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Rechnungsgutschrift

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Zuletzt bearbeitetNov. 2022Lesezeit 2 min.

Der Prozess der Rechnungsstellung ist oft einfach. Ein Kunde tätigt einen Kauf, Ihr Unternehmen stellt eine Rechnung aus, und der Kunde zahlt. Aber was passiert, wenn der Kunde eine Rücksendung vornimmt? Dann müssen Sie die Rückerstattung notieren, oft mit einer Rechnungsgutschrift.

Lesen Sie hier weiter, um zu erfahren, was eine Rechnungsgutschrift eigentlich genau ist und wie Sie selbst eine Rechnungsgutschrift erstellen können.

Was bedeutet Rechnungsgutschrift?

Eine Gutschrift ist ein Vermerk, in dem der ursprüngliche Rechnungsbetrag wieder gutgeschrieben wird, auch Gutschrift genannt. Eine Kundenrückerstattung ist das häufigste Beispiel für die Definition einer Gutschrift, aber es gibt zahlreiche Umstände, unter denen dieser Vermerk zutreffen kann.

Anstatt die ursprüngliche Rechnung aus Ihren Unterlagen zu löschen, können Sie mit Rechnungsgutschriften Ihr Kundenkonto aktualisieren und die Forderungen aus der Buchhaltung nach Bedarf ändern: Bei der Rechnungsgutschrift handelt es sich um ein neues Dokument, das als Ergänzung zur ursprünglichen Rechnung ausgestellt wird. Sie ist sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer nützlich, da sie die Richtigkeit der Aufzeichnungen gewährleistet.

Wofür wird eine Rechnungsgutschrift verwendet?

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Sie Ihre ursprüngliche Rechnung ändern müssen, um eine Gutschrift auf dem Konto des Kunden vorzunehmen. Wenn Sie sich ansehen, wofür eine Rechnungsgutschrift verwendet wird, stoßen Sie wahrscheinlich auf alltägliche Gründe wie die folgenden:

  • Werbeaktionen und Rabatte - Der Verkäufer möchte den Kunden für seine Treue belohnen, indem er ihm einen Rabatt gewährt. Dieser kann über eine Rechnung mit einer Gutschrift auf das Konto des Kunden übertragen werden.

  • Kundenrückgaben - Der Kunde gibt Produkte zurück, die er bereits bezahlt hat. Im Gegenzug stellt der Verkäufer eine Gutschrift aus, um den ursprünglich auf der Rechnung angegebenen Betrag zu korrigieren.

  • Rechnungsstreit - Der Kunde ist der Meinung, dass ihm die ursprünglichen Artikel zu Unrecht in Rechnung gestellt wurden, und der Verkäufer einigt sich darauf, den Preis zu senken. Die Rechnungsgutschrift wird ausgestellt, um diese Preissenkung zu berücksichtigen.

  • Rechnungsfehler - Entweder der Kunde oder der Verkäufer stellt Fehler in der ursprünglichen Rechnung fest, nachdem diese bereits bezahlt und abgeschlossen wurde. Der Verkäufer kann eine Rückerstattung ausstellen, um den Fehler mittels einer Gutschrift zu korrigieren, und der Kunde korrigiert den Fehler in seiner Buchhaltung mit einer erhaltenen Rechnungsgutschrift.

  • Kundenvorauszahlung - Unternehmen, die mit Stammkunden zu tun haben, verfügen möglicherweise über eine Vereinbarung, nach der die Kunden auf Rechnung zahlen können. Das bedeutet, dass sie das Prepaid-Konto zur Deckung ihrer Rechnung nutzen wollen. In diesem Fall kann das Unternehmen eine Rechnungsgutschrift ausstellen, die als Beleg dient.

Wie man eine Rechnungsgutschrift erstellt

Wenn Sie eine Rechnung mit einer Gutschrift erstellen müssen, folgen Sie einfach der gleichen Struktur wie bei jeder anderen Rechnung. Eine Rechnungsgutschrift sollte demnach folgende Daten enthalten:

  • Name und Konto des Empfängers

  • Name und Konto des Absenders

  • Umfang der erbrachten Leistungen / Beschreibung der Waren

  • Datum

  • Rechnungsnummer

  • Steuersatz und Steuerbetrag

  • Der Betrag der Gutschrift

In der Regel gibt Ihnen Ihre Rechnungssoftware eine Vorlage für eine Gutschriftsrechnung vor, die Sie ausfüllen und mit Leerzeichen versehen können, um die Gutschrift auf dem Kundenkonto wiederzugeben. Sie können dann die Gutschriftsrechnung mit der ursprünglichen Rechnung über die Referenznummer verknüpfen, um sie im System abzustimmen.

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