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Définition et calcul de l’encours clients

L'encours clients est un indicateur qui regroupe l'ensemble des créances en cours à un moment donné sur des clients de l'entreprise. Il se compose notamment de ces trois éléments : les factures à émettre, les créances échues et enfin les créances non échues. En d’autres termes, les encours clients représentent la totalité des créances que des clients doivent à une entreprise.

Il faut distinguer les encours clients des encours fournisseurs, soit la somme des dettes dues par une entreprise à ses fournisseurs à un instant donné. Dans un bilan comptable, le montant des encours clients figurera au niveau de l’actif circulant.

Comment calculer l’encours clients?

Le calcul périodique consiste à effectuer des opérations d’addition sur les créances suivantes :

  • factures à délivrer associées aux livraisons ou aux prestations effectuées

  • créances clients non échues ou encours non exigibles

  • créances clients échues ou encours exigibles

 Précision : les créances clients non échues correspondent aux factures dont les délais de paiement ne sont pas encore pourvus.

Encours clients : les risques

L’encours clients implique des risques, car il représente de l’argent facturé, mais non encore encaissé par l’entreprise. C’est d’ailleurs pour cette raison que l’on utilise le terme « risque clients » pour le désigner. Si l’entreprise gère mal son encours clients, la trésorerie de l’entreprise risque de rencontrer de sérieux problèmes, de même que sa solvabilité. Une balance commerciale déséquilibrée provoque souvent une confiance amoindrie de la part des partenaires de l’entreprise quant à sa capacité à rembourser ses dettes. Un risque bien réel pour l’image de marque d’une entreprise.

Encours clients : les opportunités

L’encours clients a prouvé son utilité à différents niveaux. Tout d’abord, la possibilité de fidéliser une clientèle et d’améliorer la relation client en accordant des délais de paiement importants aux clients d’une entreprise. De plus, cela permet également de mesurer le risque associé à chaque client, en procédant au calcul de certains indicateurs :

  • l’encours théorique, base de référence pour la gestion de l'encours clients. Il représente le solde débiteur devant figurer dans le compte client dans le cas où les délais de paiement sont effectivement respectés

  • l’encours réel : solde débiteur qui figure réellement dans le solde client

  • l’écart entre encours théorique et encours réel : un indicateur très important pour vérifier si l’encours clients est à un niveau sain et gérable

  • le délai moyen de paiement du client : s’il est trop élevé, la santé financière de l’entreprise va en souffrir.

Une entreprise peut d’ailleurs décider elle-même de se fixer un encours maximum afin d’éviter un endettement trop important. Dans tous les cas de figure, le calcul de l’encours à la fin de chaque période fournit une idée précise de la santé de l’entreprise.

Mieux gérer son encours clients

Il est bien entendu impossible de supprimer totalement son encours clients, mais il est indispensable pour une entreprise de le maîtriser, afin de bien gérer son besoin en fonds de roulement (BFR), c’est-à-dire l'argent dont l'entreprise a besoin en permanence pour financer son exploitation.

La gestion stratégique de l’encours peut être assurée par l'expert-comptable ou par le chef d’entreprise lui-même. Pour cela, il est impératif de contrôler les créances clients, de procéder aux relances en cas de dépassement du délai de paiement, et d’analyser la situation précise de chaque client (délais, dépassements) pour éliminer ceux qui présentent un réel danger pour la trésorerie.

Les encours trop importants sont parfois causés un manque de clarté de l’entreprise par rapport aux délais de règlement à respecter. Si ceux-ci sont très clairement indiqués dans les conditions générales de vente, il sera certainement possible de réduire l’encours clients.

Il est également essentiel d'impliquer les salariés pour qu’ils comprennent l’enjeu et les possibles conséquences d’un encours trop élevé sur la santé financière de l'entreprise.

Une entreprise peut aussi choisir la solution de l’affacturage, c’est-à-dire confier la gestion de son encours clients à un cabinet de recouvrement en échange d’une commission. Cette solution convient toutefois mieux aux grandes entreprises dont l’encours clients est massif et difficile à gérer. Les entreprises de taille plus modeste pourront quant à elles embaucher un collaborateur responsable des recouvrements, ou alors adopter un logiciel de trésorerie qui permette la gestion des encours clients.

Enfin, il peut être sage de commencer par un audit en interne, dans le but d’analyser les process et les activités susceptibles de contribuer à l’alourdissement de l’encours clients.

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