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SEPA-Mandatsreferenz einfach erklärt

Um als Unternehmen Zahlungen per SEPA-Lastschrift einziehen zu können, muss Ihr Kunde ein Mandat ausfüllen, welches Sie zum Einzug der Zahlungen ermächtigt. Für diesen Vorgang und für den Inhalt der Mandate gelten strenge Regeln. Um eine gültige SEPA-Mandatsreferenz einzurichten, müssen diese eingehalten werden. Sollte Ihr Mandat nicht gültig sein, haben Sie keine Berechtigung, Zahlungen einzuziehen. Wie Sie also sehen, ist es wichtig, dass Sie alles richtig einrichten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was eine SEPA-Mandatsreferenz ist, wie sie aufgebaut ist und was Sie sonst noch darüber wissen müssen. 

Was ist eine SEPA-Mandatsreferenz?

Die SEPA-Mandatsreferenz ist eine Unterscheidungsnummer, die vom Händler generiert wird und die dem SEPA-Mandat hinzugefügt werden muss. Es handelt sich um ein eindeutiges Lastschriftkennzeichen (ähnlich dem Variablensymbol), das sowohl vom Zahlungsempfänger als auch vom Zahler erkannt werden kann (zum Beispiel Vertragskontonummer, Lieferstelle, usw.). Diese Informationen sind vom Zahlungsempfänger im SEPA-Mandat bzw. in der ersten Lastschriftmitteilung aufzuführen.

Wenn Kunden eine Lastschrift definit sperren möchten, müssen sie neben den persönlichen Daten und der Kontonummer auch dieses Mandat an den Händler weitergeben. So hat der Händler genügend Informationen, um die Lastschrift zu kündigen.

Zu beachten ist, dass nicht alle Banken die gleiche Bezeichnung benutzen. Geläufige Begriffe sind Mandat, Mandatsreferenz, Mandat-ID, Ermächtigungsreferenz oder Ermächtigungskennzeichen.

Aufbau Mandatsreferenznummer SEPA

Die Mandatsreferenz ist eine eindeutige Identifikationsnummer für Ihren Lastschrifteinzug. In Kombination mit der Gläubiger-Identifikationsnummer identifiziert die Mandatsreferenz das Mandat, das dem Lastschrifteinzug zugrunde liegt. Sie wird vom Gläubiger von Zahlungen festgelegt, und wird so gewählt, dass sie in Kombination mit seiner Gläubiger-Identifikationsnummer eindeutig ist.

Die Struktur der Mandatsreferenznummer kann frei gewählt werden. Folgende Zeichen sind zugelassen:

  • Ziffern von 0 bis 9

  • Buchstaben von A bis Z (Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.

  • Sonderzeichen: + ? / - : ( ) . , '

  • Leerraum

Nicht erlaubt sind Umlaute und andere Zeichen. Zum Beispiel könnte eine Mandatsreferenznummer so aussehen: K21124DE60S21F2S09WX11G4FY

Wichtig ist zu beachten, dass die SEPA-Mandatsreferenznummer einzigartig ist und noch nie zuvor im System vergeben wurde.

SEPA-Mandatsreferenz Länge

In der Regel sollte die SEPA-Mandatsreferenznummer aus 35 Zeichen bestehen. Im Allgemeinen zeigt die SEPA-Mandatsreferenz wofür die Zahlung erfolgt. Sie kann eine Mitglieds- oder Kundenummer enthalten.

Aufbau einer SEPA-Lastschrift-Mandatsreferenz

Kunden verlangen oft einen bestimmten Zeitplan für Zahlungen, wie zum Beispiel ein festes Abonnement. Die Vorankündigungspflicht eines SEPA-Lastschriftmandats bietet Schutz vor irrtümlich oder betrügerisch eingezogenen Zahlungen.

Kunden können die SEPA-Mandatsreferenz auf dem Kontoauszug oder im Online-Banking finden. Um eine Lastschrift zu kündigen, wird dieses Mandat benötigt.

Bei der Erstellung einer SEPA-Lastschrift-Mandatsreferenz müssen folgende Aspekte beachtet werden, bzw. folgende Felder ausgefüllt werden:

  • Ob es sich um eine Basis- oder Firmenlastschrift handelt

  • Eindeutige Mandatsreferenz

  • Name des Zahlungspflichtigen

  • IBAN des Zahlungspflichtigen

  • BIC-Code der Bank des Zahlungspflichtigen

  • Firmenname des Händlers

  • Gläubiger-Identifikationsnummer des Händlers

  • Vollständige Adresse des Händlers (einschließlich Postleitzahl und Land)

  • Art der Zahlung

  • Unterschrift Ort und Zeit

Zusätzlich müssen SEPA-Lastschriftmandate bestimmte juristische Texte enthalten, wie wir hier beschrieben haben.

Sobald der Kunde ein SEPA-Lastschriftmandat ausgefüllt hat, muss es bei den Banken eingereicht werden. Dadurch wird die Bank Ihres Kunden über das SEPA-Lastschriftmandat informiert, und Sie können in Zukunft Zahlungen gegen dieses Mandat einziehen.

Die Übermittlung an das Bankensystem erfolgt direkt an die Bank mittels einer XML-Datei, welche die Daten des Mandates enthält. Sollte bei der Einrichtung etwas schieflaufen, werden Sie von Ihrer Bank benachrichtigt.

Sobald das SEPA-Lastschriftmandat bei den Banken eingereicht wurde, ist es aktiv, sobald die erste Zahlung bestätigt wurde. Sie können als Unternehmen also mit dem Einzug von Zahlungen gegen dieses Mandat beginnen. Die mandatsbezogenen Daten müssen auch bei jedem weiteren Einzug eingereicht werden.

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