SEPA incasso fouten, terugboekingen en meldingen


Binnen SEPA incasso verloopt alle communicatie direct met het banksysteem. Als je SEPA incasso’s wilt incasseren, is het dus heel belangrijk dat je deze berichten begrijpt.

Deze handleiding gaat over de updates die je van de bank kunt ontvangen. Deze updates zijn: mislukte betalingen, terugboekingen of wijzigingen in je machtigingen. Ook onze handleidingen over het incasseren en indienen van betalingen kunnen interessant voor je zijn.

Type berichten van de banken

Als er iets misgaat tijdens het aanmaken van een machtiging of na het indienen van een betalingsaanvraag, word je op de hoogte gesteld door een bericht van de bank. Deze berichten worden ontvangen als zogenaamde Reason-codes zoals: Refund, Refusal, Reject, Return, Reversal, Request for cancellation or Revocation. Hieronder vind je meer uitleg over deze Reason-codes:

Type betalingsfout R-transactie
Machtiging Reject: SEPA incasso’s die worden geweigerd door de bank van de betaler.
  • Technische redenen zoals ontbrekende IBAN of andere informatie.
  • De bank van de betaler kan de incasso niet verwerken: rekening gesloten, rekeninghouder overleden, machtiging geannuleerd of geen machtiging.
Refusal: weigering van de incasso op verzoek van de betaler. Dit kan bijvoorbeeld als de betaler niet wil betalen.
Betalingsissues (voor verrekening)

Revocation: de incassant of zijn bank trekt de SEPA incasso in (bijvoorbeeld in het geval van een onjuiste betalingsaanvraag). Check of je bank deze service ondersteunt.

Request for cancellation: intrekking van de SEPA incasso door de bank van de incassant (bijvoorbeeld in het geval van een dubbele aanvraag) Check of je bank deze service ondersteunt.
Betalingsissues (na verrekening)

Return: terugboeking geïnitieerd door de bank van de betaler, bijvoorbeeld als er te weinig geld op de rekening van de klant staat. Dit kan tot 5 interbancaire werkdagen na de incassodatum. Voor Zakelijke Europese incasso is dit teruggebracht naar 2 interbancaire werkdagen.

Reversal: terugdraaien van de SEPA incasso door de incassant na verrekening (bijvoorbeeld in het geval van een onbedoelde incasso). Reversals moeten 5 dagen na de originele incassodatum ingediend worden. Reversals kunnen alleen behandeld worden na verrekening en binnen 5 dagen na de incassodatum. Check of je bank deze service ondersteunt.

Terugboeking Refund: terugboeking door de bank van de betaler (bijvoorbeeld als gevolg van bezwaar van de betaler). Raadpleeg voor meer informatie onze handleiding over klantbescherming.

Voorbeeld van een foutbericht:

      <FailGrp>
  <FailTxDtl>
    <ColltnId>0HZPGY9GT9</ColltnId>
    <MndtId>ADMINISTRATE-ERPKD</MndtId>
    <DbtrBIC></DbtrBIC>
    <DbtrIBAN></DbtrIBAN>
    <CdtrBIC>RBOSGB2L</CdtrBIC>
    <CdtrIBAN>GB35RBOS16109010058157</CdtrIBAN>
    <Val>215.00</Val>
    <ColltnSts>REJECTION</ColltnSts>
    <ExceptRsn>NO VALID MANDATE</ExceptRsn>
  </FailTxDtl>
</FailGrp>

   

Er worden vervolgens specifieke Reason-codes gebruikt om incassanten te helpen begrijpen welke fout zich heeft voorgedaan. Je kunt berichten ontvangen om verschillende redenen. Je kunt ze zoals hieronder indelen:

Fouten door onjuiste gegevens in je aanvraag

Deze codes vertellen je dat er een fout zit in de gegevens die je hebt aangeleverd. Sommigen kunnen worden hersteld met de betaler, maar anderen zijn fouten in je interne gegevens of de manier waarop je het bestand hebt opgesteld.

