Die besten Buchhaltungs-Apps für Freiberufler

Freiberufler, KMUs, Solo-Selbstständige: Als Unternehmer führt kein Weg an Buchhaltung und dem Fiskus vorbei. Auch in der Buchhaltung hat die Digitalisierung Einzug gehalten, weshalb immer mehr Buchhaltungs-Apps entstanden sind.

Zudem wurden in Deutschland neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eingeführt.

Mit einer Buchhaltungs-App kann man seine Buchhaltung neben dem Desktopgerät auch jederzeit vom Smartphone aus verwalten. Wir stellen die besten Buchhaltungs-Apps vor und zeigen, mit welcher Buchhaltungs-App Freiberufler und Kleinunternehmer arbeiten sollten.

Was ist eine Buchhaltungs-App?

Eine Buchhaltungs-App ist eine Anwendung für Mobilgeräte (iOS und Android), welche zusätzlich zur Weboberfläche die laufenden Aufgaben der Buchhaltung erledigen lässt, wie z. B.

• Rechnungen schreiben und versenden

• Mahnwesen

• Belege erfassen und kategorisieren

• Kunden verwalten

• UStVA mit Finanzauswertung

Sie unterscheidet sich von der klassischenBuchhaltungssoftware durch eine einfache und ortsunabhängige Nutzung am Mobilgerät, wodurch eine hohe Benutzerfreundlichkeit noch wichtiger ist.

Durch den maßgeschneiderten Funktionsumfang sind die Zielgruppe von Buchhaltungs-Apps Freiberufler und Kleinunternehmen, Konzerne benötigen komplexere Lösungen. Bei Buchhaltungs-Apps handelt es sich meist um Cloud-Dienste. Folglich ist keine Speicherung von Daten am Smartphone bzw. lokalen Gerät erforderlich. Dies ermöglicht einen geräteübergreifenden und ortsunabhängigen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten und die Funktion, dass Buchhalter oder Steuerberater ebenfalls der Zugriff erteilt werden kann.

Welche Funktionen bietet eine Buchhaltungs-App Freiberuflern und KMUs?

Zunächst ist zu beachten, dass Freiberufler und Kleinunternehmer unter Umständen mit unterschiedlichen Anforderungen an die Buchhaltung konfrontiert sind. Für Freiberufler reicht meist die einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), Kleinunternehmer müssen jedoch die doppelte Buchführung einhalten.

Dementsprechend muss die beste Buchhaltungs-App den Kriterien und Anforderungen des einzelnen Unternehmens gerecht werden. Die wichtigsten Kriterien zum Vergleich in unserem Buchhaltungs-App-Test sind Funktionsvielfalt, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Kundenservice sowie Preis.

Funktionsvielfalt

Als Freiberufler oder Kleinunternehmen sollte man eine einzige Buchhaltungs-App wählen, die allen Anforderungen und Bedürfnissen gerecht wird. Am besten also eine Liste der erforderlichen Funktionen definieren und mit der Webseite der App vergleichen.

Als essenzielle Funktionen sehen wir:

• Rechnungen schreiben und versenden

• Mahnwesen

• Belege erfassen und kategorisieren

• Kunden verwalten

• UStVA mit Finanzauswertung

• GoBD-Zertifizierung

Sicherheit

In dieser Hinsicht sind zwei Aspekte von Bedeutung: GoBD-Zertifizierung und DSGVO-Konformität.

Neben den allgemeinen GoB gelten seit 2015 auch die GoBD. Es handelt sich dabei um eine Liste an Grundsätzen und Prinzipien, die Unternehmen bei ihrer digitalen Buchführung einhalten müssen. Darum muss die gewählte Buchhaltungs-App eine GoBD-Zertifizierung haben, welche die Einhaltung dieser Vorgaben nachweist.

