Rechnungseingang automatisieren – so geht‘s

Wie steht es um die Digitalisierung Ihres Unternehmens? Stecken Sie schon mitten drin oder machen Sie gerade erst die ersten wackeligen Schritte hin zu einem digitalisierten, zukunftsfähigen Unternehmen?

Ganz gleich, wie weit Sie schon gekommen sind: Ein Bereich, bei dem Sie die Vorzüge von Digitalisierung und Automatisierung schnell spüren werden, ist der Rechnungseingang. Wenn Sie den Rechnungseingang automatisieren, merken Sie schon bald, dass Sie Zeit sparen, einen besseren Überblick über Ihre Finanzen bekommen und Fehler bei Zahlungen sowie der Einhaltung regulatorischer Vorschriften vermeiden können.

Rechnungseingang – was ist das?

Sie können sich den Rechnungseingang Ihres Unternehmens wie den Posteingang für Ihre E-Mails vorstellen. Rechnungen kommen an, die wichtigsten Informationen müssen herausgefiltert und sortiert werden, danach müssen sie eventuell weitergeleitet und schließlich beantwortet (oder eben: bezahlt) werden. Abschließend müssen die eingehenden Rechnungen noch archiviert werden.

Schwierigkeiten beim Rechnungseingang

Doch o weh, der Rechnungseingang ist ganz und gar nicht so gut strukturiert wie Ihr E-Mail-Eingang. Hier kommt eine Rechnung per Post, da ein PDF im E-Mail-Anhang, die nächste Rechnung flattert altmodisch per Fax ins Haus und Nummer Vier muss vom Online-Portal des Lieferanten heruntergeladen werden. Das sieht schwer nach manueller Arbeit aus! Wäre es tatsächlich möglich, dieses Chaos zu vereinfachen?

Workflow Rechnungseingang

Ja, die Automatisierung macht’s möglich. Mit einem elektronischen Rechnungseingang führen Sie sämtliche eingehenden Rechnungen in einem System zusammen. Klassische Papierrechnungen werden mithilfe intelligenter Software eingescannt, die mit OCR (Texterkennung) verschiedene Textfelder wie USt-ID des Lieferanten, Fälligkeitsdatum, Betrag und vieles mehr einliest. Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden in Ihren digitalen Rechnungseingang übertragen und mit Ihrer Autorisierung darf das System sogar Rechnungen automatisch downloaden.

Verfügt die Software über künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen lernt sie schnell, die Rechnungen Ihrer Lieferanten zu erkennen, damit Sie mit der Zeit immer weniger Daten manuell auslesen müssen.

Ihre Rechnungen aus all diesen verschiedenen Quellen werden jetzt als digitale Dokumente an einem Ort abgespeichert. Doch nicht nur das: Auch die Prozesse zur Ablage und Genehmigung lassen sich automatisieren. So können Rechnungen schneller genehmigt und bezahlt werden, da das System die Genehmiger automatisch benachrichtigen kann, wenn sie eine Rechnung überprüfen müssen. Wäre das nicht schön, wenn die lästigen Erinnerungen per Telefon und E-Mail wegfallen würden, doch bitte endlich Rechnung XY zur prüfen? Zusätzlich erhält Ihre Buchhaltung tatkräftige Unterstützung bei der Archivierung und Strukturierung Ihrer Belege. Sie sehen schon – jede Menge Vorteile!

Vorteile digitaler Rechnungseingang

Wenn Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren, sparen Sie vor allem Zeit. Und da bleibt gleich mehr Zeit für Ihre Firma – Ihre Kundenbeziehungen, Ihre Produkte, den Ausbau Ihres Unternehmens …

Außerdem sinkt dank der geringeren Anzahl manueller Handgriffe die Fehlerquote. Ihre Rechnungen werden korrekt und fristgerecht bezahlt – darüber freuen sich Ihre Lieferanten und Ihnen wird die  unangenehme Korrespondenz über verspätete Zahlungen erspart – und korrekt abgelegt und archiviert – darüber freut sich das Finanzamt. Insgesamt wird es Ihrem Unternehmen durch eine Komplettlösung für den Rechnungseingang leichter fallen, die Vorschriften einzuhalten, da die Archivierung automatisch ordnungsgemäß verläuft.

Besonders hilfreich sind hier Verknüpfungen des automatischen Rechnungseingangs mit Buchhaltungssystemen, damit Sie keine Rechnung zweimal in die Hand nehmen müssen. Die Rechnungen werden beispielsweise auch automatisch auf Duplikate überprüft, sodass Sie Ihre Rechnungen nicht doppelt bezahlen.

Mit der Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs behalten Sie außerdem den Überblick. Da alle Rechnungen und deren Status in einem einzigen System abgespeichert sind, bekommen Sie eine Echtzeit-Übersicht über den Cashflow, was die finanzielle Planungssicherheit Ihres Unternehmens erhöht.

Kurz gesagt: Die Automatisierung des Rechnungseingangs bringt Ordnung in Ihre Papiere. Und erspart Ihnen jede Menge Kopfzerbrechen. Doch wie wissen Sie, welche Software am besten für Sie geeignet ist?

Wahl der Software

Bei der Wahl der Software sollte darauf geachtet werden, dass die Software lernfähig ist, d. h. durch künstliche Intelligenz in der Lage ist, neue Formate auslesen zu können. Denn die Anzahl der Portale, über die Ihr Unternehmen Rechnungen erhält, verringert sich in Zukunft bestimmt nicht! Verschiedene Anbieter sprechen verschiedene Unternehmensgrößen an. Finden Sie einen Anbieter, der auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist und der außerdem über Integrationen mit anderen Softwares, die Sie schon verwenden, verfügt. Unser Partner Lexoffice beispielsweiselässt sich mit einer modernen Rechnungseingangs-Software verknüpfen.

Als nächsten Schritt empfehlen wir Ihnen, auch Ihren Zahlungseingang zu digitalisieren. Mit Instant Bank Pay von GoCardless können Sie Einmalzahlungen bequem und sicher einziehen, die sich nicht über gewöhnliche Lastschriftverfahren verarbeiten lassen.

Denn durch die Digitalisierung Ihres Rechnungs- und Zahlungseingangs bekommen Sie endlich einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Finanzen – ganz ohne mühsame manuelle Arbeitsschritte und mit einer viel geringeren Anfälligkeit für Fehler.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.