Die 3 wichtigen Schritte bei Rücklastschriften

Das Lastschriftverfahren ist in Deutschland eine der beliebtesten Zahlungsmethoden. Zurecht! Denn gerade für Unternehmen bietete es enorme Vorteile: Da es sich um eine "Pull"-Zahlungsmethode handelt, haben Sie die Kontrolle darüber, wann ein Kunde bei Ihnen bezahlt. Zudem haben Lastschriften im allgemeinen eine viel geringere Quote an fehlgeschlagenen Zahlungen als andere Zahlungsmethoden. Dennoch kann es hin und wieder zu Rücklastschriften kommen.

Was ist eine Rücklastschrift?

Bei einer Rücklastschrift handelt es sich um eine Transaktion, die nicht ausgeführt werden kann. Dies kann mehrere Gründe haben: 

• Das Konto Ihres Kunden ist nicht ausreichend gedeckt. Einer der häufigsten Gründe, warum es zu einer Rücklastschrift kommt, ist, dass Ihr Kunde nicht über genügend Guthaben auf seinem Konto verfügt. 

• Die Kontodaten Ihres Kunden sind falsch oder nicht mehr aktuell. Im Gegensatz zu Kartenzahlungen kann ein einmal erteiltes Einzugsermächtigungs-Mandat nicht ablaufen. Es kann jedoch passieren, dass die Kontodaten Ihres Kunden durch einen Kontowechsel nicht mehr aktuell sind oder das Konto sogar geschlossen ist. Ebenso kann Ihr Kunde bei der Eingabe seiner Zahlungsdaten einen Fehler gemacht haben.

• Ihr Kunde hat der Lastschrift widersprochen. Innerhalb von sechs Wochen haben Ihre Kunden das Recht, Lastschriften zu widersprechen. 

• Ihr Kunde hat das Lastschriftmandat storniert. Die Stornierung des Lastschriftmandats ist eine Hauptursache für fehlgeschlagene Zahlungen. Stornierte Mandate machen etwa 15% aller fehlgeschlagenen Lastschriftzahlungen aus. 

Eine Rücklastschrift ist für Unternehmen besonders ärgerlich, da die fehlgeschlagene Zahlung geprüft werden muss. Dies zieht zusätzliche manuelle Verwaltungskosten und im schlimmsten Fall unangenehme Gespräche mit Ihren Kunden nach sich. Zudem bedeutet jede fehlgeschlagene Transaktion einen Einnahmeverlust für Ihr Unternehmen und reduziert somit Ihren Cashflow.

Da bei Rücklastschriften auch ein verwaltungstechnischer Aufwand für die Banken oder Zahlungsdienstleister (PSP) entsteht, fallen hier zusätzliche Gebühren an. 

Wie hoch sind die Gebühren für eine Rücklastschrift?

Zunächst einmal fallen Gebühren zwischen den Banken an, die an das einziehende Unternehmen weitergereicht werden. Besteht eine korrekte Zahlungsverpflichtung können diese Kosten an den Kunden weitergegeben werden. 

Die Kosten einer Rücklastschrift sind für Unternehmen oft höher, als nur die unmittelbar entgangenen Einnahmen. Denn eine fehlgeschlagene Zahlung kann zum Verlust eines Kunden und zu den Kosten für die Suche nach einem neuen Kunden führen. 

GoCardless-Tipp:

Für jede Lastschriftzahlung ist eine Einzugsermächtigung (Mandat) erforderlich. Nur diese berechtigt die Bank oder Ihren Zahlungsdienstleister (PSP) dazu, die Zahlung vom Konto Ihres Kunden abzubuchen. Eine vom Kunden eingeleitete Rücklastschrift stellt in manchen Fällen auch einen Widerruf der Einzugsermächtigung dar. Aus diesem Grund weisen viele Unternehmen ihre Kunden nach einer Rücklastschrift darauf hin, dass eventuell ein neues Mandat für den Einzug erteilt werden muss.

