Comment réaliser votre lettrage comptable

Que signifie l’expression « lettrage comptable » ?

Il s’agit d’une opération de comptabilité, utilisée pour le suivi des factures, et qui est nécessaire pour une bonne organisation de la trésorerie. On effectue le lettrage pour vérifier l'état du règlement des factures grâce à l'attribution d'une marque – lettre ou ensemble de lettres. Pour simplifier, on attribue donc cette lettre à la fois à une facture et au paiement qui lui correspond. Cela permet d’associer ainsi des opérations, par exemple une facture et son règlement, ou un règlement ayant soldé le montant de deux ou plusieurs factures. On peut ainsi constater quelles opérations restent sans association.

La technique consiste donc à effectuer le rapprochement entre les montants des factures des comptes clients ou fournisseurs et le règlement. Le lettrage n’est aucunement obligatoire, mais c’est toutefois un outil très recommandé, en raison de cette possibilité qu’il offre : l’identification des factures non encore réglées.

Le lettrage concerne les comptes clients tout comme les comptes fournisseurs. Par exemple, si on attribue la marque « AAA » à une facture de deux mille euros, éditée pour le client Société Durand le 5 novembre 2020, on attribuera cette même marque « AAA » au paiement de cette facture, enregistré le 20 décembre 2020.

L’intérêt du lettrage comptable, c’est qu’il permet de repérer sans tarder les clients n’ayant pas réglé leur facture, et les fournisseurs que l’entreprise doit encore payer. On peut alors facilement effectuer les relances clients et le paiement des fournisseurs.

Un lettrage comptable exact et précis bien géré est la preuve d'une gestion bien menée des factures.

Comment effectuer un lettrage comptable ?

Il existe deux techniques possibles : le lettrage manuel et le lettrage automatique.

– Lettrage manuel. On associe à la main deux opérations, entre factures et règlements. On passe en revue les comptes clients et les comptes fournisseurs, et on « pointe », puis on « lettre », une par une, les factures correspondantes C’est la méthode la plus souvent employée dans les petites et moyennes entreprises. Il faut noter qu’il s’agit d’un travail exigeant en temps, et qui doit donc être effectué régulièrement afin de ne pas se retrouver débordé à la clôture de l'exercice.

– Lettrage automatique. C’est un logiciel qui effectue le lettrage ; il associe éventuellement un paiement avec plusieurs factures, effectue des calculs arithmétiques pour comparer le montant au paiement général. C’est un outil performant, et qui permet de gagner beaucoup de temps, mais il faut toutefois veiller à éviter des inexactitudes, par exemple quand il existe plusieurs factures avec des montants identiques. La plupart des logiciels de comptabilité offrent une option de lettrage. Lorsque l’on utilise le lettrage automatique, il doit être effectué sous la supervision du comptable.

L’un des avantages du lettrage, c’est qu’il permet de repérer les écritures qui restent « ouvertes » au-delà du délai normal, soit en raison d’un retard de paiement, soit à cause d’une erreur. Ces factures « non lettrées » doivent être traitées par le comptable. Pour les factures clients, il faut déterminer si le délai de paiement est dépassé. Pour celles des fournisseurs, il s'agit de déterminer le meilleur moment pour les payer.

Le lettrage comptable est une opération à mener régulièrement, selon la taille de l'entreprise et le volume de factures émises et reçues. C’est l’expert-comptable qui doit décider de la fréquence du lettrage, et sa décision doit être respectée.

En résumé et en conclusion, le grand avantage du lettrage comptable, c’est la possibilité d’isoler les factures en attente de paiement, et de faire le lien entre une facture et son règlement. Notons qu’il existe une autre méthode de lettrage, le rapprochement des comptes, qui consiste à pointer les écritures passées en banque avec les écritures passées en comptabilité. Nous en reparlerons peut-être… !

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