La durée de conservation d'une facture

Conserver une facture fait partie de l’archivage des documents, indispensable à la vie d’une entreprise. En France, la durée d’archivage obligatoire est règlementée par des lois. Ainsi, il y a un délai incompressible à respecter pour la conservation des factures. Une entreprise doit conserver les factures de la clientèle et des fournisseurs. Conservation sous forme papier ou, de plus en plus souvent, factures dématérialisées.

Mais pourquoi est-ce si important d’archiver les factures ? Quel est précisément la durée légale minimale de conservation des factures ?

Pourquoi une entreprise doit-elle conserver ses factures ?

Conserver les factures est fondamental pour prévenir les litiges. Les factures sont une trace écrite témoignant des transactions, tant avec la clientèle qu’avec les fournisseurs. Ainsi, en cas de litige, les factures peuvent prouver que l’entreprise est dans son droit.

Conserver les factures permet aussi de répondre aux éventuelles demandes de la part de l’administration fiscale. Conserver les factures (comme les autres documents demandés) prouve aux services administratifs que l’entreprise a rempli ses obligations.

Conserver les factures donne aussi la possibilité de réparer des erreurs. Il arrive qu’il y ait des anomalies comptables ou simplement une erreur lors de la rédaction de la facture. Dans ce cas, il est possible d’émettre une facture rectificative.

Conserver les factures, sous forme électronique ou physique, est surtout un devoir juridique. La conservation des factures entre également dans le cadre de la Piste d’audit fiable. La durée légale de conservation des factures est fixée par plusieurs documents officiels : le Code du commerce et le Code général des impôts.

Conservation des factures : quelle est la durée légale ?

Selon le Code des impôts, la durée minimale de conservation des factures est de 6 ans. Afin de définir cette durée de conservation des factures, le BOI (Bulletin officiel des impôts) fait appel à l’article L 102-B du Livre des procédures fiscales. Ce délai légal de conservation concerne tous les documents auxquels l’administration doit avoir accès pour mener un contrôle fiscal. Les factures électroniques, mentionnées explicitement, doivent aussi être conservées au moins 6 ans.

Cependant, selon le Code du commerce, la durée minimale légale de conservation d’une facture est de 10 ans. C’est la durée de conservation exigée pour l’ensemble des pièces comptables (indiquées dans l’article L123-22). Le Code du commerce précise aussi que les documents comptables doivent être établis en français et en euros. 

Dans ce cas, quelle est la durée légale de conservation ? 6 ans ou 10 ans ? Les deux : 6 ans en tant que document fiscal et 10 ans en tant que document commercial. C’est donc la durée la plus longue qui prime : la durée de conservation d’une facture est officiellement de 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice).

De plus en plus d’entreprises produisent et reçoivent des factures sous un format électronique. La durée légale de conservation des factures est identique : 10 ans. Une facture est admise sous un format électronique à condition que le document soit conservé en préservant son intégrité. C’est-à-dire la possibilité de le lire n’importe quand. C’est précisé par l’article 1316-1 du Code civil. Il est donc primordial de mettre en place un système d’archivage efficace et sécurisé.

Avec son partenaire Sage, GoCardless permet aux entreprises d’organiser de manière efficace leur facturation. La mise en place est rapide, facile et rentable. GoCardless peut être utilisé à la fois pour des paiements de factures récurrents et pour des paiements ponctuels. La gestion de la trésorerie et de l’archivage en sont donc grandement facilités.