Keepcool

Se faire payer sans effort

Keepcool, un réseau de salles de sport comptant environ 250 établissements, place le bien-être et la convivialité au cœur de son expérience. 

« On a pour objectif d’apporter du bien-être dans le quotidien de tous les français », a déclaré Hélène Brillant-Hartmann, Responsable administrative et financière chez Keepcool. « On n’a pas besoin d’être un féru de musculation pour trouver sa place au sein de nos salles. » 

Pour soutenir son modèle d'abonnement mensuel, le prélèvement automatique est au cœur du fonctionnement de KeepCool.

Frustrée par le manque de soutien de son ancien fournisseur de services, l’équipe a agi rapidement pour trouver un nouveau partenaire fiable.

Thierry Dagron, Secrétaire général chez Keepcool, souligne l'importance d'un partenaire fiable dans leur modèle économique : « Nous sommes sur un business d'abonnement avec un grand volume de paiements à gérer. À notre échelle, des problèmes mineurs peuvent rapidement devenir majeurs s'ils ne sont pas résolus rapidement. Nous avions donc besoin d'un partenaire fiable, et GoCardless s'est rapidement imposé comme notre partenaire de choix. »  

Taux de réussite des paiements de plus de 95 %

Avec des milliers d'adhérents répartis dans des centaines de salles de sport,la complexité est omniprésente si les opérations de paiement de Keepcool ne sont pas gérées avec soin.  L'automatisation, l'efficience et la scalabilité sont les piliers de leur stratégie pour maintenir des coûts maîtrisés et préparer leur croissance future.

« Ce qui m'a le plus surpris avec GoCardless, c'est la capacité à gérer un très gros flux de prélèvements, environ 100 000 par mois, sans aucun accroc », a affirmé Fréderic Dellerie, responsable comptabilité clients chez Keepcool.

Hélène explique que la trésorerie permet très simplement de mesurer l’efficacité de la gestion de ce volume de paiements.  . « Nous collectons 100 000 paiements pour 3 millions d'euros chaque mois via GoCardless, et nous affichons un taux de réussite supérieur à 95 % », a-t-elle déclaré.

Gain de trois jours de productivité sur le reporting

Les limites de l'ancien système de paiement de Keepcool obligeaient l'équipe à passer plusieurs jours par mois à générer manuellement des rapports sur les statuts de paiement. En revanche, GoCardless a transformé ce processus en mettant en place un système unifié qui offre une visibilité accrue sur les transactions et génère un gain de temps considérable.

« Avec notre ancien prestataire, on devait aller se connecter à 80 comptes différents et faire nos reportings manuellement », explique Hélène.

« Aujourd'hui, on a la chance d'avoir un Customer Success Manager qui nous a produit des dashboards consolidés, spécifiques pour notre activité. Et ça nous permet de suivre et d’analyser de façon beaucoup plus fine nos taux d'impayés, nos taux d'échecs, et d'avoir cette analyse par club. Grâce à GoCardless et l'automatisation de toute cette partie avale, on a pu gagner trois jours de productivité. »

Service d'assistance de GoCardless

La migration de près de 80 comptes clients vers GoCardless représentait un défi pour Keepcool. Toute perte de données ou erreur d'intégration aurait pu avoir un impact financier significatif. Cependant, l'équipe de GoCardless a assuré une transition fluide et sécurisée.

« C'était un peu une de nos craintes, puisqu'on avait 80 comptes clients à créer et à onboarder, sur GoCardless », a expliqué Hélène. « L'onboarding a été grandement facilité par les équipes de GoCardless. On a eu un manager dédié qui nous a fortement aidé. » 

Même si la configuration initiale date de 2022, le soutien solide de GoCardless perdure. Ceci est particulièrement apprécié compte tenu des problèmes d’assistance rencontrés par Keepcool avec son ancien prestataire.

« Ce qui différencie GoCardless des autres prestataires, c'est leur très grande réactivité et leur capacité à faciliter toutes les étapes de notre travail », a affirmé Frédéric. « Qu'il s'agisse de la gestion courante ou de la mise en place de nouveaux outils, y compris l'ouverture de nouveaux clubs, on est toujours très accompagné. »

Un allié commercial

Keepcool recherche toujours des partenaires en phase avec ses valeurs liées à la bienveillance et la positivité,Thierry est convaincu d'avoir trouvé en GoCardless un allié.

« Nous cherchons à trouver un parallèle avec ce côté relaxant de nos salles de sport et les relations que nous entretenons avec nos partenaires, et GoCardless nous accompagne véritablement dans ce sens », a-t-il ajouté. « Notre Customer Success Manager est comme notre coach personnel en matière de paiements, nous aidant constamment à nous améliorer. L'équipe est à l'écoute et est devenue un véritable allié dans notre quotidien. »