Buchhaltungssoftware für Vereine - Überblick & Vergleich

Auch wenn Vereine keine Gewinnorientierung verfolgen – sie müssen, wie jedes andere Unternehmen, eine ordentliche Buchhaltung führen. So müssen Einnahmen und Ausgaben transparent dokumentiert, Finanzen übersichtlich dargestellt und auch besondere Anforderungen wie die Ausstellung von Spendenbescheinigungen befolgt werden.

Gerade für kleine oder gemeinnützige Vereine kann die Buchhaltung viel Mühe bereiten.  Buchhaltungssoftware für Vereine bietet hier Abhilfe und unterstützt dabei, alle gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

In diesem Artikel besprechen wir, welche Kriterien für Buchhaltungssoftware Vereine benötigen, welche Besonderheiten zu beachten sind und welche besten Buchhaltungsprogramme für Vereine es gibt.

Was muss man bei der Buchhaltung von Vereinen beachten

Die Buchhaltung von Vereinen unterscheidet sich in einigen Punkten von der Buchhaltung von Unternehmen. Freilich sind auch Vereine als juristische Personen zur Buchführung (auch ohne Gewinnabsicht) und der Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) verpflichtet. Zusätzlich müssen jedoch auch die Spezifika und zusätzlichen Bestimmungen wie jene des Sonderkontenrahmen für gemeinnützige Vereine (SKR 49) eingehalten werden.

Für viele Vereine wird eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreichen, bei größeren Vereinen mit mehr als Tausenden von Mitgliedern und entsprechendem Beleg- oder Transaktionsvolumen wird – alleine bereits zwecks transparenter Aufstellung - eine Bilanz erforderlich sein. Spätestens ab 30.000 EUR Jahresgewinn besteht ohnehin eine Bilanzpflicht.

Speziell bei der Buchhaltung von Vereinen ist auch, dass hier bestimmte Arten von Einkünften anfallen - häufig werden Mitgliedsbeiträge erhoben, offline und online werden Spenden gesammelt und in manchen Fällen gibt es auch Förderungen von öffentlicher Stelle. All diese Einkünfte und Ausgaben müssen in der Buchhaltung entsprechend erfasst werden.

Buchhaltung für gemeinnützige Vereine

Gemeinnützige Vereine sind prinzipiell von der Steuer befreit - auf Mitgliedsbeiträge oder Spenden gibt es also keine Steuern. Dennoch müssen gemeinnützige Vereine eine ordentliche Buchhaltung führen und sind zudem verpflichtet, ihre Spenden und Förderungen und die Mittelverwendung transparent nachzuweisen. Egal, welche Buchhaltungssoftware Vereine verwenden – auch eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen kann geeignet sein – es müssen alle erforderlichen Funktionen geboten werden, damit der Verein auch die speziell geltenden Vorschriften einhalten kann.

Hierzu zählt etwa die Trennung der Buchführung zwischen ideellem Bereich und Zweckbereich, denn: im Zweckbereich müssen 7 % Umsatzsteuer entrichtet werden. Diesbezüglich sind Vereine als Gewerbebetriebe einzuschätzen, sodass die Grenze der Steuerfreiheit bei 35.000 EUR pro Jahr zur Anwendung kommt; für Umsätze über diesen 35.000 EUR, aber auch bei Erträgen aus dem Finanzvermögen besteht Steuerpflicht.

Buchhaltung für kleine Vereine

Für kleine Vereine, die sich nicht leisten können, einen professionellen Buchhalter zu beauftragen oder teure Buchhaltungssoftware zu kaufen, gibt es glücklicherweise kostenlose Alternativen. Es wäre eine Möglichkeit, dass man etwa mit einer Excel-Tabelle oder bestimmten Online-Tools die Buchhaltung für kleine Vereine kostenlos durchführen kann. Allerdings bieten diese Optionen in der Regel weniger Funktionen bieten und sind meist weniger benutzerfreundlich als professionelle Alternativen.

Buchhaltung alleine machen oder machen lassen?

