Vorlage für Abschlagsrechnungen

Manchmal kann es schwierig sein, herauszufinden, welche Informationen genau eine Rechnung enthalten muss – besonders wenn es sich dabei um eine besondere Art der Rechnung handelt. Deshalb haben wir für Sie zusammengefasst, was genau Ihre Abschlagsrechnung, auch bekannt als Akontorechnung, enthalten muss.

Die guten Nachrichten zuerst: Auch wenn es sich bei der Abschlagsrechnung um eine Sonderform der Rechnung handelt, unterscheidet sie sich von „normalen“ Rechnungen nur in einigen Details.

Zum Thema der allgemeinen Rechnungsstellung haben wir bereits eine Reihe von Blogbeiträgen verfasst. Wenn Sie also Fragen zu den unterschiedlichen Rechnungsarten haben, wissen möchten, was Sie bei der Rechnungsstellung im Allgemeinen beachten müssen und inwiefern B2B-Rechnungen besonderen Anforderungen unterliegen, werden Sie in unserem Blog sicher fündig.

Wenn Sie noch nicht genau wissen, ob eine Akontorechnung für Sie überhaupt infrage kommt, finden Sie mehr Informationen dazu, was eine Abschlagszahlung ist und was genau eine Abschlagsrechnung ist und wann sie eingesetzt wird in unseren anderen Blogbeiträgen zum Thema Akonto/Abschlag.

Pflichtangaben einer Akontorechnung

Abgesehen von den regulären Pflichtangaben, die jede Rechnung enthalten muss, gibt es bei der Abschlagsrechnung drei weitere Dinge, die Sie unbedingt inkludieren müssen:

1. Die Angabe, dass es sich bei dieser Rechnung um eine Abschlagsrechnung handelt.

2. Eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen, die hier verrechnet werden.

3. Sofern es mehr als eine Akontorechnung gibt: Eine fortlaufende Nummerierung der Abschlagsrechnungen.

Um Ihnen bei der Erstellung Ihrer Abschlagsrechnung zu helfen, haben wir hier eine Checkliste erstellt, anhand derer Sie überprüfen können, ob Sie auch wirklich nichts vergessen haben. Diese Checkliste beinhaltet auch alle für eine normale Rechnung notwendigen Angaben, wobei wir die Pflichtangaben der Akontorechnung hervorgehoben haben.

Checkliste zur Erstellung Ihrer Abschlagsrechnung

• Angaben zum:zur Rechnungsaussteller:in – Firma, Name, Anschrift, UID-Nummer, eventuell E-Mail-Adresse und Telefonnummer

• Angaben zum:zur Rechnungsempfänger:in – Firma, Name, Anschrift, UID-Nummer, eventuell E-Mail-Adresse und Telefonnummer

• Titel und Nummerierung der Akontorechnung – zum Beispiel „1. Abschlagsrechnung“ oder „1. Akontorechnung“ 

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Leistungs- oder Lieferdatum

• Angaben zum Projekt – Projektname, genaue Beschreibung der hier in Rechnung gestellten Leistungen

• Nettobetrag für die Abschlagszahlung

• Mehrwertsteuersatz und Betrag der Umsatzsteuer

• Bruttobetrag der Abschlagszahlung

• Informationen zu den Zahlungsbedingungen (Zeitraum, Bankverbindung)

Häufige Fehler im Zusammenhang mit Abschlagsrechnungen

Es gibt einige Fehler, die sich bei der Arbeit mit Akontorechnungen häufig einschleichen, die Sie aber dank unserer Vorlage und mithilfe der praktischen Checkliste ganz einfach vermeiden können.

Angabe, dass es sich um eine Akontorechnung handelt

Wenn die Abschlagsrechnung basierend auf der normalen Rechnungsvorlage einer Firma erstellt wird, wird oft vergessen, den Titel zu ändern. Denken Sie daran, dass Akontorechnungen auch so benannt werden müssen und fügen Sie, wenn Sie schon dabei sind, auch direkt die Nummerierung ein. Die fortlaufende Nummerierung der Akontorechnungen ist nicht zu verwechseln mit der allgemeinen Nummerierung all Ihrer Rechnungen. Während Sie bei der fortlaufenden Nummerierung all Ihrer Rechnung Ihrem Firmenstandard folgen, können Sie die erste Akontorechnung für eine:n Kund:in ganz einfach als „1. Abschlagsrechnung“ nummerieren, sodass alle Parteien den Überblick über die Anzahl der Abschlagsrechnungen behalten.

Verrechnen der Umsatzsteuer

Aus steuerlicher Sicht ist eine Abschlagsrechnung das gleiche wie jede andere Rechnung, denken Sie daher unbedingt daran, hier auch die Umsatzsteuer zu inkludieren. Da Sie als Unternehmen die Umsatzsteuer bei Erhalt der Abschlagszahlung abführen müssen, ist es am besten, diese auch gleich direkt mitzuverrechnen – außerdem wird die ganze Angelegenheit schnell unübersichtlich, wenn sich ein Projekt über mehrere Monate oder Jahre hinzieht, und die Umsatzsteuer nicht direkt mitverrechnet wird.

Beschreibung der inkludierten Leistungen

Geben Sie auch unbedingt an, welche Leistungen in der jeweiligen Akontorechnung genau inkludiert sind. Das ist wichtig, damit es am Ende keine Unstimmigkeiten darüber gibt, welche Leistungen bereits erbracht und bezahlt worden sind. Eine Planung der Meilensteine oder Teilprojekte ist zwar ein guter Anfang, doch da es immer wieder zu Verschiebungen kommen kann, ist es am besten, die verrechneten Leistungen noch einmal genau zu definieren – denn auch hier gilt: Bei langfristigen Projekten, die sich über Monate oder Jahre ziehen, geht der Überblick sonst leicht verloren.

Nennung der bereits bezahlten Abschlagsrechnungen in der Schlussrechnung

Ein wichtiger Punkt, wenn Sie mit Akontorechnungen arbeiten, ist auch, dass diese sich auf die Schlussrechnung auswirken. Denken Sie in diesem Fall daran, auf der Schlussrechnung die bereits bezahlten Akontorechnungen miteinzubeziehen, damit am Ende alles seine Richtigkeit hat. In unseren beiden Blogbeiträgen rund um das Thema Schlussrechnungen finden Sie alle Informationen dazu, was eine Schlussrechnung ist, sowie eine praktische Vorlage für Schlussrechnungen.

Vorlage: Muster-Akontorechnung herunterladen

Um Ihnen das Leben ein bisschen leichter zu machen, haben wir eine Vorlage für Abschlagsrechnungen erstellt. Diese können Sie kostenlos herunterladen und personalisieren. Denken Sie daran, alle Platzhalter-Informationen zu ändern und fügen Sie auch Ihr Logo ein. Nutzen Sie unsere Gratis-Musterrechnung im praktischen Word-Format für Ihre Abschlagsrechnungen.

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