Vooraankondigingen versturen
Laatst bewerktjan 20201 min gelezen
Deze praktische handleiding helpt je om vooraankondigingen te ontwerpen en versturen die aan de SEPA voorwaarden voldoen.
Deze praktische handleiding helpt je om vooraankondigingen te ontwerpen en versturen die aan de SEPA voorwaarden voldoen.
Een vooraankondiging vertelt je klant wanneer een eenmalige- of terugkerende betaling wordt afgeschreven van zijn rekening. Het is verplicht onder SEPA incasso en kan worden verstuurd via e-mail, telefoon, SMS of met een factuur in een brief.
Om een vooraankondiging te creëren die volledig aan de SEPA voorwaarden voldoet, moet je:
De klant op de hoogte stellen binnen de aankondigingstermijn
Het bedrag, de incassodatum, machtigingskenmerk en Incassant ID opnemen
Je contactgegevens opnemen
De voorbeelden in deze handleiding komen uit GoCardless vooraankondigingse-mails.
1. E-mail de klant binnen de aankondigingstermijn
Waarom? Geeft de klant de kans om ervoor te zorgen dat er genoeg geld op zijn rekening staat
Hoe? Stuur de vooraankondiging X dagen voor de incasso, zoals afgesproken met de klant bij het aanmaken van de machtiging.
De aankondigingstermijn zoals afgesproken met je klant mag niet langer zijn dan 14 dagen voor de incasso. Het beste kun je de vooraankondiging 3 dagen van te voren sturen.
2. Het bedrag, de incassodatum, machtigingskenmerk en Incassant ID opnemen
Waarom? Helpt je klanten om de afschrijving op zijn afschrift te herkennen
Hoe? Stuur een e-mail voor elke betaling, of geef de gegevens vooraf voor vaste abonnementen.
Voor terugkerende SEPA incasso’s van hetzelfde bedrag, zoals een abonnement, hoef je de betaler alleen te informeren bij de eerste incasso. Je moet wel alle toekomstige incassodata opnemen in de vooraankondiging (bijvoorbeeld de eerste werkdag van elke maand). Een nieuwe vooraankondiging is dan alleen nodig als het bedrag of de frequentie verandert.
Voorbeeld van een vooraankondiging voor een eenmalig- of terugkerend variabel bedrag:
Voorbeeld van een vooraankondiging voor een terugkerend bedrag met meerdere incassodata:
3. Je contactgegevens opnemen
Waarom? Je klant kan eenvoudig contact met je opnemen bij vragen
Hoe? Voeg je adres toe aan elke e-mail
SEPA incasso en GoCardless
GoCardless is een end-to-end SEPA incasso aanbieder. Wij kunnen er namens jou voor zorgen dat je volledig aan de SEPA voorschriften voldoet. Maar we kunnen je ook door je eigen op maat gemaakte integratie leiden.
GoCardless kan namens jou SEPA conforme e-mails versturen in alle belangrijke Europese talen en verstuurt e-mails automatisch in de taal van de betaler. We sturen drie dagen voor een incasso automatisch een vooraankondiging per e-mail.
Wil je je eigen e-mails versturen? Dan kan met GoCardless Pro. Je GoCardless accountmanager zal je hepen met de implementatie van de SEPA richtlijnen.
Meer weten over het incasseren van automatische incasso’s binnen Europa? Of contact opnemen met GoCardless? Ga naar de GoCardless website.