Seit 2018 gilt EU-weit die DSGVO, welche strenge Anforderungen an die Speicherung und Verwahrung von sensiblen Kunden- und Rechnungsdaten vorsieht. Das umfasst auch Rechnungsdaten und Informationen über Kunden oder Lieferanten. Darum muss die Buchhaltungs-App konform mit der DSGVO sein – dementsprechend einen Anbieter mit Firmensitz in der EU wählen (weil auch die Daten nur hier gespeichert sein dürfen).

Benutzerfreundlichkeit

Die Buchhaltungs-App soll dem Unternehmen die Buchhaltung leichter machen, also letztendlich Zeit und Nerven sparen. Hierfür ist eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit intuitiver Bedienung hilfreich. Findet man sich als Nutzer rasch zurecht?

Sind die erforderlichen Funktionen klar ersichtlich? Wichtige Aspekte hierbei sind eine Suchfunktion mit Volltextfeature, Gruppierung und Sortierung von Belegen sowie die Digitalisierung von Buchungsbelegen.

Kundenservice

Wenn Fragen oder Anliegen auftreten, sollte man den Kundendienst der Buchhaltungs-App rasch erreichen können. Ein guter Kundendienst beginnt mit einer ausführlichen Dokumentation in Benutzerleitfäden, FAQs und Erklärvideos.

Der Kundenservice sollte Montag bis Freitag während der Geschäftszeiten in deutscher Sprache erreichbar sein – per Telefon-Hotline, Live-Chat und E-Mail, Antwortzeiten unter 24 Stunden sind wünschenswert.

Preis

Natürlich ist eine günstige Buchhaltungs-App von Vorteil, dennoch sollte der Preis nicht das wichtigste Kriterium sein. Praktisch alle Buchhaltungs-Apps bieten ein Gebührenmodell mit monatlichem Abonnement, wobei bei längerem Abonnement und Vorabzahlung oft ein Preisnachlass gegeben wird. Praktisch ist auch ein kostenloser Testzeitraum von 1 bis 3 Monaten.

Buchhaltungs-App: Test bekannter Anbieter

Nachfolgend haben wir 5 der bekanntesten Buchhaltungs-App im Vergleich, wobei wir insbesondere auf die erwähnten Vergleichskriterien eingehen.

Buchhaltungs-App #1: FastBill

FastBill ist eine 2007 gegründete Buchhaltungs-App und -Software der FastBill GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main. Mit FastBill kann man als Nutzer GoBD-konforme Rechnungen erstellen und direkt per E-Mail an Kunden schicken. Praktisch ist die Mahnwesen-Funktion mit Einrichtung von 3Mahnstufen, auch die Funktion zur Kategorisierung von Belegen ist nützlich.

FastBill kann als SaaS-Software direkt im Webbrowser oder als Mobile App für iOS und Android genutzt werden. Die Benutzeroberfläche ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar.

• Mobile App: Ja

• Testphase: Ja, 2 Wochen

• Sprachen: Deutsch, Englisch

• Kundenservice: E-Mail, Live-Chat, ausführliche FAQs

• Preis: 3 Tarifstufen – Starter (8,99 EUR), Pro (26,99 EUR), Premium

Buchhaltungs-App #2: Papierkram

Papierkram spricht als Buchhaltungs-App Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen an. Die SaaS-Software mit Buchhaltungs-App für iOS und Android ist im Besitz der odacer finanzsoftware GmbH mit Sitz in Wiesbaden; die rechtskonforme Rechnungserstellung gemäß GoBD und Einhaltung der DSGVO ist gegeben.

Praktische Features umfassen die Zeiterfassung, automatisiertes Mahnwesen, Angebots- und Rechnungserstellung, Rechnungsabos für wiederkehrende Zahlungen und der DATEV-Export. Auch UStVA-Voranmeldung und Elster-Export werden geboten.

