Dix logiciels gratuits pour établir vos devis
Dernière modificationavr. 2023Lecture : 5 minutes
Pour un auto-entrepreneur, une TPE ou un indépendant, faire des devis et des factures peut rapidement virer au casse-tête à mesure que les projets se multiplient. De nombreux outils gratuits permettent de simplifier ou d’automatiser cette tâche tout en profitant d’autres fonctionnalités très utiles. À la clé : gain de temps et de productivité. Découvrez notre sélection.
Devis, facture : les essentiels
Sur le plan juridique, le devis est une proposition commerciale qui ne devient un contrat qu’une fois signé par les deux parties. S’il ne répond pas à des règles formelles strictes, il doit néanmoins inclure un certain nombre d’informations pour faciliter la prise de décision du prospect : nature et prix des produits ou services proposés mais aussi détail de la prestation, étendue des travaux le cas échéant, quantité demandée, délais prévus, conditions de paiement… Sans oublier les données relatives à votre entreprise (raison sociale, adresse du siège social, numéro de Siren ou Siret, numéro de TVA…), celles de votre client ou encore, la durée de validité du devis non signé (généralement trois mois).
En utilisant un logiciel de création de devis, vous êtes sûr-e de ne rien oublier puisque vous aurez des champs obligatoires à remplir, conformément aux normes en vigueur.
De son côté, la facture peut encore être éditée sous format libre (papier ou PDF) mais sachez qu’à partir de juillet 2024, la facture électronique sera obligatoire et progressivement déployée auprès de toutes les entreprises assujetties à la TVA. En générant vos factures dans un logiciel certifié dès à présent, vous gagnerez du temps tout en préparant votre mise en conformité.
Nous vous proposons ci-dessous une liste de dix logiciels gratuits à tester sans attendre (non classés par ordre de préférence). Certains logiciels proposent des formules ou options payantes pour les besoins plus avancés, mais nous ne les détaillerons pas dans cet article.
1. Excel ou Google Sheets : déconseillés pour les factures
Si vous avez accès à la suite Microsoft ou Google sur votre ordinateur, rien ne vous empêche d’utiliser les tableurs Excel ou Google Sheets pour établir vos devis personnalisés. Il suffit de créer une trame avec votre logo et les mentions obligatoires, de remplir les lignes de prestation, le nombre d’heures, le coût unitaire… puis de configurer des formules de calcul automatique (pour la TVA, le montant net, le total…). Une fois votre devis terminé, vous pouvez l’enregistrer au format PDF pour l’envoyer à votre client ou prospect.
Notez cependant que ces outils sont moins adaptés aux tâches répétitives comme la facturation mensuelle. Car s’ils automatisent le calcul, ils ne vous libèrent pas de la saisie manuelle. Chaque mois, vous devrez changer le numéro de la facture, la date, les montants… un travail fastidieux qui peut générer des erreurs et donc, des retards comptables (délais de paiement, problèmes de rapprochement).
2. Tiime : depuis le web ou sur smartphone
Le logiciel Tiime vous permet de réaliser vos devis et factures en toute simplicité via Tiime Invoice, une formule gratuite sans engagement. Depuis le web ou l’application mobile, utilisez les modèles de document prêts à l’emploi ou personnalisez-les à l'image de votre entreprise (choix de couleurs, logo). Profitez de fonctionnalités utiles comme les notifications à chaque paiement reçu et la relance automatique des impayés. Réalisez des factures et devis conformes aux normes en vigueur grâce à l’insertion systématique des mentions légales.
À noter : Tiime est un logiciel certifié qui se positionne pour devenir Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Les PDP sont l’une des plateformes autorisées par l’État pour transmettre des factures électroniques à partir de juillet 2024. Idéal pour anticiper votre mise en conformité.
3. Henrri : nombre illimité d’utilisateurs
Henrri est un logiciel de facturation en ligne (mode SaaS). Avec sa formule Pro 100 % gratuite, vous accédez à plusieurs fonctionnalités incluant la création de factures et de devis en illimité, l’apposition du logo sur vos documents, la transformation des factures en devis en un clic, l’export comptable simplifié et les alertes « échéance de facture ». Petit plus : le nombre d’utilisateurs du logiciel est lui aussi illimité.
Pour démarrer avec Henrri, rien de plus simple, il suffit de créer un compte gratuit.
4. Facture.net : CRM inclus
Outre la création gratuite de devis et de factures, facture.net offre une fonction CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion du portefeuille clients, avec la possibilité d’ajouter et de supprimer des comptes, de suivre vos interactions commerciales et d’associer des devis et factures à chaque client. Profitez aussi du moteur de recherche pour retrouver vos documents, de l’export comptable en un clic sous différents formats ou encore, de la catégorisation de vos devis et factures par thème (type de prestation, secteur d’activité…).
