Online-Mandatsseiten

Die für die Überwachung des SEPA-Lastschriftverfahrens verantwortliche Organisation, der Europäische Zahlungsverkehrsausschuss, bestätigt in einem Erläuterungsschreiben, dass „ein Mandat ein elektronisches Dokument darstellen kann”. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, dieses Mandat unter Einhaltung der geltenden Bestimmungen zu erstellen und auf Ihrer Homepage anzubieten.

Um vorschriftsmäßige Mandatsseiten für Ihre Kunden zu erstellen, müssen Sie:

1. Ihre Online-Mandatsseiten in HTTPS bereitstellen

2. den Vornamen, Nachnamen, Adresse, Namen des Kontoinhabers sowie die IBAN oder die lokalen Bankdaten Ihrer Kunden erfassen

3. Weisen Sie Ihre Kunden in der Fußzeile der Seite darauf hin, dass Zahlungen von GoCardless eingezogen werden

4. das ausgefüllte elektronische SEPA-Lastschriftmandat vor Abschicken der Daten anzeigen

5. den Zeitplan der Vorabankündigung angeben

6. die Mandatsreferenznummer an Ihre Kunden übermitteln

Die Online-Mandatsseiten von GoCardless werden in diesem Leitfaden als Beispiel verwendet. Mit unseren Lösungen haben Sie die Wahl zwischen der Verwendung unseres elektronischen Standardmandats oder der Erstellung Ihres eigenen elektronischen Mandats.

1. Stellen Sie Ihre Online-Mandatsseiten in HTTPS bereit

Warum? Um sicherzustellen, dass die Daten Ihrer Kunden sicher übertragen werden.

Wie? Konfigurieren Sie Ihre Seite so, dass diese nur sichere Verbindungen (SSL) zulässt.

2. Erfassen Sie Vorname, Nachname, Adresse, Name des Kontoinhabers sowie IBAN oder lokale Bankdaten

Warum? Da dies die erforderlichen Mindestangaben zum Einrichten des SEPA-Lastschriftverfahrens sind.

Wie? Erfassen Sie die Daten auf der Online-Mandatsseite.

Der Name des Kontoinhabers kann vom Namen des Zahlungspflichtigen abweichen (z. B. für Transaktionen zwischen Unternehmen).

Wenn lokale Bankdaten verwendet werden, müssen diese zur Bestimmung der IBAN genutzt werden. Für grenzübergreifende Transaktionen muss zudem der BIC Ihrer Kunden erfasst oder abgeleitet werden (bis November 2016).

Sie sollten die vollständige Adresse erfassen, es ist aber auch möglich, nur den Ort oder die Postleitzahl zu erfassen.

Optional können Sie ebenso die E-Mail-Adresse oder Postanschrift Ihrer Kunden erfragen, an die Sie die erforderlichen Vorabankündigungen vor dem Einzug von Lastschriften senden können.

Einzug in SEPA-Ländern außerhalb des EWR?

Es gibt 5 SEPA-Länder außerhalb des EWR: Schweiz, Monaco, Mayotte, St Pierre, Miquelon. Wenn Ihr Unternehmen Geld aus diesen Ländern einzieht, müssen Sie die folgenden Informationen erfassen:

• Vollständige Anschrift des Zahlers mit Straßenname, Ort und Postleitzahl

• BIC-Code der Bank des Zahlers

3. Weisen Sie Ihre Kunden in der Fußzeile der Seite darauf hin, dass Zahlungen von GoCardless eingezogen werden

Warum? Zur Einhaltung der Datenschutzgesetze müssen Sie Ihre Kunden unbedingt über alle externen Datenverantwortlichen informieren, die Ihre Website betreiben.

Wie? Zu diesem Zweck können Sie folgenden Text in der Fußzeile Ihrer Seite anzeigen:

„Zahlungen per GoCardless. Lesen Sie den Datenschutzhinweis von GoCardless.“

Ohne vorherige Benachrichtigung könnten wir beide die Gesetze verletzen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Wenn eine Benachrichtigung technisch nicht möglich ist, sollten Sie in Ihrem Datenschutzhinweis auf Ihrer Website zumindest einen Verweis auf GoCardless aufführen. Dieser Text sollte wie folgt lauten:

„Wir verwenden GoCardless zur Abwicklung Ihrer Lastschriftzahlungen. Weitere Informationen zur Behandlung Ihrer persönlichen Daten und Datenschutzrechte, einschließlich Ihres Einspruchrechts, durch GoCardless finden Sie unterhttps://gocardless.com/legal/privacy/“.

Als Partner müssen Sie den obigen Hinweis „Zahlungen per GoCardless“ auf Ihren Zahlungsseiten hinzufügen oder es dem Händler zumindest ermöglichen, in der Dateneingabephase einen Link auf seinen Datenschutzhinweis bereitzustellen.

4. Zeigen Sie das ausgefüllte elektronische SEPA-Lastschriftmandat vor Abschicken der Daten an

Warum? Damit Ihre Kunden ihre Zustimmung zum Mandat bestätigen.