• Mobile App: Ja

• Testphase: Nein; jedoch gibt es den kostenlosen Free-Tarif

• Sprachen: Deutsch, Englisch

• Kundenservice: E-Mail, Ticketing-System, FAQs und Erklärvideos

• Preis: 3 Tarifstufen – Free: 0 EUR, Pro: 8 EUR, Team: 20 EUR, Business: 20 EUR

Buchhaltungs-App #3: lexoffice

lexoffice ist eine digitale Buchhaltungs-Software mit Buchhaltungs-App für iOS und Android. Entwickelt von der Haufe-Lexware GmbH & Co KG mit Sitz in Freiburg ist die Konformität mit GoBD und DSGVO gewährleistet. Neben der Rechnungserstellung und Schnittstellen mit Online-Banking zählt die Erstellung von UStVA-Voranmeldungen und DATEV- und Elster-Export zu den besten Funktionen. Die automatische Belegerfassung per Abfotografieren von Belegen funktioniert sehr gut.

• Mobile App: Ja

• Testphase: Ja, 1 Monat kostenlos

• Sprachen: Deutsch, Englisch

• Kundenservice: E-Mail, Ticketing-System, FAQs und Erklärvideos

• Preis: 4 Tarifstufen – S: 5,90 EUR, M: 9,90 EUR, L: 16,90 EUR, XL: 24,90 EUR

Buchhaltungs-App #4: sevDesk & sevScan

Mit sevDesk erhält man eine Buchhaltungs-App als SaaS-Software samt Mobile App (sevGo) und der sevScan-App zur automatischen Belegerfassung. Hinter sevDesk steht die gleichnamige sevDesk GmbH mit Sitz in Offenburg. Die Buchhaltungs-App ist GoBD-zertifiziert, die Datenverarbeitung geschieht DSGVO-konform in Deutschland.

Neben den erwarteten Funktionen für Angebots- und Rechnungserstellung, Belegerfassung, automatischen Zahlungserinnerungen sind im Warenwirtschaft-Tarif auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, GuV und UStVA enthalten. DATEV-Export, TLS-Zertifizierung und Ausfall-Schutz werden für alle 3 Tarifstufen geboten.

• Mobile App: Ja

• Testphase: Ja, 14 Tage

• Sprachen: Deutsch, Englisch + 4 weitere Sprachen

• Kundenservice: Telefon-Hotline, E-Mail, Ticketing-System, FAQ-Beiträge

• Preis: 3 Tarifstufen – Rechnung: 8,90 EUR, Buchhaltung: 17,90 EUR, Warenwirtschaft: 43 EUR

Buchhaltungs-App im Vergleich

Ein Problem bleibt: Der Zahlungseinzug

Die beste Buchhaltungs-App kann Freiberufler und Kleinunternehmen eine wichtige Unterstützung bei einer effektiven und professionellen Durchführung ihrer Buchhaltungsaufgaben. Ein wichtiges Problem können Buchhaltungs-Apps jedoch nicht lösen: den Zahlungseinzug. Selbst wenn die GoBD-konformen Rechnungen direkt an den Kunden geschickt werden, ist man weiterhin auf dessen korrekte und fristgerechte Überweisung angewiesen.

Eine bessere Lösung ist es darum, wenn Freiberufler, Selbstständige oder Kleinunternehmen einen automatischen Zahlungseinzug direkt vom Kundenkonto durchführen können. Mittels Lösungen wie jener von GoCardless ist es möglich, einfach und rasch einen automatischen Zahlungseinzug für wiederkehrende Zahlungen einzurichten.

Somit kommen Freiberufler und Kleinunternehmen endlich in die angenehme Position, aktiv nach dem Pull-Prinzip die Zahlungen vom Kundenkonto einzuziehen, sodass volle Kontrolle über den Zeitpunkt der Zahlung besteht. Als Unternehmer profitiert man von höherer Liquidität, fristgerechter Zahlung, geringerem Risiko von Zahlungsverzug oder -ausfall und erspart sich auch das lästige Mahnwesen.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.