Bien rédiger une lettre de réclamation

Lorsqu’un client un peu négligeant oublie de payer une facture suite à la prestation d’un service ou à l’achat de bien, il est essentiel de connaître les types et exemples de lettre de réclamation. 

Cela permettra de débuter une procédure à l’amiable de manière courtoise et peut ainsi recouvrir les sommes dues, sans avoir à engager des procédures judiciaires, qui peut s’avérer être stressantes et handicapantes pour la bonne marche de l’entreprise et une bonne gestion de la trésorerie en raison du manque d’entrées d’argent. L’entrepreneur pourra en outre dans un premier temps pour recouvrir les sommes, débuter des procédures à l’amiable à travers une lettre de réclamation.

Que dois faire l’entrepreneur avant d’envoyer une lettre de réclamation ? 

Il est tout d’abord essentiel d’engager une procédure à l’amiable et comprendre les raisons pour lesquelles le client est incapable de régler les sommes dues. On parle de conciliation qui permet de trouver une solution, si le client a la possibilité de régler les sommes dues. Il s’agira d’envoyer une lettre de relance, ce qui permettra en outre d’éviter tout conflit avec le client et de mettre en exergue le retard de paiement de manière courtoise.

Quelles sont les informations qui doivent figurer dans la lettre de réclamation ?

Il faudra respecter un certain formalisme en vue d’adresser une lettre de réclamation envers le client. Ainsi, dés lors que le délai de paiement est dépassé, il faudra agir le plus vite possible et adresser un courrier de relance, en mettant en avant les sommes dues à l’encontre du débiteur avec les informations suivantes :

• nom et coordonnées de l’entrepreneur (créancier)

• informations sur le client (nom et adresse)

• numéro de facture

• sommes dues

• date de paiement pour honorer l’échéance

• date d’écriture du courrier de relance

• signature du créancier 

• rappel courtois de l’obligation d’honorer le paiement de la part du débiteur

Exemple de modèle de lettre de réclamation 

Voici un exemple pouvant aider l’entrepreneur à adresser une lettre de réclamation à l’encontre de son débiteur :

Objet : attente de règlement de la facture

Madame, Monsieur,

Par la présente, nous souhaitons vous informez que nous n’avons malheureusement toujours pas reçu le règlement de la facture n° [numéro de la facture] en date du [date de la facture]. Le montant à verser est de [montant de la facture] euros. Malheureusement, l’échéance a été atteinte depuis le [date limite d’échéance de la facture].

Nous sommes convaincus de votre bonne foi et il peut vraisemblablement s’agir d’un oubli. Cependant, nous vous demandons de bien vouloir procéder au règlement de la facture dans les plus brefs délais. 

Voici une copie de la facture et nous vous demandons de ne peut pas prendre en considération cette lettre, si vous avez régularisé le paiement de cette facture.

Nous vous remercions pour votre diligence, et nous demeurons à votre disposition si vous avez la moindre question. 

Nous vous prions d’agréer Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Comment envoyer cette lettre de réclamation ?

Pour pouvoir garder une trace de ces différentes démarches et pour attirer l’attention de manière ferme et courtoise le client, il sera en outre vivement conseillé d’envoyer la lettre de réclamation par voie recommandée. Il sera utile d’automatiser le processus de facturation à travers un logiciel de comptabilité et de gestion comme celui de l’entreprise Sage.

Que faire si la lettre de réclamation n’est pas prise en compte ?

Il peut malheureusement arriver que le client ne prenne pas en considération la lettre de réclamation. Il sera en outre essentiel d’envoyer une deuxième relance à travers une mise en demeure à payer. Il s’agit de la dernière étape de la procédure amiable et cette lettre a une valeur juridique, contrairement à la lettre de réclamation.

Si la mise en demeure à payer n’est pas prise en compte, l’entrepreneur devra demander une injonction à payer envers un huissier de justice ou un juge.

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