Services à la personne : 8 astuces pour maximiser votre productivité

En tant que dirigeant d'une structure de services à la personne (SAP), vous cherchez à offrir à vos bénéficiaires les meilleures prestations. Pas facile, toutefois, de vous consacrer pleinement à cet objectif en étant sur tous les fronts. Savez-vous qu’entre la prospection, le recrutement et autres tâches administratives, il faudrait 3 heures supplémentaires par jour à un dirigeant de petite entreprise pour accomplir ses missions ?

Gestion des priorités, digitalisation, automatisation, déconnexion… Découvrez 8 actions concrètes pour être plus efficace au jour le jour et mieux servir vos clients.

1. Gérez vos priorités

Le matin serait le moment le plus productif de la journée. Consacrez votre énergie matinale aux missions stratégiques ou à valeur ajoutée : rendez-vous commercial, entretien de recrutement, développement de nouveaux produits et services...

Vous égarez sans cesse votre to-do list ? Utilisez une application cloud pour la synchroniser entre vos différents appareils mobiles.

2. Privilégiez les méthodes de travail collaboratives

Plutôt que de bombarder vos salariés d’emails, considérés comme un frein à la productivité, mettez en place une plateforme collaborative ou un réseau social d’entreprise. L’intérêt : communiquer et partager des documents en temps réel. Vous pouvez même créer des sous-groupes projets ou de compétences pour une communication ciblée : intervenants spécialisés, équipe administrative…

Proposez également à vos bénéficiaires un espace client dédié, accessible 24h/24. Ils pourront ainsi vous adresser de nouvelles demandes mais aussi consulter leurs devis ou factures à tout moment. Pratique pour éviter les demandes de duplicata.

3. Renforcez l’autonomie de vos intervenants

Vos salariés pointent pour leur mission en composant un numéro depuis la ligne fixe des clients ? Offrez-leur plus de réactivité grâce à la télégestion sur mobile : il leur suffira alors de scanner un code barre, un lecteur à puces ou un badge NFC1 depuis leur smartphone.

Autre atout de cette solution : communiquer en temps réel avec vos salariés en cas de problème, ou pour les informer des tâches à effectuer sur place. Vous êtes ainsi plus proactif vis-à-vis de vos bénéficiaires.

4. Automatisez vos processus

Planification des missions, gestion des appels, création de devis, gestion de trésorerie… De nombreuses tâches manuelles et chronophages plombent la productivité d’une structure SAP. Du logiciel de planning à la téléphonie nouvelle génération en passant par la dématérialisation des prélèvements automatiques, il existe des moyens efficaces d’automatiser vos processus les plus ardus. À la clé : plus de temps pour vous concentrer sur l’essentiel.

» Services à la personne : 6 actions concrètes pour gagner du temps au quotidien

5. Déconnectez-vous quand il le faut

Même sans recevoir de notifications, nous consultons notre smartphone toutes les 15 minutes en moyenne. Pas étonnant que la concentration en pâtisse. En période tendue, n’hésitez pas à éteindre les données mobiles sur votre portable, ou à le placer hors de votre portée immédiate.

De manière générale, prenez l’habitude de vérifier votre boîte de réception par intervalles (toutes les heures par exemple). épart en vous dotant d’outil logiciels dédiés aux SAP : ils vous permettront de gagner du temps en automatisant vos tâches quotidiennes les plus ardues.

6. Faites de vraies pauses

Un sandwich pris sur le pouce devant votre écran d’ordinateur ? Pour maximiser votre productivité, mieux vaut rompre avec cette habitude. Selon une étude de HubSpot, le cerveau humain ne peut travailler plus de 90 à 120 minutes sans prendre de pause.

Conclusion : faites une vraie coupure à l’heure du déjeuner et n’hésitez pas à prendre régulièrement de courtes pauses tout au long de la journée.

7. Adoptez un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée

Avec la multiplication des équipements mobiles, la frontière entre le bureau et la maison devient poreuse. Pourtant, un salarié épanoui et reposé est plus efficace.

Veillez à votre bien-être : déconnectez-vous du travail autant que possible en sortant du bureau et encouragez vos collaborateurs à en faire de même.

8. Changez d’air

Dix minutes de marche par jour suffiraient à booster la productivité. Et si vous pratiquiez le « sans bureau fixe », en vous installant à différents postes dans vos locaux ou en travaillant à l’extérieur de temps en temps ? En plus de vous faire bouger, cette habitude stimulera votre créativité.