Wie gehen Sie also am besten mit Rücklastschriften um? Wir verraten Ihnen die drei wichtigsten Schritte:

Schritt 1

Um eine Rücklastschrift zu beheben, muss man wissen, , dass die Zahlung fehlgeschlagen ist. Es ist also von entscheidender Bedeutung, dass der Status der Zahlung – speziell die Information über eine Rücklastschrift – schnell an die weiteren Systeme übergeben werden. Im optimal Fall geschieht dies im CRM (Customer-Relationship-Management), um einen zentralen Blick auf den einzelnen Kunden zu haben.

Wie kann GoCardless helfen?

Wann immer eine Zahlung fehlschlägt oder eine Rücklastschrift entsteht, wird GoCardless Sie umgehend  darüber benachrichtigen. GoCardless sendet Ihnen auch eine automatische Benachrichtigung, wenn Ihr Kunde ein Lastschriftmandat storniert. Das frühzeitige Wissen über die Stornierung verschafft Ihnen Zeit zum handeln und verhindert neue Rücklastschriften.

Schritt 2

Starten Sie einen erneuten Versuch, die Zahlung einzuziehen – allerdings zu einem späteren Zeitpunkt. Viele Unternehmen arbeiten hier mit einem so genannten “Hoffnungslauf”, um in einem Schritt alle fehlgeschlagenen Zahlungen neu anzustoßen. Diese Strategie zeigt Wirkung, ist aber dennoch nicht ideal. Die Lösung besteht in einer automatische Steuerung. Der Zeitpunkt für eine Wiederholung der Zahlung wird so entweder nach einer Regel erzeugt oder dynamisch pro Kunde als ‚smart Retry‘ angewiesen. Es entsteht somit kein manueller Aufwand Zahlung zu prüfen, markieren oder neu anzulegen.

Wie kann GoCardless helfen?

GoCardless stellt Ihnen hilfreiche Funktionen zur Verfügung, um fehlgeschlagene Zahlungen einfach und ohne großen Aufwand zu verwalten. Wir helfen Ihnen auch dabei, den optimalen Umgang mit Rücklastschriften für Ihr Unternehmen zu finden So können Sie einzelne Zahlungen gezielt neu anstoßen oder automatische  Wiederholungen als Retry oder Smart-Retry konfigurieren. GoCardless ermittelt in diesem Fall den besten Zeitpunkt die Zahlung zu wiederholen, um den Erfolg des Einzugs sicherzustellen.

Schritt 3

Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Kunden – denn die sind das Wichtigste! Jeder Kunde, der frustriert abwandert, stellt einen großen finanziellen Verlust für Ihr Unternehmen da. Sorgen Sie also unbedingt dafür, Ihre Kunden freundlich und frühzeitig sowohl über die fehlgeschlagene Zahlung, als auch über Ihre nächsten Schritte zu informieren. 

Wie kann GoCardless helfen?

Mit GoCardless können E-Mails, die Ihre Kunden über den erneuten Zahlungseinzug informieren, automatisch versendet werden. Das spart Ihnen einen enormen, manuellen Verwaltungsaufwand. Im Optimalfall lassen Sie Ihre Kunden in dieser Situation selbst ein Datum für die erneute Zahlung wählen, um weitere Rücklastschriften zu vermeiden.

Holen Sie sich einen Experten an Ihre Seite

GoCardless ist eine erprobte und getestete Plattform für die Entgegennahme von wiederkehrenden Zahlungen in großem Umfang. Wir ziehen jährlich Zahlungen für über 50.000 Unternehmen auf der ganzen Welt ein. Unser Netzwerk für grenzenlose Zahlungen verbindet acht Lastschriftverfahren, die 30 Länder abdecken. Dabei arbeiten wir mit mehr als 200 führenden Anbietern von Finanz- und Unternehmenssoftware zusammen, um GoCardless über sie verfügbar zu machen.