Quelles sont les étapes clés du processus de facturation ?

Avez-vous déjà entendu parler du processus de facturation ? C’est un élément fort important de la gestion de votre entreprise. La création d’une facture est une obligation nécessaire afin de gérer la vente de produits et services dans toute activité professionnelle. En  fait,  la réglementation de la facturation constitue non seulement la preuve juridique d’une prestation, mais également le justificatif comptable d’une vente.  Optimiser votre processus de facturation en entreprise vous permettra sans aucun doute de gagner du temps. Voici donc les étapes essentielles pour automatiser le traitement des factures.

Digitalisation des factures

En effet, ce processus de facturation client est en passe de devenir une pratique obligatoire pour toutes les entreprises. C’est une très bonne nouvelle, d’autant plus que le numérique est un élément clé pour automatiser le traitement des factures. Autrement dit, les factures électroniques standardisées permettront de générer une plus-value passive. Pour cela, il faudra avoir recours à des logiciels de facturation disposant de ces fonctions intégrées. N’est-ce pas là une réelle opportunité d’économiser en argent et en temps ?

Codification des documents comptables

L’analyse du processus de facturation démontre que le traitement manuel des factures est fastidieux. De plus, il n’est pas exclu que des erreurs puissent s'infiltrer parmi les informations financières. C’est pour cela qu'il est vivement recommandé de coder les factures grâce à des solutions intelligentes pour éviter des actions exténuantes. Il sera avantageux d’utiliser un logiciel qui permet de repérer des doublons, par exemple.

Validation automatique des factures

Considérant la complexité du traitement manuel des factures, l’automatisation de la comptabilité est nécessaire. Avec une approbation automatique, vous accédez à des données fiables. Autrement dit, il est question de rapprocher les factures avec les bons de commande ou les contrats. Dès lors, les factures valides seront directement approuvées pour règlement. De surcroît, il sera possible de gérer un grand nombre de documents financiers.

Résolution des écarts tolérés

Malgré le rapprochement automatisé, il peut arriver qu’une facture soit éventuellement litigieuse. À ce niveau, le meilleur schéma de processus de facturation semble être le workflow. Il sera alors question de faire suivre les factures aux personnes concernées. Cela étant, la comptabilité du fournisseur se chargera d’automatiser l’envoi des factures par email. Du coup, le gestionnaire devrait pouvoir automatiquement approuver toutes les informations associées en un seul clic. Cet exemple du processus de facturation client ne prend que quelques heures.

Transmission et paiement des factures

Dès que les factures sont validées, le système financier établit un calendrier des paiements. Pour cela, le paiement se fait en tenant compte de la date d’escompte et de la date d’échéance. En conséquence, il devient donc facile de générer des économies en mettant sur pied de véritables politiques de gestion de trésorerie. Plus encore, cette étape est capitale en ce sens que les risques d’erreur liés à la re-saisie seront minimes.

Fidélisation des clients

Durant le processus de facturation client, les fournisseurs peuvent créer un important carnet d’adresses, il est donc avantageux de communiquer avec eux. Dès lors, vous n’aurez plus besoin de saisir les données des clients à chaque fois que vous devez créer une facture. D’ailleurs, il existe des logiciels appropriés pour simplifier le processus de facturation de clients déjà existants. Par conséquent, vous aurez le temps de négocier avec vos futurs clients et d’éviter des retards de paiement. Enfin, il ne restera qu’à réaliser des analyses et rapports sur le processus de facturation. Une fois que la facture est émise, validée et payée, il est important d’intégrer votre processus de facturation client au sein de votre comptabilité. Cela permet aux gestionnaires financiers d’avoir une bonne visibilité de la trésorerie. Toutefois, il est vivement conseillé de ne pas créer de factures classiques d’acomptes. Découvrez comment GoCardless peut vous faciliter les paiements ad hoc ou récurrents.