Facture.net est un logiciel SaaS 100 % gratuit, sans abonnement ni formule payante.
5. Zervant : acceptation des devis depuis la boîte mail du client
Avec l’offre « Gratuit » de Zervant, vous pouvez créer un nombre illimité de factures et de devis en utilisant un modèle prêt à l’emploi contenant toutes les mentions obligatoires. Vos clients peuvent accepter ou refuser le devis directement depuis leur boîte mail et bénéficient d’un calendrier de paiement automatique pour échelonner leurs règlements. Vous pouvez aussi paramétrer la création et l’envoi de factures récurrentes ainsi que des rappels de paiement automatiques. Le tableau de bord permet le suivi du statut de chaque facture.
À noter : les offres payantes de Zervant permettent l’envoi de factures électroniques via Chorus Pro, le portail public de facturation (PPF) de l’État par lequel toutes les e-factures devront transiter à partir de juillet 2024.
6. Odoo : règles de tarification applicables
Odoo est une plateforme complète de gestion des ventes, de gestion de trésorerie et bien plus. L’offre gratuite vous donne accès à un seul module pour un nombre illimité d’utilisateurs, mais en réalité, les applications interdépendantes sont également accessibles gratuitement par ce biais. C’est le cas par exemple des modules « Ventes », qui inclut la création de devis, et « Facturation ». Entre elles, ces fonctionnalités vous permettent de créer des devis personnalisés au look pro, de les faire signer électroniquement par vos clients et de les transformer en factures en quelques clics. Vous pouvez aussi définir et appliquer une stratégie de tarification avec des règles de listes de prix, des remises et des coupons, pour maximiser votre chiffre d’affaires.
Odoo est un logiciel en Open Source disponible en ligne ou au téléchargement selon la formule souscrite.
7. Abby : espace client dédié
Là encore, profitez gratuitement des principales fonctionnalités de facturation avec l’offre
« Basique » d’Abby. Ce qui est inclus ? La création en illimité de devis et factures personnalisés, la transformation des devis en factures, l’envoi automatique des factures récurrentes à vos clients et la signature électronique. Configurez aussi les rappels d’échéances à venir. Vos clients peuvent payer en ligne directement depuis leurs factures, en quelques clics et de façon sécurisée.
Bonus : vos clients retrouvent leurs devis et factures dans un espace dédié qui vous permet aussi de communiquer avec eux.
8. Caisse enregistreuse : intéressant pour les points de vente physiques
Sous un nom quelque peu désuet, ce logiciel offre toutes les fonctionnalités de gestion comptable et s’avère particulièrement adapté aux commerces dotés de points de vente physiques. Avec caisse enregistreuse, vous pouvez envoyer vos devis et factures par e-mail, SMS ou courrier (avec achat de crédits pour les deux derniers). L’insertion des coordonnées du client rattaché à la commande est automatique, et un système de signature numérique garantit l'authenticité de la facture. Ces applications s’accompagnent de fonctions comptables et financières utiles à tous (gestion de la TVA, suivi des impayés, rapports de vente, moyens de paiement…) ainsi que de fonctionnalités dédiées aux commerçants sur site comme l’impression des tickets de caisse, la gestion des tables, des articles en stock…
Caisse enregistreuse est un logiciel en ligne 100 % gratuit.
9. Sinao : factures et devis pré-remplis
Sinao permet la création gratuite de devis et factures en trois minutes. Pour cela, il suffit d’utiliser l’éditeur mis à votre disposition, pré-rempli avec le numéro de la facture et les mentions légales selon votre statut. Personnalisez vos documents aux couleurs de votre entreprise, envoyez-les à vos clients par e-mail et transformez vos devis validés en factures en un clic. Suivez le statut de chaque devis et facture, gardez un œil sur vos paiements en temps réel et relancez vos clients automatiquement en cas d’impayés.
Sinao est compatible avec les exigences de la facturation électronique (e-invoicing, e-reporting).
10. MyAE : pour les auto-entrepreneurs et micro-entreprises
Comme pour la majorité des autres logiciels, la version gratuite de MyAE inclut la création de factures et devis en illimité, la personnalisation et l’historique de vos documents comptables, la transformation des devis en factures, l’envoi aux clients par e-mail, la gestion des relances. Vous pouvez aussi établir des devis et factures en devises, créer votre catalogue de produits et services pour générer des documents comptables plus facilement.
Petit plus : la possibilité de contrôler votre chiffre d’affaires avec un système de code couleurs pour anticiper le dépassement et éviter le changement de statut !
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