Fouten die je met de betaler kunt herstellen

Als je een van deze codes ontvangt, moet je proberen om de gegevens in jouw database aan te passen met hulp van de betaler. Vervolgens moet je de aanvraag opnieuw indienen.

Reason Code Omschrijving Meer informatie Te nemen actie
AC01 Onjuiste IBAN of BIC De IBAN of BIC code van je klant is onjuist. Je kunt dit van te voren zelf checken. Neem contact op met je klant om de juiste IBAN te checken.
RC01 Onjuiste BIC De BIC code van je klant is onjuist. Je kunt dit van te voren zelf checken. Neem contact op met je klant om de juiste BIC te checken.
RR01 Het rekeningnummer van de klant klopt niet of ontbreekt. De rekeninginformatie van de betaler klopt niet. Je kunt dit van te voren zelf checken. Mist er informatie? Wijzig en dien opnieuw in. Gaat het om een wettelijke reden? Neem dan contact op met de bank van je klant.
RR02 De naam of het adres van je klant klopt niet of ontbreekt. De naam of het adres van je klant klopt niet. Je kunt dit van te voren zelf checken. Mist er informatie? Wijzig en dien opnieuw in. Gaat het om een wettelijke reden? Neem dan contact op met de bank van je klant.
RR04 Wettelijke reden RR04 wordt alleen gebruikt voor een andere wettelijke reden dan RR01, RR02 or RR03. Neem contact op met je bank en vraag of ze contact willen opnemen met de bank van de betaler om de reden van weigering te achterhalen.
BE01 De naam van debiteur komt niet overeen met de naam van de rekeninghouder. De naam van de klant die je hebt ingevoerd, komt niet overeen met de naam van de rekeninghouder van de betreffende rekening. Neem contact op met je klant om dit te checken.

Interne gegevensfouten

Je ontvangt deze foutcodes als je onjuiste crediteurinformatie-, een bestand met ongeldige opmaak- of een transactie in de verkeerde volgorde hebt gestuurd.

Als je een van deze foutcodes ontvangt, moet je proberen om de gegevens in jouw database aan te passen. Vervolgens dien je aanvraag opnieuw in.

Reason Code Omschrijving Meer informatie Te nemen actie
AM05 Dubbele incassering De betaling is al geïncasseerd. Dit kan gebeuren door een onjuiste transactie ID of als er twee FRST incasseringen ingediend zijn. Check of het echt om een dubbele incassering gaat.
BE05 Incassant ID onjuist Het Incassant ID is onjuist of ongeldig. Pas het Incassant ID aan en dien opnieuw in.
FF01 Onjuiste transactiecode or ongeldig format Je bestand mist een vereist veld of een veld is ingevuld op een manier die niet overeenkomt met de interbancaire eisen. Herstel het XML file.
FF05 Onjuist SEPA incasso type Het incasso type heeft een andere waarde dan COR, COR1 of B2B. Check het SEPA incasso type.
MD02 Machtigingsgegevens missen of zijn onjuist Machtigingsgegevens aangeleverd door je klant zijn onjuist of onvolledig. Update de missende of onjuiste informatie.
RR03 De naam of het adres van de incassant zoals wettelijk vereist is niet volledig of ontbreekt Je naam of adresgegevens ontbreken. Je kunt dit zelf checken voor je een aanvraag indient. Mist er informatie? Wijzig en dien opnieuw in. Gaat het om een wettelijke reden? Neem dan contact op met de bank van je klant.
AG02 De transactiecode is onjuist of de volgorde klopt niet Het volgorde type komt niet overeen met voorgaande incasseringen. Je hebt bijvoorbeeld een RCUR betaling ingediend zonder dat er een FRST betaling aan vooraf is gegaan. Pas de onjuiste informatie aan en dien opnieuw in.
MD01 Geen geldige machtiging of ongeautoriseerde transactie

De machtiging is niet meer van toepassing op de rekening van de klant. Krijg je deze melding als antwoord op een RCUR? Dan is de machtiging geannuleerd door de klant en kan hij niet hersteld worden. Anders kan de machtiging misschien verlopen zijn, indien 36 maanden niet gebruikt.

