Comment procéder à un paiement de masse

Pour effectuer des paiements de masse, il faut s’adresser à sa banque, qui devra disposer d’un logiciel de paiement de masse, ou à un prestataire spécialisé. 

En principe, le dispositif est simple. Il faut procéder en plusieurs étapes :

• établir tout d’abord un fichier de paiement (éventuellement multidevises), comprenant tous les paiements l’ensemble des bénéficiaires

• télécharger ce fichier selon les moyens techniques accessibles

• autoriser l'opération, tout en sachant qu’il existe de multiples niveaux de validation

Ensuite, la banque ou le prestataire prendra en charge l’échange éventuel des devises, les paiements, tout en fournissant des relevés pour une réconciliation aisée.

Pour résumer les avantages, cette solution de paiement en masse permet de télécharger facilement toutes les données des bénéficiaires, de dupliquer et de changer à volonté les paiements, de suivre en temps réel l’état des paiements et de réaliser plusieurs transferts internationaux en une seule opération.

Le paiement de masse : de quoi s’agit-il ?

C’est en réalité une simple fonctionnalité dont l’objectif est de pouvoir réaliser plusieurs transactions en une fois, sans devoir s’y prendre à de multiples reprises.

Le paiement de masse constitue donc un système idéal pour des entrepreneurs qui doivent envoyer un nombre important de paiements à diverses personnes ou structures :  clients, personnel, investisseurs ou fournisseurs, et cela dans la totalité du monde. Tout l’intérêt, c’est de pouvoir créer de multiples transferts en un seul fichier CSV, plutôt que de les créer un par un.

Ces paiements faciles et automatisés réduisent par ailleurs d’une très grande part la tâche des paiements, et suppriment la plus grosse partie des tracas des opérations financières, de la facturation et du rapprochement des paiements.

Le virement de masse est ainsi un service rapide, immédiat et économique pour le versement de salaires, le paiement des fournisseurs, mais aussi pour tout besoin de virements collectifs. Grâce à ce système, on peut procéder à des virements vers les comptes de tous les bénéficiaires souhaitables par le biais d’un échange de données informatisées très sécurisé.

On peut également automatiser et dématérialiser ses procédures de virements, un avantage essentiel pour réduire l’ensemble des tâches administratives de l’entreprise. C’est aussi une façon idéale d’optimiser la trésorerie de l’entreprise et de surveiller de près les prélèvements effectués.

SEPA et paiements de masse

Les paiements de masse représentent souvent des paiements relativement modestes effectués entre particuliers ou entreprises, basés sur la monnaie fiduciaire ou sur d’autres moyens de paiement : cartes, monnaie électronique, virements, domiciliations de créances, chèques. La Commission européenne et l’Eurosystème ont alors engagé le secteur bancaire européen à mettre en place un espace unique des paiements en euros, le « Single Euro Payments Area » (SEPA).

Depuis, les prestataires de services de paiement européens ont créé en 2017 un « schéma européen de virements SEPA instantanés » (SCT Inst).  Les clients des participants peuvent depuis effectuer recevoir des paiements en temps quasi-réel, à tout moment. Tous les bénéficiaires d’un paiement instantané disposent de leurs fonds dans les secondes suivant l’initiation du paiement.

Depuis le mois de novembre 2018 le service TIPS (TARGET Instant Payment Settlement) permet aux participants d’effectuer le règlement des virements instantanés en monnaie « banque centrale » également en temps réel. 

Le principe : si une entreprise dispose d’une large clientèle et vend des produits ou services en masse, ou encore par abonnement, comme les services publics, les opérateurs de téléphonie, les fournisseurs de services internet, les compagnies d'assurance, et., la fonction « Paiements de masse » s’avérera très vite essentielle.

Une solution rentable de mode d’envoi

En résumé, le paiement de masse est donc un dispositif qui permet d’envoyer des paiements simultanés à plusieurs bénéficiaires en ligne, mais en n’utilisant qu’une seule et unique passerelle de paiement . Sans devoir se soucier de la saisie distincte des détails de paiement de chaque bénéficiaire, ceux-ci se contenteront de remettre à qui de droit une feuille de calcul disposant de toutes les informations nécessaires, ou encore se connecter à un logiciel de paiement de masse créant un compte virtuel.

Une fois cette tâche effectuée, les « payeurs » peuvent se connecter et régler leurs paiements par carte de crédit.

Toutefois, la mise en œuvre peut quelquefois s’avérer relativement complexe, et dans ce cas, la meilleure solution consiste à recourir à un logiciel de paiement de masse. Grâce à eux, il sera beaucoup plus aisé de créer une facture, de préciser les montants et d’envoyer très vite les paiements aux bénéficiaires.

De nombreuses banques offrent, en dehors des prestataires spécialisés, des solutions permettant le transfert d’argent à plusieurs bénéficiaires, parfois avec une carte bancaire, des chèques ou encore le retrait automatique d’un compte en banque.

On peut aussi citer le cas de ce que l’on appelle le « traitement par lots » : c’est ce qui se passe quand un établissement bancaire envoie des factures ou des chèques prépayés à payer via une passerelle de paiement de masse. Ainsi, il n’est plus indispensable pour elle de traiter individuellement chaque paiement.

Il existe également aujourd’hui de nouveaux dispositifs de traitement des paiements, comme le dépôt direct, assez fréquemment employée pour les particuliers disposant de plusieurs comptes sur lesquels ils réalisent des dépôts mensuels ou annuels.

Les entreprises peuvent aussi effectuer un dépôt direct sur leur propre compte bancaire, ce qui implique une excellente souplesse concernant le nombre de destinataires devant être compris dans le processus de paiement et également en ce qui concerne le montant pouvant être retiré pour chaque paiement.

Aujourd’hui, les entreprises recourant aux services électroniques doivent surveiller de près les innovations. Le transfert de plusieurs paiements simultanés peut faire gagner beaucoup de temps et d’argent à une entreprise. 

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