Quels sont les documents comptables obligatoires ?

Avant de nous intéresser plus en détail au grand livre comptable, il est nécessaire de préciser qu’il s’agit de l’un des documents comptables obligatoires dont les entreprises doivent disposer au terme de chaque exercice fiscal.

En effet, en France, toutes les entreprises, sauf celles ayant le statut de micro-entreprise, doivent tenir une comptabilité. Elles sont ainsi dans l’obligation de tenir des livres comptables qui sont le livre-journal, où figurent tous les mouvements concernant le patrimoine de l’entreprise, et le grand livre, où les mouvements du livre-journal sont classés par ordre comptable. Depuis le 1er janvier 2016, il n’est plus obligatoire de disposer d’un livre d’inventaire, qui recensait tous les éléments d’actif et de passif, ainsi que leur valeur.

Il est important de préciser que ces deux livres obligatoires peuvent être tenus aussi bien sur un véritable registre que sous format électronique, ce qui est le cas aujourd’hui dans la majorité des entreprises. Et ils doivent être obligatoirement conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice, tout comme les pièces justificatives qui permettent de les réaliser d’ailleurs.

Qu’est-ce que le grand livre comptable ?

Comme nous le disions ci-dessus, le grand livre comptable regroupe tous les comptes d’une entreprise, ceux qui apparaissent dans la tenue de sa comptabilité. C’est la raison pour laquelle il est parfois nommé grand livre des comptes.

Dans la pratique, il se décline généralement sous deux formes : le grand livre général, et le grand livre auxiliaire. Si vous êtes déjà familier avec le plan comptable général (PCG),  le premier correspond aux comptes des classes 1 à 7, tandis que le second présente le détail des comptes 411 (grand livre client) ou des comptes 401 (grand livre fournisseur).

Sachez qu’il n’existe aucune obligation de forme et que vous pouvez donc utiliser un modèle que vous trouverez en ligne (un grand livre comptable Excel fera l’affaire), si vous décidez de le tenir vous-même, ou faire confiance à votre expert-comptable, ce qui est souvent préférable.

Quoi qu’il en soit, le grand livre doit présenter le solde de chaque compte au début de l’exercice fiscal, tous les mouvements intervenus sur ce compte (débit et crédit). Les comptes sont classés selon l’ordre prévu par le PCG et les opérations apparaissent selon l’ordre chronologique. Voyons ces éléments plus en détail.

Quelles mentions contient le grand livre comptable ?

Pour vous en dire davantage sur le grand livre comptable, afin que vous puissiez comprendre les exemples que vous trouverez en ligne ou lire plus rapidement le document que vous transmettra votre expert-comptable, voici les mentions qui y figurent habituellement :

• Numéro de compte

• Intitulé du compte (par exemple, le compte 401 est le compte « fournisseur »)

• Date de l’opération

• Libellé de l’opération (par exemple, « facture du fournisseur X »)

• Référence de l’opération (pour retrouver la pièce justificative correspondante)

• Journal de comptabilisation de l’opération (par exemple, achats ou ventes)

• Montant et nature de l’imputation (débit ou crédit)

• Code du lettrage (pour rapprocher les montants au début

Le lettrage est important puisqu’il permet de rapprocher les montants au débit des montants au crédits. En d’autres termes, il permet de faire le lien entre les factures et leurs paiements. Particulièrement utile pour le suivi comptable (et les relances en cas de retard de paiement ou d’impayé), il l’est d’autant plus dans le cadre de la tenue du grand livre comptable où la somme des débits doit être égale à celle des crédits.