Alles was man über B2B Rechnungen wissen muss

B2B-Verkäufe (Business to Business-Verkäufe) sind ein wesentliches Element der Lieferkette von Unternehmen. Bei diesen Verkäufen kauft ein Unternehmen Materialien von Lieferanten und verkauft sie an ein anderes Unternehmen – und stellt diesem eine B2B-Rechnung aus.

Die moderne Geschäftswelt verändert die Art und Weise, wie B2B-Zahlungen getätigt werden. Die Automatisierung ist heute die treibende Kraft hinter der Art und Weise, wie wir bezahlt werden. Papierschecks sind im Privatkundenbereich fast vollständig durch elektronische Überweisungen ersetzt worden, aber die Zahlungsmöglichkeiten im Geschäftsverkehr haben sich langsamer entwickelt.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Sie über B2B-Rechnungen wissen müssen und worauf Sie achten sollten.

Was sind B2B-Rechnungen eigentlich?

B2B-Rechnungsstellung ist der Prozess der Einforderung fälliger Zahlungen zwischen B2B-Unternehmen. Dabei schickt ein Lieferant Rechnungen an einen Käufer, damit dieser die Zahlung einfordern kann.

In einer B2B-Rechnung werden die Kosten für die dem Käufer erbrachten Produkte oder Dienstleistungen angegeben. Abgesehen von der Einforderung von Zahlungen kann eine Rechnung auch als rechtliches Dokument dienen, wenn sie Folgendes enthält:

• die Namen des Verkäufers und des Käufers

• Beschreibung und Preis der Waren oder Dienstleistungen

• Die Zahlungsbedingungen

Sie können zwar B2B-Rechnungen in Papierform ausstellen, aber in der heutigen, digitalisierten Welt werden elektronische B2B-Rechnungen, Online-Zahlungen und E-Payments immer üblicher.

Welche Vorteile hat eine elektronische B2B-Rechnung?

Es gibt viele Gründe, die für die elektronische B2B-Rechnungsstellung sprechen. Sehen wir uns im Folgenden einige Vorteile genauer an:

Sie können Ihre Zahlungen schneller eintreiben

Als B2B-Lieferant möchten Sie Ihre Zahlungen so schnell wie möglich erhalten. Wenn Sie Rechnungen in Papierform versenden, müssen Sie sich mit langwierigen Zahlungsprozessen auseinandersetzen.

Der Versand von B2B-Rechnungen in Papierform bedeutet, dass Sie die Rechnungen manuell erstellen, verschicken und mindestens 30 Tage auf den Scheck warten müssen. Außerdem müssen Sie den Scheck einreichen und ein oder zwei Tage warten, bis das Geld auf Ihrem Konto eingegangen ist. Das ist ein langsamer Zahlungsverkehrszyklus, der es in sich hat!

Wissen Sie, was passiert, wenn Sie einen Monat lang auf Zahlungen warten müssen? Nun, Ihr Cashflow sinkt, und das kann sich auf Ihre Fähigkeit auswirken, im Geschäft zu bleiben oder nicht. Obendrein kann dies Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, künftige Zahlungen zu leisten.

Die Unannehmlichkeiten des Wartens auf Ihre Zahlungen müssen Sie sich jedoch nicht antun, wenn Sie die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich nutzen.

Mit elektronischen Rechnungen können Sie Ihr ERP-System nutzen, um Rechnungen automatisch zu erstellen und sie mit einem Klick an Ihre Handelspartner zu senden. Sie können sogar Rechnungen in wenigen Sekunden erstellen. Auf diese Weise kann der Käufer die Zahlungsaufforderung innerhalb von Minuten erhalten, sodass Sie schnell über Ihr Geld verfügen können.

Was ist, wenn die Kunden bis zu 30 Tage brauchen, um Ihre Rechnung zu bezahlen? Selbst dann haben Sie den langen Prozess der Rechnungsstellung übersprungen. Zudem sind elektronische Rechnungen im Gegensatz zu ihren Pendants auf Papier nicht anfällig für menschliche Fehler.

Sie verringern die Wahrscheinlichkeit erfolgloser Zahlungen

Es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre Kunden erst einige Tage, manchmal sogar nur Stunden, vor Ablauf der Frist einen Scheck schicken. Schlimmer noch, ein Kunde kann den Scheck verspätet abschicken, weil er weiß, dass sein Konto nicht ausreichend gedeckt ist.

Die Folge ist, dass Sie dem Kunden hinterherlaufen müssen, was zu noch mehr Verzögerungen führt. Bei der elektronischen B2B-Rechnungsstellung erhält der Käufer Ihre Rechnung in Echtzeit und kann sie sofort bezahlen, wenn er über die nötigen Mittel verfügt.

Darüber hinaus kann Ihr Kunde bei der elektronischen Rechnungsstellung mit seiner Kreditkarte bezahlen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass der Käufer erfährt, wenn seine Karte nicht ausreichend gedeckt ist, und dass er das Problem sofort lösen kann.

Der Punkt ist, dass die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich nicht nur schnellere Zahlungen ermöglicht, sondern auch die Erfolgsquote bei der Begleichung von Rechnungen erhöht, so dass Sie sich nicht mit Ihrem Kunden wegen unbezahlter Rechnungen auseinandersetzen müssen.

Sie profitieren von betrieblichen Effizienzen

Die elektronische B2B-Rechnungsstellung verringert den Arbeitsaufwand Ihrer Buchhaltungs- oder Finanzabteilung bei der Erstellung von Rechnungen.

B2B-Rechnungen in Papierform erfordern manuelle Arbeit und rauben Ihrem Buchhaltungsteam Zeit für andere produktive Aufgaben.

Mithilfe einer B2B-Rechnungsstellungslösung können Sie ein Abrechnungssystem einrichten, das elektronische Rechnungen erstellt und versendet. Außerdem kann Ihr ERP-System einen Zahlungsprozess enthalten, der die elektronisch eingegangenen Zahlungen verarbeitet.

Die elektronische B2B-Rechnungsstellung ist für die Kunden bequemer

Einige Ihrer Kunden ziehen es vielleicht vor, Sie mit ihrer Firmen- oder Kreditkarte zu bezahlen. Sie wollen damit Prämien verdienen oder einfach ihre Ausgaben in Ordnung halten.

Es kann vorkommen, dass ein Käufer Sie mit seiner Firmenkarte bezahlt, weil er nicht befugt ist, einen Scheck im Namen seines Unternehmens auszustellen. Außerdem finden es manche Kleinunternehmer, die geschäftliche und private Gelder voneinander trennen wollen, bequem, mit einer Kreditkarte zu bezahlen.

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich gibt Ihren Kunden die Freiheit, mit der für sie bequemsten Methode zu bezahlen. Mit anderen Worten: Wenn Sie Ihren Lieferanten elektronische Rechnungen schicken, hat Ihr Handelspartner mehr Kontrolle darüber, wie er Sie bezahlen kann.