobrar implica no solo la correcta gestión de las facturas emitidas, sino también la comunicación constante con el cliente para asegurarse de que las haya recibido correctamente.

8 consejos para optimizar la gestión de cuentas por cobrar

1. Comprueba la solvencia del cliente. Antes de prestar un servicio, y sobre todo si se trata de un proyecto costoso y largo, es recomendable verificar el historial de crédito del cliente para comprobar que tenga solvencia.

2. Establece y detalla las condiciones de pago. Indica de forma clara la fecha de vencimiento del pago en tu factura u orden de compra. Evita utilizar fórmulas ambiguas como por ejemplo “Al recibir la factura” o “Desde recepción de la factura”; de lo contrario, serán los clientes quienes establecerán la fecha de pago.

3. Mejora tu organización. La organización es una de las principales claves para lograr una buena gestión del negocio. Guarda toda la información relacionada con la contabilidad en una herramienta de facturación que proporcione también un cuadro de cuentas por cobrar. Si aún no quieres invertir en un software de gestión de la contabilidad, puedes utilizar las hojas de cálculo de Excel. Crea un listado de todas las facturas emitidas y asegúrate de que haya columnas en las que se indiquen el número de la factura, la fecha, el importe y el nombre del cliente.

4. Asegúrate de que el cliente confirme la recepción de la factura. Lo primero que hay que hacer tras enviar una factura es ponerte en contacto con el cliente para asegurarte de que la haya recibido y que disponga de toda la información para efectuar el pago.

5. Crea recordatorios. Gestionar un negocio implica tener que llevar a cabo un gran número de tareas, por este motivo, la organización y la eficiencia son fundamentales. Pero cuando algo falla en la organización, puede que algunas cosas se queden en el tintero, y esto también puede ocurrirle a tu cliente. Utiliza herramientas como Google Calendar o la misma herramienta de gestión de la contabilidad para enviar recordatorios al cliente con las facturas pendientes de pago.

6. Sé flexible con los métodos de pago. Ofrece al cliente diferentes opciones para que le sea más fácil efectuar el pago. Puedes indicar la información de tu cuenta para que hagan una transferencia o incluso habilitar sistemas de pago en línea como PayPal.

7. Pide un adelanto. Esta práctica se recomienda sobre todo para clientes nuevos. También les puedes pedir que te paguen inmediatamente después de la entrega del servicio/producto. Para mantener la solvencia de la empresa, es importante que los activos superen los pasivos a fin de contar con un colchón financiero sólido.

8. No hagas negocios con los clientes que aún no han pagado. Para proteger tus finanzas es mejor interrumpir temporalmente la colaboración con los clientes morosos y esperar a que salden sus deudas.

Siempre a tu disposición

Sea cual sea el modelo de comercio electrónico que mejor se adapte a tu negocio, en GoCardless te ayudamos a gestionar todos tus cobros recurrentes y agilizar los procesos administrativos, reduciendo el tiempo que pasas insistiendo en el cobro de tus facturas pendientes. Además, también te ofrecemos una amplia selección de integraciones para que conectes GoCardless con tu software de contabilidad preferido. 

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