Acomptes et avances : définition et différence

Si vous êtes une entreprise, vous serez forcément amenés à gérer des commandes, que ce soit à direction des clients ou en provenance de vos fournisseurs. Dans les deux cas, le règlement total de la commande peut être précédé d’un acompte ou d’une avance. Mais ces montants ne couvrent que partiellement la commande. Comment faire donc pour comptabiliser ces acomptes versés ou reçus ? Quelle est la marche à suivre pour éviter des manquements dans votre comptabilité. Après avoir défini ces notions, cet article vous aidera à vous y retrouver dans les différents processus nécessaires à la comptabilisation d’un acompte.

Si on parle de commande, la différence est simple, mais nette. Une avance est un montant d’argent délivré avant que la commande ne soit exécutée, tandis que l’acompte vient simplement précéder le paiement final, une fois la commande en cours d’exécution.

En bref, l’avance est versée comme une sorte de garantie, alors que l’acompte est lui un paiement initial.

Si on parle de salaire, la différence est encore plus claire. Une avance sur salaire n’est autre qu’un prêt que l’entreprise accorde à un salarié, pour un travail pas encore effectué. Nulle obligation pour l’employeur d’accepter la demande d’avance.

En revanche, un acompte sur salaire est une somme d’argent versé au salarié pour un travail déjà effectué. Il n’y a donc pas lieu de refuser ledit acompte, même si l’employeur peut se réserver le droit de refuser une seconde demande d’acompte dans le même mois.

Comment comptabiliser un acompte versé

Le processus de comptabilisation d’un acompte ou d’une avance est assez aisé dans les faits, mais sur le papier : c’est une autre histoire !

Tout d’abord, vous devez effectuer l’enregistrement du paiement de l’acompte. Pour se faire, débitez le compte 4091, qui correspond aux « acomptes et avances versés aux fournisseurs » puis créditez le compte 512, qui correspond à votre compte « banque ».

Ensuite, vous devez comptabiliser la facture définitive d’achat, en débitant le compte préposé aux charges (compte de classe 6) et le compte 4456 (TVA déductible), puis créditez le montant sur le compte 4011 « fournisseurs ».

Pour virer l’argent sur le compte approprié, débitez le compte 4011 pour faire passer les fonds sur le compte 4091 « acomptes versés aux fournisseurs ».

Pour finaliser le paiement, la différence est réglée par l’entreprise puisque le compte 4011 est débité pour créditer le compte 512.

Comment comptabiliser un acompte reçu

Le processus de paiement et de transfert des fonds est inverse à l’exemple précédent.

Il faut enregistrer le versement et la réception de l’acompte, en débitant le compte 512 (Banque) pour crédit le 4191 (acomptes versés par les clients sur les commandes).

Ensuite, pour comptabiliser définitivement la facture, débitez le compte 411 (clients) et créditez le compte « vente » concerné, ainsi que le compte pour la TVA collecté (44571).

Puis, il faut débiter le compte 4191 (acomptes versés par les clients sur les commandes) pour faire passer les fonds sur le compte 411 (clients).

Et enfin, pour constater que le règlement final a été effectué, on débite le compte « banque » 512 pour créditer le compte « clients » 411.

Si lire ceci vous donne l’impression de devoir déchiffrer des hiéroglyphes, n’oubliez pas qu’il est possible de vous faire aider, soit par des professionnels de la comptabilité soit par des logiciels comptables, dont nous avons fait un comparatif récemment ici.

Tout dépend bien sûr de vos moyens et de la taille de l’entreprise, mais la comptabilité peut être un processus long et compliqué pour les néophytes. Un peu d’aide est donc toujours la bienvenue.

Si vous êtes intéressé par les avances sur salaire, un prochain article sur le sujet pourrait rejoindre bientôt les sujets évoqués ici.