Ziehen Unternehmen wirklich den vollen Nutzen aus SaaS-Technologien?

SaaS-Tools (Software-as-a-Service) sind die treibende Kraft der Cloud-Computing-Branche. Angesichts der damit einhergehenden Kostenersparnisse, der mühelosen Implementierung und Flexibilität, ist es kein Wunder, dass so viele Betriebe Gefallen an dieser Art von ausgelagerten Technologie gefunden haben.

Doch viel zu viele Unternehmen sehen noch immer nur die Vorteile von SaaS für Vertrieb, Finanzwesen und Buchhaltung. Zu wenige verstehen, dass SaaS-Lösungen noch viel mehr zu bieten haben – sie können die Arbeit in Bereichen wie Personalmanagement, Marketing, Projektmanagement und Customer-Relationship-Management erheblich erleichtern. Warum kommt die Message, dass diese Technologie die Effizienz über das gesamte Unternehmen hinweg deutlich verbessern kann, nicht bei Geschäftsführern an? Nachforschungen von GoCardlesszufolge verfügen mehr als die Hälfte der KMU über mindestens ein laufendes SaaS-Abonnement.

SaaS-Lösungen sind stark im Kommen

In Wirklichkeit ist SaaS überall. Selbst der Durchschnittsbürger hat mindestens einen Gmail- oder Yahoo-E-Mail-Account. Unternehmen bilden in der Hinsicht keine Ausnahme. GoCardless arbeitet zunehmend mit SaaS-Anbietern zusammen, stellt ihnen grundlegende Services bereit und wickelt wiederkehrende Abonnement-Zahlungen über das Lastschriftverfahren ab. Doch sogar jene, die ein Faible für SaaS-Modelle haben, ziehen nicht zwangsläufig den vollen Nutzen daraus.

Etwa ein Viertel der Betriebe wendet SaaS-Tools in Finanzwesen und Buchhaltung an und einer von fünf findet sie hilfreich zum Nachverfolgen der Absätze. Bislang kommen diese Lösungen bei lediglich 16 % der großen Unternehmen im Personalwesen, Marketing und Kundenservice zum Einsatz. Diese Unternehmen spielen sich allerdings selbst erhebliche Wettbewerbsnachteile ein.

Ed Shelley arbeitet als Director of Content für die SaaS-Analytikplattform ChartMogul. Er ist der Ansicht, dass Unternehmen, die diese externen Tools nicht auch außerhalb des Finanzwesens zur Anwendung bringen, ihr Potenzial stark einschränken. Er merkt an: „Personalwesen, Marketing und CRM sind die drei Hauptbereiche, in denen SaaS die Geschäftsprozesse dank mehr Auswahlmöglichkeiten und Automatisierung revolutioniert hat.“

„SaaS bietet gleich mehrere Vorteile – einfache Integration der Technologie, bessere Zugänglichkeit und weniger Verpflichtungen. Nutzer können experimentieren und ausprobieren, was sich am besten für sie eignet. Ferner werden diese Tools für die Allgemeinheit immer besser zugänglich. Sie setzen kein Expertenwissen für ihre Nutzung voraus.“

Bessere SaaS-Kenntnis ist gefragt

Eine Vielzahl von Geschäftsführern ist sich einfach nicht bewusst, was man mit der Nutzung von SaaS alles erreichen kann. Doch selbst technisch versierte Geschäftsführer befürchten, dass in weniger gut messbaren Bereichen als Finanzwesen oder Vertrieb eine eindeutige Rentabilität nur schwer nachzuweisen ist. Hier heißt die Lösung Aufklärung, denn Untersuchungen zeigen, wie SaaS dem Endgewinn generell zugute kommt.

Laut der vom Forschungsriesen Forrester durchgeführten Analyse zur Rentabilität von SaaS sind Einsparungen für eine ganze Reihe von Betriebsfunktionen nachweisbar. Zunächst einmal fallen im Vorfeld für die Systeminstallation nur geringe oder überhaupt keine Kosten an. SaaS-Anbieter unterbieten sich regelrecht im Hinblick auf die Installationskosten für Unternehmen. Doch die geringen Kosten sind nur der kleinste Pluspunkt. Flexibilität, Funktionalität und die Möglichkeit der Skalierbarkeit bilden den Hauptnutzen für die meisten Unternehmen.

Zudem fanden die Forscher von Forrester heraus, dass SaaS-Tools sehr viel schneller einsatzbereit sind als Anwendungen vor Ort und dass der Einstieg für Mitarbeiter wesentlich zügiger erfolgt als bei am Standort installierten Systemen. Viele SaaS-Anwendungen bieten Benutzerschnittstellen, die jenen von bereits bekannten Online-Programmen ähneln. Dies ermöglicht einen intuitiven Einstieg für neue Nutzer und folglich eine Verringerung der Kosten für die Einarbeitung im Betrieb.