Die Buchhaltung für einen Verein kann entweder vom Vorstand selbst übernommen oder an einen professionellen Buchhalter delegiert werden. Wenn der Verein die Buchhaltung selber macht, kann dies Kosten sparen, aber viel Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit mit sich bringen. Ein Buchhalter hingegen kann sicherstellen, dass die Buchhaltung ordnungsgemäß und fehlerfrei durchgeführt wird, was in vielen Fällen den Kostenaufwand rechtfertigt.

Die Entscheidung, welche Option für den Verein am besten geeignet ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Möglichkeiten des Vereins ab. Womöglich verfügt der Vorstand des Vereins bereits über ein Mitglied mit relevanten Kenntnissen oder Fachqualifikationen, sodass diese Person die Buchhaltung im Verein effektiv übernehmen kann.

Buchhaltungsprogramme für Vereine - ein guter Kompromiss

Einfacher kann man die Buchhaltung für Vereine gestalten, indem man auf perfekt zugeschnittene Buchhaltungssoftware setzt. Zwar sind solche Programme teils auch als klassische Software für PCs verfügbar, aufgrund der geringeren Wartungskosten und ständiger Aktualisierung sollte man jedoch ausschließlich auf Buchhaltungsprogramme in der Cloud setzen. Bieten diese auch die erforderlichen Funktionen, kann man als Verein die Buchhaltung vereinfachen und teils sogar automatisieren.

Damit diese Buchhaltungsprogramme für Vereine ein guter Kompromiss zum teuren Einsatz eines Steuerberaters oder Buchhalters sind, sollten diese über folgende Tools und Funktionen verfügen:

• EÜR-Funktionen

• Rechnungen schreiben

• Onlinebanking

• Digitale Belege

• Erstellung von Berichten und Zahlscheinen

• Übersichtliche Zusammenfassungen im Dashboard

• Zusammenarbeit mit Buchhaltern

• Umsatzsteuer-Voranmeldung (Elster)

• CSV-Import für Daten aus bisheriger Software

Besonders wichtig und vorteilhaft ist es zudem, wenn folgende Funktionen unterstützt werden:

• DATEV-Export: DATEV ist ein Standard für Finanzdaten, der von vielen Steuerberatern und Buchhaltern verwendet wird. Mit einem Buchhaltungsprogramm, das den DATEV-Export unterstützt, können Vereine ihre Buchhaltungsdaten einfach und schnell an ihren Steuerberater übermitteln.

• Unterstützung von Buchungskonten nach SKR 49 für gemeinnützige Vereine

• Ausstellung von Spendenbescheinigungen

Unsere 5 Top Buchhaltungsprogramme für Vereine

Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Vereine gibt es einerseits in Form flexibler, allgemeiner Buchhaltungs-Apps (z.B. sevDesk, lexoffice, Buchhaltungsbutler), sowie spezialisierter Anbieter wie easyVerein und WISO Mein Verein. Einige Anbieter bieten einen Preisnachlass für (gemeinnützige) Vereine, Anfragen kann sich also definitiv lohnen.

sevDesk

sevDesk ist eine Online Buchhaltungssoftware, die von der sevDesk GmbH in Offenburg entwickelt wurde. Durch seine Fokussierung auf Selbstständige & KMUs ist die cloudbasierte Buchhaltungs App auch als Buchhaltungs Software für Vereine geeignet. Über die mobile sevDesk App können Belege abfotografiert und digitalisiert werden, Rechnungsdaten werden dank moderner KI automatisch erkannt. Über das integrierte Mahnwesen können automatisch Mahnungen erstellt und versandt werden.

Besonders die Buchhaltung für kleine Vereine kann mit sevDesk dank EÜR-Funktion einfach abgewickelt werden, die EÜR wird automatisch aus eingegebenen Einnahmen und Ausgaben erstellt. Doch auch große Vereine sind bei sevDesk richtig aufgehoben, denn auch Bilanz und GuV können hier erstellt werden.

