Mahnstufen: alles, was man wissen muss

Mahnstufen sind Bestandteil des Mahnwesens. Darunter versteht man den Vorgang, Kunden um Geld zu bitten, das sie dem Unternehmen schulden. Dies geschieht in der Regel, wenn ein Kunde nicht genügend Geld auf seinem Konto hat, um einen Kauf zu tätigen, oder seine Kreditkarte abgelehnt wurde.

Das Mahnwesen hat sowohl bei Kunden als auch bei Unternehmen einen schlechten Ruf. Die Kunden empfinden es als aufdringlich und sogar bedrohlich, während die Unternehmen oft Schwierigkeiten haben, die Zahlung von unkooperativen Kunden einzuziehen.

Letztendlich sind Mahnstufen jedoch nur ein Mittel, um entgangene Einnahmen wiederzuerlangen. Das bedeutet, dass es für Unternehmen wichtig ist, zu verstehen, wie es funktioniert. Lesen Sie hier weiter und erfahren Sie alles, was Sie über Mahnstufen wissen müssen.

Weshalb gibt es Mahnstufen?

Mahnstufen steuern den Ablauf des Mahnwesens und beschreiben die einzelnen Bearbeitungsschritte eines Mahnverfahrens. Mahnverfahren werden eingeleitet, wenn es zum Zahlungsverzug kommt oder ein Kunde eine Rechnung nicht begleichen will (oder kann). Manchmal passiert es einfach, dass der Kunde die Rechnung vergessen hat. Egal, was der Grund für den Zahlungsverzug ist, Mahnstufen sind da, um Unternehmen zu helfen Ihr Geld einzutreiben.

Sind Mahnstufen gesetzlich vorgeschrieben?

Mahnstufen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben. In den meisten Fällen werden etwa zwei bis drei Mahnstufen angesetzt, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren eintritt.

Wenn das Zahlungsziel überschritten wurde und auf der Rechnung eine Zahlungsfrist aufgeführt ist, kann direkt ein Mahnverfahren eingeleitet werden. Der Verzug tritt automatisch 30 Tage nach Erhalt der Rechnung ein. Auf diese Fälligkeit muss auf der Rechnung allerdings hingewiesen werden.

Wie kann ich Mahnstufen anwenden?

In einer Mahnstufe können Sie festlegen:

• welche Mahngebühren und Zinsen Sie erheben wollen

• ab welchem Betrag und nach wie vielen Verzugstagen überfällige Posten die nächste Mahnstufe erreichen

• ob Verzugszinsen für die gemahnten Posten berechnet werden sollen

• dass vom Mahnlauf gebuchte Belege, wie Zinsen und Gebühren, sofort mit der Mahnstufe des Mahnkopfes gemahnt werden

• dass Mahngruppen von der Mahnung ausgeschlossen werden, wenn der offene Prozentanteil der zugeordneten Posten unter einem bestimmten Grenzprozentsatz liegt

Auch wenn das Mahnwesen schwierig zu implementieren ist, darf man nicht vergessen, dass man von Anfang an den Ton der Diskussion angibt.

Deshalb ist es von Vorteil, diese bewährten Mahnverfahren anzuwenden, wenn Sie eine Forderung eintreiben:

1. Seien Sie sorgfältig bei der Wahl Ihrer Sprache. Beim Verfassen eines Mahnschreibens oder einer E-Mail kommt es auf den Ton und die Sprache an. Es ist auch wichtig, dass Sie sich nicht verstellen oder verwirrende Formulierungen verwenden. Erklären Sie, wer Sie sind, warum Sie sich melden, was das Problem ist und welche Schritte der Kunde unternehmen kann, um das Problem zu beheben.

2. Zeigen Sie Verständnis für Ihre Kunden. Wenn Sie anklagend sind und dem Kunden unterstellen, dass er Sie in irgendeiner Weise hinters Licht führen will, werden Sie ihn nur endgültig vergraulen. Schließlich wird Ihr Kunde in den meisten Fällen nicht einmal wissen, dass seine Zahlung nicht eingegangen ist. Bleiben Sie während des gesamten Mahnverfahrens freundlich und professionell. Und denken Sie daran, dass die ursprüngliche Bedeutung des Verbs „mahnen“ „jemanden wegen unbezahlter Schulden schikanieren“ bedeutet. Das ist ein guter Weg, um sich als Unternehmen einen schlechten Ruf zu verschaffen. Irgendwann ist es vielleicht besser, wenn Sie die Verbindung zu einem unkooperativen Kunden einfach abbrechen.

3. Fassen Sie sich kurz. Sie müssen Ihr Mahnschreiben nicht seitenweise mit dichtem Text ausdehnen. Abgesehen davon, dass dies Ihre Kunden eher davon abhält, zu zahlen, ist es einfach nicht nötig. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um den Text leicht lesbar zu machen, und heben Sie besonders wichtige Informationen wie fällige Beträge oder Fristen fett hervor.

Gibt es Alternativen zu Mahnstufen?

Mahnungen sind natürlich nicht der einzige Weg, um mit Zahlungsverzug oder fehlgeschlagenen Transaktionen umzugehen. Manchmal lohnt es sich, das Problem an der Wurzel zu packen, und vorzubeugen. Das geht nur, wenn Sie die Abhängigkeit Ihres Unternehmens von Kreditkartenzahlungen verringern oder auf Zahlungen im Voraus setzen.

Zudem kann es eine gute Idee sein, über Pull-basierte-Zahlungsmethoden wie Lastschriften nachzudenken. Mit einem Zahlungsanbieter wie GoCardless können Sie die Zahlung direkt vom Bankkonto Ihres Kunden abbuchen, Ihr Geld schneller erhalten und die Mahnstufen vollständig umgehen.

Wir können helfen

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