Gérer la comptabilisation des cotisations d’une association

Si vous dirigez une association, vous êtes sans doute déjà en train de vous préparer pour septembre car la rentrée scolaire est presque toujours synonyme de reprise des activités associatives, après des vacances bien méritées.

Nous vous proposons d’en profiter pour faire le point sur les cotisations annuelles que verseront vos futurs membres, notamment d’un point de vue comptable puisqu’il n’est pas facile de savoir comment les gérer. 

Qu’est-ce qu’une cotisation ?

Pour rappel, la cotisation est, comme le rappelle le site officiel des Services Publics, “la  somme d'argent versée par les membres d'une association pour participer à son fonctionnement”. Dans la pratique, la cotisation est souvent annuelle et versée à la reprise des activités de l’association, durant les mois de septembre et d’octobre. Mais il ne s’agit nullement d’une obligation : le montant et la périodicité de versement sont fixés par l’instance dirigeante de l’association lors d’une assemblée générale ou indiqués directement dans ses statuts.

Veuillez toutefois noter que certaines associations distinguent l’adhésion, qui constitue un droit d’entrée et qui n’est donc versée qu’une seule fois, pour devenir membre, de la cotisation, qui est versée chaque année.

Comment fonctionne la comptabilité d’une association ?

Si toutes les associations doivent tenir une comptabilité, la nature de celle-ci dépend à la fois de la taille de l’association et de la nature de son activité. Il est ainsi important de distinguer la comptabilité de trésorerie, qui consiste à suivre chronologiquement les encaissements et les décaissements, de la comptabilité d’engagements, plus complexe, qui permet de rendre compte à tous les membres et partenaires de l’association de l’utilisation de ses finances, y compris ses cotisations.

Dans ce dernier cas, les associations soumises au nouveau Plan Comptable Général des associations doivent établir unplan de comptes et tenir un livre journal, un grand livre et un livre d’inventaire, où les comptes annuels seront inscrits chaque année.

Comment comptabiliser les cotisations d’une association ?

Depuis l'entrée du vigueur de ce nouveau plan comptable dont nous parlions ci-dessus, il est important de distinguer deux types de cotisations : 

• Les cotisations sans contrepartie permettent seulement la participation à l’assemblée générale, la réception de publication de l’association ou la remise de biens de faible valeur.

• Les cotisations avec contrepartie permettent d’obtenir des biens ou des services, par exemple, l’accès à des installations ou des équipements, la remise de d’objets matériels, l'accès à certaines informations, etc.

Pour la comptabilité, les cotisations sans contrepartie sont enregistrées dans le compte 7561 tandis que celles avec contrepartie sont enregistrées dans le compte 7562. 

La comptabilité des associations fonctionnant également par partie double, ces opérations sont toutes les deux également enregistrées au début dans le compte 530.

Exemples pratiques : 

Imaginons que Mme Berrot verse, à la rentrée 2022, sa cotisation pour l’année. Selon que cette cotisation soit avec ou sans contrepartie, vous obtiendrez les enregistrements comptables suivants :

ou

Veuillez noter que les cotisations, quelle que soit leur nature ne peuvent être comptabilisées en produit que lorsque leur encaissement est effectif. En cas de doute, sur ce point ou toute autre question relative à l’enregistrement comptable, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un comptable ou d’un expert-comptable afin de vous assurer que vos comptes sont tenus dans le respect des normes en vigueur. Afin de gagner du temps, vous pouvez également choisir de lui confier la tenue des livres comptables de votre association.

Sources:

1. https://www.associations.gouv.fr/la-comptabilite-associative.html

2. https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F3175