Automatisierte Buchhaltung für Unternehmen

Wir können es alle zugeben: Veränderungen sind (oft) beängstigend. Besonders entmutigend ist es, wenn es um die Umstellung von Prozessen in Unternehmen geht, die seit Ewigkeiten dieselben Aufgaben auf dieselbe Weise erledigen. In Wirklichkeit gibt es jedoch zahlreiche und kostenmäßig vertretbare Gründe für eine Automatisierung – insbesondere bei der Buchhaltung.

Auch wenn Ihr Unternehmen in der Vergangenheit mit manuellen, fehleranfälligen und ineffizienten Buchhaltungsprozessen überlebt hat, ist es vielleicht an der Zeit, die Vorteile der Automatisierung der Buchhaltung näher zu betrachten. Lassen Sie uns herausfinden, wie Ihr Finanzteam dadurch intelligenter und nicht härter arbeiten kann.

Was ist automatisierte Buchhaltung?

Bei der automatisierten Buchhaltung werden die Rechnungen im Voraus so geplant, dass sie automatisch zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit ausgestellt werden. Unternehmer können dies mit Online-Rechnungsstellungspaketen einrichten. Alternativ können einmalige Rechnungen auch einfach manuell ausgestellt werden, ohne dass ein Buchhalter benötigt wird, sogar von mobilen Geräten aus.

Automatisierte Buchhaltungssysteme integrieren die Rechnung in den Arbeitsablauf eines Unternehmens, wobei die Rechnungen sofort zugestellt werden. Dies führt zu einer schnelleren Bezahlung, wobei die modernsten Zahlungsdienste es den Kunden ermöglichen, sich direkt durch die Rechnung zu klicken, um ihre Rechnung sofort zu begleichen. Diese "Pay-now"-Funktion erfreut sich zunehmender Beliebtheit, da sie den Cashflow für den Lieferanten erhöht und die Bearbeitungszeit für den viel beschäftigten Kunden verkürzt. Die besten Systeme bieten eine Reihe von Zahlungsoptionen, darunter Kreditkarten, Banküberweisungen oder Lastschriftverfahren – alles, um den Kunden die Zahlung zu erleichtern. Achten Sie darauf, dass Sie eine Software für Ihre Buchhaltung wählen, die mit etablierten Online-Zahlungsanbietern zusammenarbeitet.

Wenn Zahlungsvorgänge online abgewickelt werden, wird zudem die Verfolgung von Rechnungen wesentlich einfacher. Die meisten Systeme verfügen über ein Dashboard, das die bereits eingegangenen, die noch ausstehenden und die überfälligen Zahlungen anzeigt. Es ist auch möglich, Mahnungen für Kunden einzurichten, die noch nicht gezahlt haben. Zudem kann man Berichte erstellen, um einen Überblick über diejenigen zu erhalten, die pünktlich sind, und diejenigen, die immer wieder säumig sind. Mit einer derart gründlichen und detaillierten Buchführung ist es quasi ein Kinderspiel, Informationen abzurufen, wenn Ihr Buchhalter oder die Behörden sie verlangen.

Wie kann ich meine Buchhaltung automatisieren?

Es ist schnell und einfach, Standard-Softwarepakete für die Rechnungsstellung zu kaufen und einzurichten oder sich bei cloudbasierten Anbietern für Online-Rechnungssysteme anzumelden. Hier sind einige der am häufigsten verwendeten Rechnungsmanagementsysteme:

QuickBooks - Ein etabliertes Buchhaltungssoftwarepaket, mit dem Benutzer Rechnungen erstellen und versenden sowie alle buchhalterischen Anforderungen von Unternehmen verwalten können. Es verfolgt auch überfällige Rechnungen, um die Einforderung von Zahlungen zu erleichtern.

Xero - Sehr beliebt bei kleinen Unternehmen, die von seinem Cloud-basierten Rechnungsmanagement-System mit automatischen Mahnungen und Online-Zahlungsmöglichkeiten angezogen werden. Xero lässt sich außerdem in Hunderte von Finanz-Apps integrieren und bietet eine eigene App, mit der Nutzer ihre Buchhaltung auch unterwegs erledigen können.

FastBill - Bietet alle wichtigen Buchhaltungsdienste für Unternehmen, einschließlich Rechnungsstellung und -verfolgung.

Salesforce - Cloud-basierter Dienst, der die Abrechnung von Abonnements über GoCardless sowie die Möglichkeit bietet, Mandate über Online-Rechnungen oder E-Mails mit Sofortzahlungs-Links einzurichten.

Vorteile von automatisierter Buchhaltung

Geringere menschliche Fehler

Wann immer Informationen manuell eingegeben werden müssen, steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit proportional an. Bei der elektronischen Rechnungsstellung entfällt die Notwendigkeit der manuellen Eingabe, wodurch die Gesamtzahl der menschlichen Fehler auf einer Rechnung drastisch gesenkt wird. Dies ist ein wichtiger Aspekt, denn fehlerhafte Rechnungen verlangsamen die Rechnungsabwicklung. Sie wollen ja schließlich, dass Rechnungen schnell bezahlt werden! Und wo wir gerade von Zahlungen sprechen...

Schnellere Zahlungsabwicklung

Bei der regulären Rechnungsstellung muss der Kunde bei jeder einzelnen Zahlung aktiv werden. Hier kommt es oft zu Verspätungen. Indem Sie Ihre Buchhaltung automatisieren, müssen Sie verspäteten Zahlungen nicht mehr hinterherjagen. So sparen Sie Ihrem Unternehmen Geld und Zeit.

Vereinfachte Prozesse für Mitarbeiter

Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung von Rechnungen betraut sind, können diese schneller bearbeiten, sodass sie sich anderen Aufgaben widmen können. Anstatt wochenlang auf den Erhalt einer Rechnung zu warten und dann noch ein paar Tage für den Rechnungsausgleich zu benötigen, hat Ihr Buchhaltungs-Team sofortigen Zugriff auf die gesendete Rechnung und kann sie problemlos in das Buchhaltungssystem übertragen, damit sie schneller ausgeglichen werden kann.

Leichteres Archivieren und Abrufen

Aus steuerlichen Gründen müssen alle Rechnungen verbucht werden. Im Falle einer Prüfung ist es von Vorteil, wenn die Rechnungen leicht wiedergefunden werden können. Die langfristige Aufbewahrung von Papierrechnungen kann mühsam sein: Hier ist es von Vorteil, wenn Sie Ihre Buchhaltung automatisieren und mit elektronischen Rechnungen arbeiten. Außerdem nehmen elektronische Rechnungen nicht so viel Platz ein wie Papierrechnungen.

Fazit

Durch die Integration mit Programmen wie Quickbooks, Xero und so weiter, können Sie den Zahlungseinzug, den Bankabgleich und die Buchhaltung automatisieren. Dadurch können Sie als Unternehmen bis zu 90 % der Zeit einsparen, die Sie zuvor für die Finanzverwaltung aufgewendet haben.

Die Nutzung des Lastschriftverfahrens mit GoCardless ermöglicht es, den Einzug wiederkehrender Zahlungen zu automatisieren und gleichzeitig verspätete Zahlungen zu eliminieren. Auf diese Weise müssen Sie verspäteten Zahlungen nicht mehr nachgehen.

Insgesamt macht GoCardless es leicht, eine Automatisierung einzurichten, und spart Ihnen viel Zeit bei der Finanzverwaltung. Zudem werden Sie durch wiederkehrende Lastschriften pünktlich bezahlt.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.