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Guía para automatizar tus cobros

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Última ediciónabr 2025

Seamos sinceros: el objetivo de todo negocio es cobrar.

Al fin y al cabo, recibir tus cobros siempre a tiempo significa contar con más efectivo disponible para invertir en tu crecimiento.

Pero sin duda alguna, los aspectos más prácticos no son la motivación principal por la que la mayoría de los empresarios se embarcaron en su negocio. Está claro que compartir archivos CSV con el banco, gestionar los cobros o conciliar cuentas no es de lo más atractivo.

Por otro lado, esta práctica es una realidad para muchas empresas españolas, que aún gestionan sus cobros manualmente. Esto no solo conlleva tiempo, sino que también afecta negativamente a sus resultados.

Un estudio de Forrester reveló que el 80 % de las empresas se ven obligadas a esperar hasta 20 días después de la fecha de vencimiento para recibir sus cobros, debido a los métodos manuales y obsoletos que emplean. Esto también afecta al personal dedicado a la gestión de cobros, ya que la mayoría de las grandes empresas cuentan con hasta 20 empleados a tiempo completo (ETC) para este fin.

Si consideramos que el 26 % del tiempo que los equipos financieros dedican a la facturación de clientes podría ahorrarse, es evidente que existe una gran oportunidad para que las empresas automaticen sus procesos manuales.

Esta guía está aquí para ayudarte. Con ella podrás desmitificar la automatización de cobros y analizar los desafíos que la tecnología puede ayudarte a resolver. Y recibirás consejos prácticos, muy necesarios para las empresas que buscan simplificar sus cobros.

Cuatro preguntas clave que debes hacerte sobre tu gestión de cobros

Cada negocio es diferente, por lo que los problemas de cobros mencionados afectarán en distinto grado y en distintos momentos a cada uno.

Te recomendamos hacerte estas cuatro preguntas, para comprender mejor de qué manera tus cobros te están causando problemas innecesarios. Así conseguirás acelerar la búsqueda de soluciones para mejorar su gestión.

1. ¿Cuánto tiempo esperas para cobrar?

El 80 % de las empresas cobran hasta 20 días después de la fecha de vencimiento, al utilizar métodos manuales y obsoletos El dinero acumulado en cuentas por cobrar afecta al flujo de caja y a tu previsión. Peor aún, a medida que aumentan los días de venta pendientes (DSO), también aumentan tus riesgos, especialmente con las deudas incobrables. Lo ideal sería que tus métodos y procesos de cobro estuvieran automatizados, para eliminar cualquier fricción que retrase el cobro y la liquidación de fondos. Esto aumentaría el flujo de caja, mejoraría la previsión y aumentaría la confianza en tu planificación.

2. ¿Cómo es tu proceso interno de cobros?

Los sistemas de cobros manuales pueden requerir más de 20 empleados a tiempo completo para gestionarlos.

Todos los equipos financieros o propietarios de negocios están familiarizados con las rutinas de conciliación de cobros a fin de mes. De hecho, más del 60 % de los responsables de la toma de decisiones encuestados por Forrester, afirmaron que las áreas que más tiempo les consumen son la conciliación de cobros con facturas y la conciliación de informes de diferentes pasarelas/procesadores. Adoptar soluciones avanzadas que aumenten el control, la visibilidad y la integración, puede poner fin a todas esas ineficiencias en cascada que consumen tu valioso tiempo.

3. ¿Cuántos de tus cobros fallan?

Forrester descubrió que entre el 11 % y el 15 % de la pérdida de clientes se debe a cobros fallidos. Un cobro fallido implica que tus ingresos se estancan, tu equipo pierde muchísimo tiempo persiguiendo estos cobros e incluso que puedes perder ese cliente. De hecho, Forrester descubrió que entre el 11 % y el 15 % de la pérdida de clientes se debe a cobros fallidos. En un mundo donde atraer y retener clientes es más difícil que nunca, no querrás que un cobro fallido enturbie su relación con tu empresa.

4. ¿Cuánto te cuesta cobrar?

Para dos tercios de las empresas B2B y B2C, el coste de recuperación de cobros fallidos supera el 11 % del monto promedio a cobrar.

En ocasiones, el coste de cobrar es incluso mayor que el coste directo de aceptar el cobro, como sucede por ejemplo con las comisiones por transacción (que pueden llegar hasta el 4 % en el caso de las tarjetas). Además, existe el riesgo de fraude, más común con algunos tipos de cobro que con otros, con su enorme impacto en los ingresos. Por otro lado, existe una tasa de incumplimiento de cobros, que varía según el caso. Además, existen costes adicionales, como el de personal y otros gastos generales asociados con la gestión de cobros. En definitiva, la suma de todos estos conceptos da como resultado el coste total de tus cobros.

