SEPA incasso fouten, terugboekingen en meldingen

Binnen SEPA incasso verloopt alle communicatie direct met het banksysteem. Als je SEPA incasso’s wilt incasseren, is het dus heel belangrijk dat je deze berichten begrijpt.

Deze handleiding gaat over de updates die je van de bank kunt ontvangen. Deze updates zijn: mislukte betalingen, terugboekingen of wijzigingen in je machtigingen. Ook onze handleidingen over het incasseren en indienen van betalingen kunnen interessant voor je zijn.

Type berichten van de banken

Als er iets misgaat tijdens het aanmaken van een machtiging of na het indienen van een betalingsaanvraag, word je op de hoogte gesteld door een bericht van de bank. Deze berichten worden ontvangen als zogenaamde Reason-codes zoals: Refund, Refusal, Reject, Return, Reversal, Request for cancellation or Revocation. Hieronder vind je meer uitleg over deze Reason-codes:

Voorbeeld van een foutbericht:

<FailGrp>
  <FailTxDtl>
    <ColltnId>0HZPGY9GT9</ColltnId>
    <MndtId>ADMINISTRATE-ERPKD</MndtId>
    <DbtrBIC></DbtrBIC>
    <DbtrIBAN></DbtrIBAN>
    <CdtrBIC>RBOSGB2L</CdtrBIC>
    <CdtrIBAN>GB35RBOS16109010058157</CdtrIBAN>
    <Val>215.00</Val>
    <ColltnSts>REJECTION</ColltnSts>
    <ExceptRsn>NO VALID MANDATE</ExceptRsn>
  </FailTxDtl>
</FailGrp>

Er worden vervolgens specifieke Reason-codes gebruikt om incassanten te helpen begrijpen welke fout zich heeft voorgedaan. Je kunt berichten ontvangen om verschillende redenen. Je kunt ze zoals hieronder indelen:

Fouten door onjuiste gegevens in je aanvraag

Deze codes vertellen je dat er een fout zit in de gegevens die je hebt aangeleverd. Sommigen kunnen worden hersteld met de betaler, maar anderen zijn fouten in je interne gegevens of de manier waarop je het bestand hebt opgesteld.

####Fouten die je met de betaler kunt herstellen

Als je een van deze codes ontvangt, moet je proberen om de gegevens in jouw database aan te passen met hulp van de betaler. Vervolgens moet je de aanvraag opnieuw indienen.

####Interne gegevensfouten

Je ontvangt deze foutcodes als je onjuiste crediteurinformatie-, een bestand met ongeldige opmaak- of een transactie in de verkeerde volgorde hebt gestuurd.

Als je een van deze foutcodes ontvangt, moet je proberen om de gegevens in jouw database aan te passen. Vervolgens dien je aanvraag opnieuw in.

    <p>Wordt ook gebruikt als de klant een terugboeking eist, omdat het een ongeautoriseerde transactie is. Dit kan gebeuren tot 13 maanden na verrekening.</p>
  </td>
   <td>
    Check of er een geldige machtiging van toepassing is. Is er sprake van een terugboeking? Neem dan contact op met de bank van je klant.
  </td>
</tr>

Fouten gemaakt door de klant

Deze codes vertellen je dat er een fout is opgetreden door een probleem aan de kant van de klant; dit zijn de meest voorkomende fouten.

Er zijn twee foutcategorieën: de fouten die je vertellen dat het niet mogelijk is om een machtiging aan te maken op het rekeningnummer van je klant. Of eenmalige betalingsfouten op een bestaande machtiging.

####De rekening kan geen SEPA incasso accepteren

Sommige bankrekeningen kunnen geen SEPA incasso accepteren: ze zijn misschien gesloten of geblokkeerd. Of vanwege wettelijke redenen of door de klant zelf. Als je een van onderstaande berichten ontvangt, kan je op deze rekening geen machtiging aanmaken. Indien gepast, kun je de betaler vragen om nieuwe gegevens aan te leveren of de blokkering op hun rekening op te heffen. Dien daarna een nieuwe aanvraag in als een FRST incasso.

####Een specifieke betaling kan niet worden geïncasseerd

Een betaling kan mislukken door een actie van de klant. Bijvoorbeeld als ze de incasso geweigerd hebben of niet genoeg geld op hun rekening hebben staan.

Deze fouten komen het meest voor. Als je een van deze codes ontvangt, moet je de situatie overleggen met de betaler. Als hij tevreden is, dien je de betaling opnieuw in.

Betwiste of ongeautoriseerde transacties

Deze codes laten je weten dat een klant een terugboeking heeft aangevraagd voor een betwiste of ongeautoriseerde betaling. Ze worden begeleid door een Refund bericht. Het bedrag wordt automatisch van je bankrekening afgeschreven op dezelfde dag dat je het bericht ontvangt.

Berichten ontvangen met GoCardless

Het begrijpen van- en reageren op deze berichten is een essentieel onderdeel van het incasseren van SEPA incasso betalingen.

GoCardless neemt alle rompslomp rondom communicatie met de bank voor je uit handen. Wij ontvangen alle rapporten of fouten van de bank en gebruiken deze informatie om de betalingsstatus op je dashboard te updaten.

Als we een foutcode ontvangen, sturen we direct een e-mail om jou en je klant op de hoogte te stellen. Deze e-mail legt uit waarom de betaling mislukt is, zodat we dit samen met jou en je klant op kunnen lossen. Vervolgens dienen we de betaling opnieuw in.

Meer weten over het incasseren van automatische incasso’s binnen Europa? Of contact opnemen met GoCardless? Ga naar de GoCardless website.