Wie? Zeigen Sie Ihren Kunden das ausgefüllte vorschriftsmäßige Online-Mandat an, bevor es übermittelt wird

Das elektronische Mandat muss angezeigt werden, damit Ihre Kunden es bestätigen können. Das Format dieses Mandats können Sie frei wählen, es muss jedoch folgende Elemente enthalten:

• Titel: „SEPA-Lastschriftmandat“

• Ihre Daten als Zahlungsempfänger: Gläubiger-Identifikationsnummer, Name, Adresse

• Daten Ihrer Kunden: Name des Kontoinhabers, Adresse, IBAN

• SEPA-Informationen: Mandatsreferenznummer (wird nach Abschicken der Daten generiert), Unterzeichnungsdatum

Folgender Gesetzestext muss ebenso im Mandat enthalten sein und darf nicht verändert werden (außer zur Eingabe des Zahlungsempfängers):

"Ich ermächtige (A) (Name des Zahlungsempfängers), Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich (B) weise ich mein Kreditinstitut an, die von (Name des Zahlungsempfängers) auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrags verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Meine Rechte zu dem obigen Mandat sind in einem Merkblatt enthalten, das ich von meinem Kreditinstitut erhalten kann."

Hier sehen Sie ein elektronisches Mandat als Beispiel:

Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer können Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen. GoCardless kann Ihnen ebenfalls eine Gläubiger-Identifikationsnummer übermitteln.

Sobald Ihr Kunde dem elektronischen Mandat zugestimmt hat, sollten Sie Uhrzeit und Datum der Transaktion sowie ein Transaktionsprotokoll speichern.

Wenn Ihre Seite auf Deutsch angezeigt wird, können Sie es als Standardsprache speichern. Wenn Sie sie in eine andere Sprache übersetzen möchten, müssen Sie die offiziellen Übersetzungen von der Webseite des Europäischen Zahlungsverkehrsausschusses verwenden.

5. Vereinbaren Sie einen Zeitplan für die Vorabankündigung

Warum? Damit Ihre Kunden wissen, wann bevorstehende Lastschriften angekündigt werden.

Wie? Geben Sie diese Information auf dem Online-Mandat an (Beispiel s. unten).

Vorankündigungen dienen dazu, dass Ihre Kunden über anstehende Lastschriften informiert werden und so gewährleisten können, dass ihr Bankkonto ausreichend gedeckt ist. Sie können den Zeitpunkt der Vorabankündigung mit Ihren Kunden vereinbaren, dieser darf jedoch höchstens 14 Tage vor dem Buchungsdatum liegen. Wir empfehlen, Vorabankündigungen 3 Tage vor dem Lastschrifteinzug oder beim Erstellen einer Zahlung zu versenden.

Sie können z. B. folgende Information auf der Bestätigungsseite aufführen:

"Durch Bestätigen akzeptieren Sie, 3 Kalendertage vor der Belastung Ihres Kontos darüber informiert zu werden."

6. Übermitteln Sie die Mandatsreferenznummer an Ihre Kunden.

Warum? Da diese Referenznummer stets auf dem Kontoauszug Ihrer Kunden erscheint, damit sie die Buchung zuordnen können.

Wie? Option 1: Auf der Seite zur Bestätigung der Zahlung:

Wir empfehlen, einen Link zum Herunterladen der PDF-Version des Mandats in der Sprache Ihres Kunden bereitzustellen.

Wie? Option 2: In der Bestätigungs-E-Mail:

Wir empfehlen, folgende Informationen in der Bestätigungs-E-Mail aufzuführen:

• Ihre Kontaktdaten

• eine Kopie des Mandats im PDF-Format oder einen Link zum Herunterladen des Mandats im PDF-Format

Das SEPA-Lastschriftverfahren und GoCardless

GoCardless ist ein Online-Lastschriftexperte, der die Einrichtung des SEPA-Lastschriftverfahrens in ihrem Namen durchführt.

GoCardless kümmert sich für Sie um die Einhaltung der SEPA-Vorgaben in vollem Umfang. GoCardless ermöglicht Ihnen, eine gesammelte Gläubiger-Identifikationsnummer zu verwenden oder über GoCardless Pro eine einmalige Gläubiger-Identifikationsnummer zugeteilt zu bekommen.

GoCardless bietet Ihnen fertige Online-Mandatsseiten, die:

• voll und ganz mit den SEPA-Vorschriften übereinstimmen

• Ihren Kunden entweder die Eingabe ihrer IBAN oder ihrer lokalen Bankdaten ermöglichen

• in zahlreiche Sprachen übersetzt worden sind (und die Sprache Ihrer Kunden automatisch erkennen)

• anhand von Name und Logo Ihres Unternehmens personalisiert werden können

Darüber hinaus können Sie mit GoCardless Pro eine API verwenden und Ihre eigenen Online-Mandatsseiten erstellen und hosten: Damit die SEPA-Richtlinien eingehalten werden, hilft einer unserer Kundenbetreuer Ihnen gerne beim Erstellen der Mandate.

Um mehr über das SEPA-Lastschriftverfahren oder GoCardless zu erfahren, besuchen Sie unsere Webseite oder erstellen Sie Ihren Account.