Wichtige Features von sevDesk

• GoBD-konform

• DSGVO-konform (Serverstandort: Deutschland)

• Online-Banking-Integration (über 3.000 Banken unterstützt)

• Integriertes Mahnwesen

• Rechnungsüberweisung direkt aus sevDesk

• Kassenbuch

• DATEV-Export

• Zusammenarbeit mit Steuerberater

• DDoS-Schutz, TLS-Zertifizierung

lexoffice

lexoffice ist eine seit 2011 verfügbare Online Buchhaltungssoftware für KMUs, die von der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg im Breisgau entwickelt wird. Wichtige Anforderungen wie GoBD- und DSGVO-Konformität sowie ISO-27001-Zertifizierung werden vom Anbieter erfüllt. Über die lexoffice App können Belege per Smartphone erfasst und abgelegt werden. Die Online Banking-Integration ist mit über 4.000 Banken kompatibel.

Praktisch ist das übersichtliche Dashboard, auf dem man sowohl Konten, Finanzen, Aufgaben und Kommunikation mit dem Steuerberater im Blick hat. Weitere erwartete Funktionen wie Angebotserstellung, Mahnwesen, Kassenbuch und DATEV-Export sind ebenfalls on Bord. Kleine Vereine können die EÜR aufstellen, größere Vereine Bilanz und GuV erstellen.

Auch gemeinnützige Vereine mit Mitarbeitern können auf lexoffice setzen, die automatisierte Lohnabrechnung bietet den nötigen Komfort. Bei Interesse kann man lexoffice mit einer unverbindlichen 30-tägigen Testphase kostenlos erproben. Die lexoffice Preise starten bei 5,90 EUR pro Monat – abgerechnet wird monatlich.

• GoBD-konform

• DSGVO-konform (Serverstandort: Deutschland)

• EÜR und Bilanzerstellung

• Online-Banking-Integration (über 4.000 Banken unterstützt)

• Integriertes Mahnwesen

• Rechnungsüberweisung direkt aus sevDesk

• Kassenbuch

• DATEV-Export

• Zusammenarbeit mit Steuerberater

• DDoS-Schutz, TLS-Zertifizierung

Buchhaltungsbutler

Der Buchhaltungsbutler, entwickelt von der Buchhaltungsbutler GmbH in Berlin, ist eine noch junge cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige, KMU und Vereine. Im Marketing präsentiert sich das Tool mit auf Basis von Selbsttest festgestellter „76 % schnelleren Buchhaltung“. Grundlegende Anforderungen wie GoBD- und DSGVO-Konformität sowie TÜV-Zertifizierung sind gegeben.

Erwähnenswert ist die starke Fokussierung der Buchhaltungs App auf smarte Vorkontierung und intelligente Workflows, welche sich von anderer Buchhaltungssoftware für Vereine abhebt. Jeder Verein kann den Buchhaltungsbutler nutzen, es können EÜR oder Bilanz erstellt werden, alle gängigen Kontenrahmen – darunter auch SKR49 für Vereine – werden unterstützt.

KI-gestützte Belegerkennung vereinfacht die Vereinsbuchhaltung ebenso wie Online Banking-Integration mit Tausenden von Banken, integriertes Mahnwesen, Angebotserstellung, DATEV-Export und eine komfortable Funktion zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Für Vereine ist eine 14-tägigie kostenlose Testphase des Tools verfügbar, danach kostet der Buchhaltungsbutler für Vereine jedoch ab 31,96 EUR pro Monat (bei jährlicher Abrechnung).

• GoBD-konform

• DSGVO-konform (Serverstandort: Deutschland)

• EÜR und Bilanzerstellung

• Online-Banking-Integration

• Integriertes Mahnwesen

• Rechnungsüberweisung direkt aus sevDesk

• Kassenbuch

• DATEV-Export

• Zusammenarbeit mit Steuerberater

easyVerein

easyVerein ist eine spezielle Verein Buchhaltungssoftware in der Cloud, entwickelt von der SD Software-Design GmbH aus Freiburg im Breisgau. GoBD- und DSGVO-Konformität sind gegeben, zudem ist ein DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit Buchhaltern und eine praktische Online Banking-Integration on Bord. easyVerein ist nur für kleine Vereine geeignet – es wird nur EÜR-, nicht aber Bilanzerstellung geboten.

