Bereid je voor op SEPA
Laatst bewerktjan 20202 min gelezen
Is je aanvraag voor een Incassant ID goedgekeurd? Dan moet je twee belangrijke veranderingen doorvoeren om de overgang naar SEPA te maken.
Deze twee veranderingen zijn:
Overgang naar IBAN en BIC codes
Overgang naar XML format voor het uitwisselen van berichten
Deze handleiding leidt je langs deze twee stappen.
Gebruik van IBAN en BIC codes
Er is een internationaal rekeningnummer nodig om ervoor te zorgen dat betalingen bij de juiste begunstigde terechtkomen. Voor SEPA incasso is dit het International Bank Account Number (IBAN). In de tijd voor SEPA maakten banken gebruik van de nationale bankcode en bankrekeningnummer. IBAN is een internationaal erkend en gestandaardiseerd format voor bestaande bankgegevens. Overstappen op IBAN en BIC gegevens is een essentieel onderdeel van SEPA.
Om de overgang naar IBAN en BIC te maken, volg je deze drie simpele stappen:
Herzie huidige facturatie en accounting procedures en update systemen die werken op basis van nationale bankrekeningnummers en bankcodes. Check of jouw huidige betalingssystemen kunnen werken met IBAN en BIC formats. Je kunt kiezen voor:
Het wijzigen van je bestaande systemen om in de toekomst IBAN en BIC gegevens te kunnen vastleggen en valideren.
Het blijven vastleggen van de nationale gegevens en deze gegevens achteraf omzetten in IBAN en BIC.
Beslis hoe je BIC/IBAN informatie verkrijgt. Dit kan je zelf doen of laten doen door een betrouwbare leverancier. Je kan ook besluiten om je database op te schonen of te valideren om er zeker van te zijn dat alle BIC/IBAN informatie van je klanten correct is. Dat kan door middel van een modulus check of een dienstverlener die er een gebruikt.
Bied eenvoudig toegankelijke informatie aan over je eigen IBAN en BIC. Update bijvoorbeeld facturen, briefpapier en andere documenten met de correcte BIC en IBAN informatie.
Verzamelen van BIC/IBAN gegevens
Handmatige aanpassing per transactie
Incassanten kunnen ervoor kiezen om de IBAN en BIC gegevens van hun klanten handmatig te verzamelen. Zij moeten elke klant direct benaderen om de juiste bankgegevens op te vragen en daarna hun database handmatig updaten. Deze gegevens moeten vervolgens gecheckt worden via een online tool.
Als alternatief kunnen incassanten kiezen voor online geautomatiseerde update tools. Er zijn verschillende tools beschikbaar die kunnen helpen bij het omzetten naar IBAN. Hoewel deze tools niet altijd de binnenlandse gegevens valideren die gebruikt worden om een IBAN te creëren of hun rechtmatigheid valideren.
Een derde partij gebruiken
Volledig geautomatiseerde oplossingen zijn ingebouwd in banksystemen en websites. Deze oplossingen kunnen automatisch lokale IBAN’s creëren en modulus checks uitvoeren om de integriteit van de gegevens te valideren.
De overgang naar het XML format voor het uitwisselen van berichten
SEPA incasso bestanden zijn gebaseerd op het ISO 20022 XML format. In landen buiten de Eurozone verschillen de formats per land, wat de zaken aanzienlijk moeilijker maakt.
Het is de verantwoordelijkheid van de incassant om ervoor te zorgen dat betalingen in het juiste format staan voor ze naar de betaaldienst worden verzonden. Daarom moet je de huidige status en het vereiste niveau van je systemen beoordelen. Als je boekhoud software echter niet in staat is om SEPA conforme bestanden te leveren, kan je ervoor kiezen om gebruik te maken van een conversie dienst.
Voor meer informatie over ondersteunde formats, raadpleeg je de SEPA regels van je bank.
Hoe kan GoCardless je helpen bij de overstap naar SEPA?
GoCardless voldoet al aan alle SEPA eisen en neemt zo alle rompslomp rondom de overstap naar SEPA voor je weg:
IBAN en BIC gegevens - Je hoeft alleen de IBAN gegevens van je klanten te verzamelen. Wij berekenen automatisch de BIC, waardoor je klanten tijd besparen en je menselijke fouten voorkomt. We checken de IBAN meteen bij het invoeren en sturen een foutmelding als de IBAN niet klopt.
XML format - Als GoCardless incassant hoef je niet over te stappen op XML formats. Wij versturen en ontvangen alle berichten naar de banken voor jou in een format die aan alle SEPA eisen voldoet. Daarnaast blijven we op de hoogte van de veranderende regelgeving. Bekijk onze handleidingen over Indienen en Ontvangen van berichten van de banken voor meer informatie over hoe GoCardless je kan helpen om deze berichten te begrijpen en er op te reageren.
Meer weten over het ontvangen van automatische incasso’s binnen Europa? Of contact opnemen met GoCardless? Ga naar de GoCardless website.