Ursachen, Kosten und Lösungen: Alles über Rücklastschriften

Das Lastschriftverfahren ist in Deutschland eine der beliebtesten Zahlungsmethoden. Denn gerade für Unternehmen bietete es enorme Vorteile. Seit der Einführung der SEPA-Lastschrift haben Unternehmen die Möglichkeit, problemlos Euro-Zahlungen von Konten in 34 SEPA-Ländern und assoziierten Gebieten einzuziehen. Besonders Ecommerce- und SaaS-Anbieter profitieren dabei von der problemlosen digitalen Abwicklung. 

Die Erteilung von Lastschriftmandaten

Bevor Sie jedoch fällige Rechnungsbeträge mit der SEPA-Lastschrift einziehen können, benötigen Sie ein sogenanntes Lastschriftmandat. Dabei muss Ihr Kunde Sie berechtigen, Zahlungen direkt von seinem Bankkonto einzuziehen. Sobald der Kunde im Checkoutprozess ein SEPA Lastschriftmandat erteilt hat, kann er ohne manuellen Aufwand im CRM-System (Customer-Relationship-Management) angelegt werden. Die nachgelagerte Zahlung kann sofort initiiert und geprüft werden. 

In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt SEPA-Lastschriftmandate (auch mit GoCardless) einrichten können.

Keine Sorge um den Cashflow

Da es sich bei Lastschriftverfahren um eine "Pull"-Zahlungsmethode handelt, haben Unternehmen die Kontrolle darüber, wann ein Kunde bezahlt. Das hält den Cashflow stabil und ermöglicht Unternehmen ein kontinuierliches Wachstum. 

Lastschriften haben zudem eine viel geringere Quote an fehlgeschlagenen Zahlungen als andere Zahlungsmethoden. Rücklastschriften über GoCardless sind besonders selten: In der Praxis werden weniger als 0,1% der Zahlungen von Kunden zurückgefordert. Dennoch kann es hin und wieder zu Rücklastschriften kommen.

Was ist eine Rücklastschrift?

Bei einer Rücklastschrift handelt es sich um eine Transaktion, die nicht ausgeführt werden kann. Dies kann mehrere Gründe haben. Eine Rücklastschrift bezeichnet auch ein Verfahren, mit denen ein Kunde Zahlungen zurückfordern kann, die über das Lastschrift Schema seiner Bank eingezogen wurden. Aufschluss über die genaue Ursache der Rücklastschrift geben die so genannten R-Codes. Hierbei gilt es grundsätzlich zwischen einem aktiven Widerspruch oder einem Fehler in der Abwicklung zu unterscheiden. Im English spricht man von Chargeback bzw. Failure. Die Unterscheidung ist wichtig, da beide Arten unterschiedlich zu adressieren sind. Bei einem aktiven Widerspruch muss zunächst der Kontakt zum Kunden gesucht werden und die Serviceleistung überprüft werden. Bei einem Fehler in der Abwicklung gilt es zunächst die Abläufe zu prüfen und ob alle Informationen des Kunden korrekt vorliegen.

Was sind R-Codes?

Schlägt eine Zahlung oder das Einrichten eines Mandats fehl, werden Sie mittels einer Nachricht von der Bank gewarnt. Diese Nachrichten (aus dem Englischen bekannt als R-Codes oder R-Transaktionen) umfassen: Rückweisung (Reject), Ablehnung (Refusal), Rückgabe (Return), Widerspruch (Refund), Rückruf (Revocation), Stornierung (Reversal), Antrag auf Stornierung (Request for cancellation).

In unserem Leitfaden erklären wir Ihnen die Meldungen genau, die Sie eventuell von der Bank erhalten. 

Warum kann ein Kunde eine Rücklastschrift fordern? 

Da Lastschriften leicht einzurichten sind und Zahlungen ohne ausdrückliche Genehmigung des Zahlers erstellt und belastet werden können, wurde für Kunden der Schutzmechanismus der Rücklastschrift eingerichtet, wenn Zahlungen irrtümlicherweise von ihrem Konto eingezogen wurden.

Wie lange kann ein Kunde eine Rücklastschrift geltend machen?

Der Zeitrahmen, in dem ein Kunde eine Rücklastschrift nach einem Einzug geltend machen kann, unterscheidet sich je nach Schema. Generell lässt sich aber sagen: Kunden können von ihrer Bank Rückerstattungen für unberechtigte SEPA-Abbuchungen bis zu 13 Monate lang erhalten. Wenn ein gültiges Mandat vorliegt, sind die Rückerstattungsansprüche auf 8 Wochen begrenzt. 

Was bedeutet eine Rücklastschrift für Unternehmen?

Eine Rücklastschrift ist für Unternehmen besonders ärgerlich, da die fehlgeschlagene Zahlung geprüft werden muss. Dies zieht zusätzliche manuelle Verwaltungskosten und im schlimmsten Fall unangenehme Gespräche mit Ihren Kunden nach sich. Zudem bedeutet jede fehlgeschlagene Transaktion einen Einnahmeverlust für Ihr Unternehmen und reduziert somit Ihren Cashflow. 

Da bei Rücklastschriften auch ein verwaltungstechnischer Aufwand für die Banken oder Zahlungsdienstleister (PSP) entsteht, fallen Gebühren an. 

Wie hoch sind die Gebühren für eine Rücklastschrift?

Zunächst einmal fallen Gebühren zwischen den Banken an, die an das einziehende Unternehmen weitergereicht werden. Besteht eine korrekte Zahlungsverpflichtung können diese Kosten an den Kunden weitergegeben werden. 

Doch die tatsächlichen Kosten einer Rücklastschrift sind für Unternehmen oft höher, als nur die unmittelbar entgangenen Einnahmen. Denn eine fehlgeschlagene Zahlung kann zum Verlust eines Kunden und zu den Kosten für die Suche nach einem neuen Kunden führen. 

Wie kann GoCardless helfen?

GoCardless stellt Ihnen hilfreiche Funktionen zur Verfügung, um fehlgeschlagene Zahlungen einfach und ohne großen Aufwand zu verwalten. Wir helfen Ihnen auch dabei, den optimalen Umgang mit Rücklastschriften für Ihr Unternehmen zu finden. 

Wann immer eine Zahlung fehlschlägt oder eine Rücklastschrift entsteht, wird GoCardless Sie beispielsweise umgehend darüber benachrichtigen. GoCardless sendet Ihnen auch eine automatische Benachrichtigung, wenn Ihr Kunde ein Lastschriftmandat storniert. 

Das frühzeitige Wissen über die Stornierung verschafft Ihnen Zeit zum handeln und verhindert neue Rücklastschriften. Sprechen Sie mit einem unserer Experten über diese und weitere wertvolle Funktionen von GoCardless, die Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen werden.