Cómo diseñar un sistema de cobros eficiente

El 68% de las grandes empresas y el 49% de las medianas, planean invertir en sus sistemas de cobros durante los próximos dos años. Dados los desafíos que los pagos manuales generan en cuanto a costes, retrasos y visibilidad, no es de extrañar que tantas organizaciones planeen renovar su modelo de gestión.

¿Cuál es la mejor apuesta? Aprovechar la automatización, para conseguir mayor control y facilitar la obtención de cobros, de forma rápida, económica y confiable.

Estas son cuatro consideraciones clave, para las empresas que buscan diseñar una estrategia de cobros moderna y eficiente.

1. Conectividad y visibilidad

Además de ser una importante pérdida de tiempo, los procesos de cobro manuales también son una causa importante de fuga de talento para las empresas.

Al trabajar con un proveedor de cobros que se conecta automáticamente con los bancos y se integra fácilmente con sus plataformas, las empresas podrían solucionar muchos problemas.

En lugar de compartir archivos CSV con el banco, buscar clientes y conciliar cuentas, el equipo financiero tendría más libertad para trabajar en la estrategia e innovación de la empresa. Si además contaran con las ventajas de trabajar con sistemas más integrados, imagina lo que estas personas que conocen tan bien el negocio podrían alcanzar en términos de optimización de procesos o análisis del rendimiento.

2. Velocidad de cobro

La espera para cobrar afecta al flujo de caja, a su previsión y también, en última instancia, limita el margen de inversión y crecimiento.

Lamentablemente, casi todas las empresas sufren una enorme lentitud en la recepción de cobros. Cuatro de cada cinco han indicado que tardan más de un mes en recibirlos, mientras que el DSO promedio en los últimos 12 meses ha sido superior a 20 días en todos sus métodos de cobro.

A medida que esta métrica, clave de rendimiento financiero, aumenta, las empresas se exponen más al riesgo y a la morosidad. Por lo tanto, es fundamental comprender los plazos de cobro habituales de los proveedores con los que se trabaja. En este sentido, automatizar los cobros elimina la fricción y el tiempo dedicado a gestionarlos.

Las empresas que trabajan con GoCardless han experimentado plazos de cobro hasta un 47 % más rápidos, en comparación con los métodos de cobro más manuales.

3. Gestión de la recuperación de cobros

La forma de gestionar los impagos es importante. Volver a intentar su cobro manualmente puede costarnos tiempo y dinero. A menudo, se espera a que los bancos nos informen cuando un cobro ha fallado y luego dedicamos tiempo a intentar solucionar el problema.

Al comparar los dos métodos para recuperar pagos, GoCardless descubrió que solo el 38 % de los cobros manuales fallidos se consiguen recibir, mientras que los cobros que utilizan sistemas y reintentos automatizados, alcanzan hasta el 70 % de éxito.

Esto es importante, ya que averiguar por qué falló un cobro y reintentarlo, puede ser una tarea costosa y engorrosa. Cuando preguntamos a dos tercios de las empresas B2B y B2C, nos cuentan que el coste de recuperación supera el 11 % del monto promedio del cobro.

Por todo ello, contar con un socio que gestione los cobros fallidos es fundamental para minimizar el problema de los impagos.

4. Experiencia del cliente

Tanto tus clientes como tu equipo financiero rechazan los procesos manuales de cobros, y ambos por las mismas razones.

La facturación conectada y automatizada es una oportunidad para anticiparse a las expectativas de los clientes, siempre tan cambiantes, y ofrecerles una experiencia de cobro renovada. Además, la mayor fiabilidad y visibilidad del sistema te ayudarán a evitar el riesgo de irritación y aislamiento del cliente, problema que podría surgir si la reclamación de cobros fallidos no se gestiona con sensibilidad.

Cuando evalúes la contratación de un proveedor de cobros, debes priorizar en todo momento la satisfacción del cliente y pensar cómo puedes diseñar una experiencia a su medida y adaptada a tu sitio web.

Domiciliación Bancaria 2.0: Pagos Automatizados con GoCardless

GoCardless ayuda a más de 100.000 empresas de todo el mundo a mejorar sus negocios, con sistemas de cobro conectados y eficientes.

Todo el proceso, desde el cobro hasta la gestión con el banco y la conciliación, está completamente automatizado. GoCardless utiliza sistemas inteligentes para reintentar cualquier cobro fallido en el momento óptimo, basándose en el historial de transacciones de cada cliente, y también para detectar anticipadamente transacciones fraudulentas.

Las empresas que trabajan con GoCardless han experimentado: