Comment établir un duplicata de facture

L’émission d’une facture est l’aboutissement de la prestation commerciale ou de la vente des biens de la part de l’entrepreneur. Elle constitue une preuve permettant à l’entrepreneur et au client de faire valoir leurs droits, notamment en cas d’impayés ou de retards de paiement.

Mais il arrive que le client la perde.

Le vendeur ou le prestataire qui a délivré la facture originale est tenu de remettre un duplicata de facture au client qui en fait la demande. Cependant, la délivrance de duplicatas sont soumises à une réglementation stricte.

Qu’est-ce qu’un duplicata de facture ?

Aux yeux de la loi, le duplicata est le « deuxième exemplaire d'un acte officiel (facture, contrat, certificat, etc.) de valeur égale à l'original et pouvant en tenir lieu ». Il ne doit en aucun cas être une simple photocopie mais une réédition exacte de la facture originale, surchargée d'un texte précisant son caractère de copie conforme.

Il existe en effet des mentions obligatoires propres aux duplicatas de facture.

Pour bien distinguer le duplicata de la facture originale, vous devez l’identifier comme tel : apposer la mention « copie délivrée à la demande de l’acheteur » ou « copie délivrée en remplacement de l’original égaré ou détruit ». Sinon, le duplicata de facture reprend tout simplement en tous points les éléments concernant la vente ou la prestation, présents sur la facture originale. Cela doit notamment comprendre la numérotation, afin de ne pas briser la chronologie comptable de votre client. 

Si la facture originale a déjà été acquittée, il faudra l’indiquer sur le duplicata tout en précisant le moyen de paiement, la date et les données de l’opération (nom de la banque, numéro de chèque, etc.)

Quand pouvez-vous délivrer un duplicata de facture ?

Un client peut vous demander un duplicata de facture pour de multiples raisons : il a pu subir un sinistre qui a détruit une partie de ses biens et il a besoin du duplicata pour se faire indemniser par l’assurance ou compléter la comptabilité de son entreprise. Quelle que soit la raison, fournir un duplicata de facture est une obligation légale.

La certification de conformité d’un duplicata de facture

Si le client est un acheteur public (État, collectivité locale) ou s’il est établi à l’étranger, les duplicatas de facture doivent porter en plus la mention manuscrite « Copie conforme à l'original » et « Facture réglée/acquittée », suivie des références du règlement si celui-ci a eu lieu.

Cette mention manuscrite doit être confirmée par la signature d’une personne autorisée à engager l’entreprise, comme le gérant ou le président.

Les risques

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez être amené à demander un ou plusieurs duplicatas de factures à un fournisseur en cas de sinistre ou à cause d’une perte. Dans ce cas, il est dans votre intérêt de le demander afin de garder une transparence optimale vis-à-vis de l’administration fiscale. Chaque opération de l‘entreprise doit être prouvée par un justificatif légitime correctement comptabilisé. Une facture manquante vous empêchera aussi de récupérer la TVA.

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