La balance comptable : sa définition et son utilité

Qu’est-ce que la balance comptable ?

La balance comptable, qui se présente sous la forme d’un tableau, est un document qui réunit les différents comptes d’une entreprise pour une période donnée. Ces comptes sont tirés du grand livre par l’ordre du Plan comptable général (PCG). Il n’est pas obligatoire pour une entreprise de dresser cette balance comptable, mais elle représente cependant un outil essentiel pour étudier l’évolution d’une situation comptable. On l’utilise tout particulièrement à certains moments de l’exercice, par exemple pour la préparation du bilan et du compte de résultat.

L’utilité de la balance comptable.

Une balance permet d’apprécier la situation patrimoniale et l’activité d’une l’entreprise, de contrôler la comptabilité et l’exactitude du bilan et du compte de résultat. Il fait également apparaître les soldes créditeurs et débiteurs sur la période de l’exercice choisi. Les logiciels modernes permettent aujourd’hui d’établir assez facilement ce type de document.

La balance indique l'état de chaque compte pour la période donnée. C'est aussi grâce à elle que l’on peut contrôler la déclaration de TVA et s'assurer de son enregistrement et de son règlement.

Caractéristiques d'une balance.

Pour chacun des comptes, classés dans l'ordre du plan comptable, la balance indique :

– première colonne : le numéro du compte

– seconde colonne : le nom du compte, son intitulé

– troisième colonne : le total des débits

– quatrième colonne : le total des crédits

– cinquième colonne : le solde du compte. Ce solde peut être nul, ou bien apparaître comme solde débiteur solde créditeur.

– Exemple d’un extrait de balance comptable (site LeBonComptable.com)

Source : https://www.leboncomptable.com/guides/comptabilite/balance-comptable/

Dans la présentation d’une balance comptable, les comptes sont classés par numéro, du plus petit au plus grand.

L’équilibre de la balance comptable

La balance se doit d’être équilibrée, avec un total des soldes créditeurs égal au total des soldes créditeurs. C’est cet équilibre qui démontre que toutes les opérations ont été correctement enregistrées, en respectant le principe de la partie double.

Cependant, il faut se montrer attentif, car la balance ne permet pas de détecter les erreurs d'imputation de compte (dans le cas utilisation d'un compte inapproprié).

Les différents types de balance

Il existe plusieurs types de balances comptables, dont voici les principales caractéristiques :

– La balance avant inventaire. La balance avant inventaire offre une vision synthétique des comptes de situation et de gestion avant les travaux d’inventaire ; il s’agit en d’autres termes de l'ensemble des écritures de régularisation de fin d'exercice.

– La balance après inventaire. La balance avant inventaire est corrigée de l’ensemble des écritures d’inventaire. On peut ainsi ajuster la comptabilité à la situation réelle de l’entreprise pour en obtenir une image fidèle. Cette balance présente l’état des comptes après toutes les écritures de régularisations de fin d’exercice.

– La balance de clôture. Les comptes de gestion ayant été soldés, la balance de clôture ne regroupe plus que les comptes de bilan, résultat net compris.

– La balance âgée. Cette balance présente les échéances de paiement clients et fournisseurs par date d'encours. Grâce à elle, on connait donc le montant de l'encours total dû et le montant de l'encours en retard de règlement.

L’analyse de la balance comptable

Pour procéder à une bonne analyse le la balance comptable d’une entreprise, il convient de se concentrer sur les mouvements les plus importants, qu’ils soient créditeurs ou débiteurs, et de comparer les soldes actuels par rapport aux soldes de la période précédente. Enfin, il faut repérer les éventuelles variations et comprendre les écarts.

Il faut également garder à l’esprit que la balance comptable doit se conformer au principe de la partie double, c’est-à-dire à la correspondance entre le montant total de la colonne des débits et le montant total de la colonne des crédits. Comme nous l’avons vu plus haut, c’est l’égalité du montant entre ces deux sections qui met en lumière l’équilibre des comptes. C’est ce qui permet une bonne vision en temps réel de la vie comptable de l’entreprise et de sa situation financière.

En résumé, la balance comptable permet de contrôler les enregistrements comptables de la période, d’analyser les comptes de l’entreprise et de réaliser son bilan et son compte de résultat. Rappelons également que la balance comptable est souvent demandée par les commissaires aux comptes lors du contrôle d’une entreprise.

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