Émettre une facture rectificative

Les différents scénarios pour émettre une facture rectificative suite à une facture déjà émise

Le processus de facturation d’un entrepreneur peut s’accompagner d’erreurs ou d’omissions. L’erreur est humaine et la facture rectificative peut faire partie du quotidien de l’entrepreneur. Établir une facture est strictement encadré par la loi notamment au niveau des mentions obligatoires. L’entrepreneur se doit d’agir au plus vite et de procéder à la modification de la facture erronée via une facture rectificative.

Lorsque l’entrepreneur a livré les biens ou terminé la prestation d’un service, il peut commettre une erreur. Il peut s’agir par exemple d’une erreur au niveau du montant total ou simplement d’une erreur de frappe. Cependant, la réglementation stipule que l’entrepreneur n’a pas le droit de supprimer purement et simplement une facture, mais doit émettre une facture rectificative.

D’autant plus que la facture permet aux deux parties de faire valoir leurs droits en cas de litige commercial ou autres.

L’entrepreneur peut-il modifier une facture déjà émise ?

L’entrepreneur ne peut pas modifier une facture qui est déjà émise mais doit émettre une facture rectificative. On parle de principe d’inaltérabilité des opérations qui sont enregistrées dans le processus de facturation. Par ailleurs, le suivi des numéros des factures que l’entrepreneur va émettre ne peut pas être interrompu conformément à la réglementation en vigueur.

Si l’entrepreneur constate une erreur sur une facture envoyée par un client, il doit émettre une facture rectificative. Les règles de forme sont quasiment les mêmes qu’une facture classique sauf pour deux éléments comme le régime d’exonération et le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entrepreneur.

Toutefois, la facture peut être modifiée s’il s’agit d’une erreur minime comme une faute d’orthographe.

Quels sont les différents cas de figure pour émettre une facture rectificative ?

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter pour un entrepreneur qui constate une erreur dans son processus de facturation : 

• La facture n’a pas encore été envoyée au client : l’entrepreneur n’aura pas à produire de facture rectificative et un nouveau document. Il suffira de produire une nouvelle facture avec le même numéro et de supprimer le brouillon.

• La facture a été envoyée et pas encore payée : si la facture a déjà été envoyée au client, l’entrepreneur doit agir très rapidement avant que le client n’effectue le paiement de cette même facture. Il faudra émettre une facture rectificative et corriger les différentes erreurs. Il est vivement conseillé de contacter le client pour l’informer de ne pas payer la facture erronée. 

• La facture a été envoyée et le client a effectué le paiement : l’entrepreneur peut produire une note d’avoir pour rendre les sommes dues au client lorsque la différence est négative. Le client peut dépenser la somme pour effectuer un nouvel achat. Autrement, il faudra effectuer une facture de remplacement (annulation de la facture d’origine et établissement d’une facture de remplacement).

Des dispositions spécifiques s’appliquent pour la récupération de la TVA. Si la TVA a déjà été payée, la réglementation en vigueur stipule que certaines mentions doivent apparaître sur la facture rectificative. Ces mentions concernent la TVA  à récupérer ou dans le cas où il n’y a pas de TVA à récupérer, il faudra mentionner la mention « net de taxe » (donc il n’y aura pas de correction).

Il est bien entendu vivement conseillé de se rapprocher d’un professionnel pour ces différentes opérations où acquérir un logiciel de facturation.

Comment automatiser l’émission de factures rectificatives ?

L’entrepreneur peut se doter d’un logiciel de facturation pour automatiser l’émission de ses différentes factures rectificatives. Un logiciel de facturation comme celui de l’entreprise Sage permet de saisir de manière automatique les différentes données afin d’émettre dans les meilleures conditions une facture rectificative.

Le logiciel de facturation de l’entreprise Sage donne la possibilité d’éviter les erreurs de facturation et d’optimiser le processus. Le logiciel effectue le calcul du montant total en prenant en considération les montants HT et TTC et fait apparaître les différentes mentions obligatoires.

Outre le fait de ne pas émettre de factures avec des erreurs, le logiciel est compatible avec une solution de paiement comme GoCardless. La fintech propose de collecter directement les paiements via prélèvement SEPA. La solution est très facile à mettre en place et est peu coûteuse. L’entrepreneur peut automatiser et optimiser son processus de facturation et de collecte des paiements et cela permet de réduire de manière considérable les retards de paiement et les impayés.  97,1 % des paiements avec GoCardless sont collectés avec succès à la date d’échéance.