SaaS hat auch in puncto Upgrades die Nase vorn. Programm-Aktualisierungen werden vom Softwareanbieter automatisch eingespielt und sind auch noch in der Abo-Gebühr enthalten. Egal, in welchem Bereich SaaS zum Einsatz kommt, die Vorteile liegen auf der Hand. Für Anbieter besteht die Herausforderung jedoch darin, Unternehmensinhabern genau das zu vermitteln.

Bereichsübergreifende Vorteile

Dan May ist kaufmännischer Leiter bei Ramsac, ein Unternehmen für IT-Support mit Sitz in Guildford im Vereinigten Königreich. Das Unternehmen beschäftigt 60 Mitarbeiter und entschied sich vor vier Jahren für die Nutzung des SaaS-Tools breatheHR als Teil seines Ziels auf dem Weg zu einer papierlosen Arbeitsweise. Doch gleichermaßen beeindruckt war Dan von dem deutlich verbesserten Zugang zu persönlichen Informationen, den der Service seinen Mitarbeitern gewährt, sowie vom Wegfall der zeitaufwendigen monatlichen Datenerfassung.

Er erklärt: „Das breatheHR-System liefert denjenigen Informationen, die sie auch wirklich benötigen. Wir haben einen einmonatigen Versuch durchgeführt und sind zu dem Ergebnis gekommen, dass sich das System schnell auszahlen dürfte dank der Einsparung von Arbeitsstunden sowie zusätzlicher Kontrolle und Flexibilität, die es unseren mobilen Mitarbeitern beim ortsunabhängigen Ausfüllen von Kostenerklärungen bietet.“

Jonathan Richards, Generaldirektor von breatheHR, ist überzeugt, dass SaaS-Plattformen das Personalmanagement und die Unternehmenskultur stärken und sich somit extrem positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung auswirken. Er merkt an: „Ein Cloud-System verschafft Betrieben Einblicke in Echtzeit, wenn sie sie am meisten benötigen, sowie einen bequemen Schnellzugriff. Cloud- und SaaS-Technologien optimieren Arbeitsabläufe in Bereichen wie dem Personalwesen, sowohl für Mitarbeiter als auch das Unternehmen.“

Ramsac hat bei seiner Arbeit Einsicht in die IT-Bedürfnisse seiner Kunden erlangt und Dan hat die wesentlichen Hindernisse für Unternehmen beim Einsatz von SaaS-Services festgemacht. Während sich Bedenken im Zusammenhang mit der Sicherheit von externen Anbietern weitgehend in Luft aufgelöst haben, weist Dan auf die anhaltend niedrigen Geschwindigkeiten von Internetzugängen in vielen Teilen des Vereinigten Königreichs als Hindernis beim Einsatz dieser neuen Arbeitsmethoden hin.

Herausforderungen beim flächendeckenden Einsatz von SaaS

„Ein Stolperstein ist die Internet-Infrastruktur im Vereinigten Königreich, wo ein zuverlässiger Highspeed-Breitbandzugang für zahlreiche Unternehmen noch längst nicht gang und gäbe ist“, bemerkt er. „Möglicherweise ist auch die fehlende Kenntnis der verfügbaren Produkte ein Problem. Zum Beispiel wurden die SaaS-Modelle für die Buchhaltung von Sage und Xero ausgiebig beworben, doch manche Geschäftsführer haben eine überholte Meinung über Softwares für Marketing oder Personalwesen und denken, diese seien teuer. Diese Aspekte stehen in der Prioritätenrangfolge bereits weiter unten, daher würden die meisten keine Nachforschungen anstellen, um herauszufinden, dass sie mit ihrer Annahme falsch liegen.“

Trotz alledem bleibt Shelley optimistisch und glaubt, dass sich dieses Verhalten mit dem Aufkommen jüngerer Geschäftsführer ändern wird. Er fügt hinzu: „Kleinere Unternehmen und Start-ups sind für gewöhnlich offener gegenüber dieser Art von Software und tun sich leichter beim Umstieg als größere Betriebe. Und es sind nicht nur technikorientierte Unternehmen – auch viele Unternehmen aus Offline-Branchen wie Fitnessstudios, Lebensmittellieferdienste usw. nutzen SaaS zu ihrem Vorteil.“

„Berufseinsteiger von heute sind mit der Denkweise aufgewachsen, dass alles ein Service ist, dass Dinge eher gemietet als gekauft werden und man sich für Services an- und abmelden kann wie etwa für einen Netflix-Account. Ich denke, diese Einstellung wird mit Sicherheit in Zukunft auf die Unternehmen überschwappen und die Nutzung von SaaS-Tools wird sich auf alle Branchen und Geschäftsbereiche ausweiten.“