Comprendre le processus de Procure-to-Pay

La digitalisation et la dématérialisation s'invitent dans les processus internes des entreprises à l’heure du tout numérique. Le procure to pay (en français on l’appel processus d’achat) fait partie intégrante de ce processus et couvre de nombreux aspects dans la vie des entreprises. Ces aspects peuvent concerner l’achat du produit jusqu’à son paiement.

Le procure to pay n’est pas seulement un processus interne dans la vie des entreprises mais à différents objectifs et bénéfices. Le processus d’achat est une véritable valeur ajoutée pour l’entrepreneur et on peut affirmer qu’il s’agit d’un levier de performance lorsqu’il est digitalisé. Le processus d’achat en  tant que solution est gage d’efficacité et de croissance et il convient de le définir et détailler ses différents avantages afin de pouvoir le mettre en place au sein de son entreprise.

 En quoi consiste le Procure to Pay ?

On nomme le procure to Pay, ‘’processus d’achat’’ en français. On l'appelle également P2P et ce processus concerne trois domaines particuliers dans le cycle de vie des achats. Le procure-to-pay couvre notamment la demande d’achat, l’approvisionnement et le paiement.

 Le procure to Pay couvre également des aspects essentiels dans chaque étape du cycle d’achat des entreprises comme la gestion des bons de commandes. Ces aspects concernent également la réception des factures. Le procure to Pay peut-être administré avec une solution dédiée afin de prendre en charge le processus d’achat de l’entreprise dans son intégralité.

 Quels sont les bénéfices du Procure to Pay ?

 Mettre en place une solution Procure to Pay permet de rationaliser le processus d’achat de l’entreprise. On parle de digitalisation, d’automatisation et d’optimisation du processus d’achat. Le procure-to-Pay est gage d’efficacité car il permet de maîtriser les dépenses de l’entreprise et contribue à une bonne gestion de la trésorerie.

 Voici différents bénéfices du Procure-to Pay :

• Optimise le processus d’achat : une entreprise qui se procure une solution de Procure-to-Pay peut réduire les délais de traitement, les erreurs ou autres. Il est à noter que ce processus peut apporter une réduction des coûts de main-d’œuvre et a un impact très positif sur la productivité et la rentabilité de l’entreprise.

• Visibilité des dépenses : le procure-to-pay permet de réduire les dépenses et d’améliorer la visibilité du processus d’achat. L’entreprise va consolider ses données et avoir une meilleure visibilité et une maîtrise des dépenses. L’adoption d’une solution dédiée Procure-to-Pay permet un suivi de bout en bout du processus d’approvisionnement et de réduire de manière considérable les coûts.

• Forme les équipes : Le procure-to-pay donne la possibilité d’optimiser les différentes tâches qui sont liées aux achats. Les équipes n’auront pas à accomplir certaines tâches répétitives et fastidieuses. Elles pourront ainsi se concentrer sur d’autres aspects stratégiques de la gestion internet de l’entreprise comme les relations avec les fournisseurs, la stratégie, le sourcing…

Quelles sont les différentes étapes du Procure-to-Pay ?

Il n’y a pas de processus unique de Procure-to-Pay, car celui-ci peut différer par rapport aux besoins de l’entreprise. Cependant, on peut définir différentes étapes clés du Procure-to-Pay :

- La demande d’achat : cette première étape emblématique du Procure-to-pay couvre différents aspects comme la recherche de produits, la création d’un panier ou encore la création de la demande d’achat.

- L’approvisionnement : il s’agit de la création du bon de commande pour le fournisseur, le suivi de la commande et l’évaluation de la qualité de la commande.

- Gestion des factures fournisseurs : il s’agit de la réception et tri de la facture ou encore le traitement de la facture.

- Le paiement : cette étape concerne le règlement du paiement qui peut être effectué avec une solution de paiement en ligne comme GoCardless.

Comment recevoir ses paiements dans les délais impartis en tant que fournisseur ?

Pour un fournisseur impliqué dans des processus de Procure-to-Pay avec différents clients, l’envoi d’une facture est généralement la manière la plus courante pour se faire payer. Après la livraison des biens envers le client, le fournisseur est généralement en attente d’un virement bancaire conformément aux mentions obligatoires sur la facture.  Ainsi, 58 % des paiements des factures des petites et moyennes entreprises sont à l’initiative du client. 

Cependant, ce processus donne au client un contrôle du processus de paiement de la facture dans le cadre du Procure-to-Pay. Une solution en ligne comme GoCardless permet de collecter directement les paiements des clients sur les comptes bancaires. Cette solution est peu coûteuse et très facile à mettre en place. Ce processus permet au fournisseur d’avoir un contrôle complet sur le processus de paiement. 

Par ailleurs GoCardless propose via son service instant bank pay un service de collecte des paiements ponctuels sur les comptes bancaires des clients avec l’open banking. Cette fonctionnalité est conçue pour compléter le prélèvement bancaire à l’aide de l’open banking et permet de confirmer de manière instantanée les paiements de banque à banque. Ainsi, grâce à ces différentes fonctionnalités, la solution de paiement GoCardless permet d’automatiser et optimiser le Procure-to-Pay pour les entreprises et de faciliter le processus de paiement.

Les résultats sont au rendez-vous avec 97,1 % des paiements avec GoCardless qui sont collectés avec succès à la date d’échéance. D’autant plus que le processus de gestion des factures fournisseurs peut-être facilité grâce à la possibilité d’interconnecter GoCardless avec un logiciel de facturation comme celui de l’entreprise Sage. Sage permet d’automatiser le paiement des factures fournisseurs grâce au prélèvement ainsi que la réconciliation bancaire dans Sage 50cloud Ciel. Ainsi, les règlements sont automatiquement réconciliés avec les factures générés avec le logiciel Sage.