Migración de grandes volúmenes con total sencillez

Cambiar de infraestructura de cobros es una decisión que no hay que tomar a la ligera. En sectores como los de seguros y energía, donde se gestionan grandes volúmenes de mandatos y cobros recurrentes, una migración afecta directamente a operaciones, atención al cliente y flujo de caja.

Por eso, la preocupación es lógica: si la transición no se planifica bien, puede aumentar la carga interna, provocar errores operativos y generar fricciones para el cliente. Y en negocios donde la recurrencia sostiene buena parte de los ingresos, cualquier incidencia tiene impacto inmediato.

Durante años, este tipo de proyectos se ha percibido como complejo, lento y arriesgado. Pero hoy, con el enfoque y la experiencia adecuados, una migración puede ejecutarse de forma estructurada, segura y sin interrupciones en los cobros.

Para GoCardless, este tipo de transición forma parte de la operativa habitual. Nuestros equipos acompañan cada fase del proceso para que el cambio de infraestructura se realice con control, continuidad y el menor impacto posible para tus clientes y para tus equipos.

La experiencia marca la diferencia. GoCardless procesa el 23 % del volumen de transacciones SEPA en mercados clave y acompaña la migración de grandes empresas cada año. Y hacerlo bien importa: mantener una infraestructura ineficiente puede traducirse en hasta un 56 % más de tiempo dedicado a la gestión diaria de cobros.

En esta guía te mostramos las cuatro fases de una migración bien planteada, para que tu empresa pueda cambiar de proveedor sin añadir complejidad innecesaria ni poner en riesgo la continuidad del negocio.

Las fases de una transición bajo control

Fase 1: revisión y validación inicial

Toda migración empieza con una fase de preparación. En este primer paso, tu equipo recopila los archivos con los mandatos existentes y la información necesaria para la transición. A partir de ahí, un Implementation Manager dedicado revisa que la estructura, el formato y los datos cumplan con todos los requisitos técnicos, operativos y legales.

También validamos que el método de migración elegido sea el más adecuado para tu caso, con el objetivo de garantizar una transición segura desde el inicio y minimizar cualquier incidencia en las siguientes fases.

Fase 2: transferencia masiva de mandatos (Bulk Change SEPA)

La migración se lleva a cabo mediante el procedimiento de Bulk Change SEPA, un mecanismo que permite transferir los mandatos actuales a GoCardless sin necesidad de solicitar una nueva autorización a tus clientes. Este punto es clave: la transición se realiza sin que el pagador tenga que volver a firmar o realizar ninguna acción.

Nuestros equipos se encargan de la coordinación con las entidades implicadas y te facilitan los modelos de comunicación necesarios para informar a tus clientes sobre el cambio de proveedor, siempre en línea con la normativa SEPA. Así los mandatos quedan activados de forma segura y se garantiza la continuidad de los cobros sin interrupciones en la experiencia del cliente.

Fase 3: integración con tus sistemas

En paralelo a la migración, te ayudamos a integrar GoCardless con las herramientas que ya utilizas en tu operativa diaria, ya sea Salesforce, Sage, SAP u otros ERPs. El objetivo es que la información de los cobros fluya automáticamente entre sistemas, para facilitar una conciliación rápida, fiable y sin procesos manuales innecesarios.

El objetivo es que tu equipo financiero mantenga una visibilidad completa del estado de cada cobro y pueda seguir operando con normalidad, sin añadir carga administrativa al día a día.

Fase 4: Optimización continua con Success+

Una vez completada la migración, el trabajo no termina ahí. Tu Customer Success Manager (CSM) toma el relevo para ayudarte a seguir mejorando el rendimiento de tus cobros y maximizar la tasa de éxito a largo plazo.

Para ello, contamos con herramientas de inteligencia de pagos como Success+, que utiliza aprendizaje automático para identificar el mejor momento para reintentar automáticamente los cobros que no se hayan completado en el primer intento.

• Impacto real: se pueden recuperar hasta el 70 % de las devoluciones sin intervención manual.

• Caso de éxito: Octopus Energy recuperó 53 millones de euros en 12 meses gracias al adeudo directo y a Success+ de GoCardless.

Tus dudas, nuestras respuestas

• “Es un proyecto demasiado complejo para nosotros”

La migración es un proceso guiado de principio a fin por GoCardless. Tu equipo se centra en validar la información y tomar las decisiones clave, mientras que nosotros nos encargamos de la ejecución técnica y del acompañamiento durante cada fase.

• “Nuestros clientes se verán afectados”

Gracias al procedimiento de Bulk Change SEPA, la transición es invisible para el usuario. Los recibos se siguen cargando con normalidad y no necesitan realizar ninguna acción.

• “No podemos poner en riesgo el flujo de caja”

La migración incluye revisiones y pruebas previas para garantizar una transición segura. Además, GoCardless permite reducir los plazos medios de cobro hasta 3,6 días, ayudando a mejorar la liquidez desde el primer momento.

Migrar a GoCardless no es solo cambiar de proveedor. Es una decisión estratégica para simplificar la gestión de tus cobros, reducir carga operativa y preparar tu infraestructura para crecer con seguridad.