Spezielle Features wie die Erstellung von Spendenbescheinigungen und die maschinell erstellte Zuwendungsbestätigung nach EStR R 10b.1. wird ebenfalls geboten, der Standardkontenrahmen SKR49 und weitere sind integriert. Interessant für kleine und gemeinnützige Vereine sind auch die integrierte Mitgliederverwaltung, Sitzungsverwaltung und Terminverwaltung – der Anbieter sieht sein Tool nämlich ganzheitlich als Vereinsverwaltungssoftware.

easyVerein kostet inklusive Buchhaltung-Modul ab 15,30 EUR pro Monat, doch gemeinnützige Vereine können 50 % Preisnachlass erhalten.

• GoBD-konform

• DSGVO-konform (Serverstandort: Deutschland)

• EÜR-Erstellung

• Mitgliederverwaltung

• Spendenbescheinigung erstellen

• Online-Banking-Integration

• Integriertes Mahnwesen

• Rechnungsüberweisung direkt aus sevDesk

• Kassenbuch

• DATEV-Export

• Zusammenarbeit mit Steuerberater

WISO Mein Verein

WISO Mein Verein ist eine Vereinssoftware der Buhl Data Service GmbH aus NRW, welche auch als Buchhaltungssoftware für Vereine genutzt werden kann. Gewöhnliche Anforderungen wie DSGVO- und GoBD-Konformität werden erfüllt, eine funktionsstarke Mobile App für iOS und Android erleichtert die Verwaltung.

Für die Finanzverwaltung von Vereinen gibt es Features wie Online Banking-Integration, Belegscan per Mobile App, EÜR und Bilanzerstellung sowie DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Die für Vereine so wichtigen Features wie Mitgliederverwaltung, Terminmanagement und Beitragswesen, samt der Ausstellung von Spendenbescheinigung sind verfügbar. Auch die Unterstützung für den Standardkontenrahmen SKR 49 wird geboten.

Vereine können WISO Mein Verein für 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen, danach ab 12 EUR pro Monat nutzen (monatliche Abrechnung).

• GoBD-konform

• DSGVO-konform (Serverstandort: Deutschland)

• EÜR-Erstellung

• Mitgliederverwaltung

• Spendenbescheinigung erstellen

• Online-Banking-Integration

• Integriertes Mahnwesen

• Rechnungsüberweisung direkt aus sevDesk

• Kassenbuch

• DATEV-Export

• Zusammenarbeit mit Steuerberater

GoCardless kann bei der Verwaltung Ihres Vereins helfen

Unbestritten ist die Lastschrift für Vereine die beste und komfortabelste Möglichkeit, um Mitgliedsgebühren ihrer Mitglieder einzuheben. Ein Einzug per Kreditkarte birgt für Sie als Verein die Gefahr, dass die Karte abgelaufen oder gesperrt wurde – Mitglieder müssen entweder mühsam die Kartendetails aktualisieren oder vergessen darauf, wodurch sie ein Mitglied verlieren würden.

Indem Sie die Mitgliedsgebühren per Lastschrift einziehen, können Sie Zahlungsausfälle minimieren und die Mitgliederbindung steigern, bei Erhöhung der Mitgliedsgebühr den eingezogenen Betrag automatisch anpassen und – besonders wichtig – ihren administrativen Aufwand für die Verwaltung von Mitgliedschaften und Zahlungen reduzieren.

Mit den Lösungen von GoCardless können Sie diese wiederkehrenden Zahlungen ganz automatisch nach dem Pull-Prinzip einziehen, den Zahlungstermin frei bestimmen und alle ausstehenden Zahlungen jederzeit übersichtlich im Dashboard einsehen.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.