Wordt ook gebruikt als de klant een terugboeking eist, omdat het een ongeautoriseerde transactie is. Dit kan gebeuren tot 13 maanden na verrekening.

Check of er een geldige machtiging van toepassing is. Is er sprake van een terugboeking? Neem dan contact op met de bank van je klant.

Fouten gemaakt door de klant

Deze codes vertellen je dat er een fout is opgetreden door een probleem aan de kant van de klant; dit zijn de meest voorkomende fouten.

Er zijn twee foutcategorieën: de fouten die je vertellen dat het niet mogelijk is om een machtiging aan te maken op het rekeningnummer van je klant. Of eenmalige betalingsfouten op een bestaande machtiging.

De rekening kan geen SEPA incasso accepteren

Sommige bankrekeningen kunnen geen SEPA incasso accepteren: ze zijn misschien gesloten of geblokkeerd. Of vanwege wettelijke redenen of door de klant zelf. Als je een van onderstaande berichten ontvangt, kan je op deze rekening geen machtiging aanmaken. Indien gepast, kun je de betaler vragen om nieuwe gegevens aan te leveren of de blokkering op hun rekening op te heffen. Dien daarna een nieuwe aanvraag in als een FRST incasso.

Reason Code Omschrijving Meer informatie Te nemen actie
AG01 SEPA incasso is verboden op deze rekening om wettelijke redenen Er kan geen SEPA incasso aangemaakt worden op dit type rekening. Waarschijnlijk gaat het om een spaarrekening. Neem contact op met je klant voor informatie over de betreffende rekening.
AC04 Gesloten rekening Deze rekening is gesloten. De klant kan een oud rekeningnummer hebben gebruikt of de rekening hebben gesloten na het aanmaken van de machtiging. Neem contact op met je klant voor nieuwe gegevens.
MD07 Klant overleden Je hebt geprobeerd om een machtiging van te maken op een rekening van iemand die overleden is. Gebeurt vrijwel nooit. Stop de overeenkomst met de overleden klant.
AC06 Rekening geblokkeerd voor SEPA incasso door de debiteur Deze rekening is geblokkeerd voor SEPA incasso’s door de bank of je klant. Het kan een standaardinstelling zijn, in dit geval kan de klant de blokkering opheffen. Neem contact op met je klant om hem te vragen om een alternatieve rekening/betaalmethode.
SL01 Bepaalde service van de bank van de klant De aanvraag botst met blokkade die de klant heeft laten instellen op zijn rekening. Bijvoorbeeld door de crediteur op de zwarte lijst te zetten. Neem contact op met je klant.
AC13 De rekening van de klant is een consumentenrekening Een Zakelijke Europese incasso is aangevraagd van een consumentenrekening. Dit kan zijn omdat je klant de verkeerde rekening heeft opgegeven, omdat de rekening geen zakelijke incasso ondersteunt of omdat de klant niet wist dat zakelijke machtigingen zich beperken tot niet-consumenten. Neem contact op met je klant om de situatie uit te leggen en om een andere betaalwijze overeen te komen (bijvoorbeeld Standaard Europese incasso machtiging).

Een specifieke betaling kan niet worden geïncasseerd

Een betaling kan mislukken door een actie van de klant. Bijvoorbeeld als ze de incasso geweigerd hebben of niet genoeg geld op hun rekening hebben staan.

Deze fouten komen het meest voor. Als je een van deze codes ontvangt, moet je de situatie overleggen met de betaler. Als hij tevreden is, dien je de betaling opnieuw in.

Reason Code Omschrijving Meer informatie Te nemen actie
AM04 Ontoereikende middelen De bank van de betaler kan de SEPA incasso niet betalen omdat er niet genoeg geld op de rekening staat. Neem contact op met de klant om ervoor te zorgen dat er genoeg geld op zijn rekening staat en dien de aanvraag opnieuw in.
MS02 Debiteur weigert incasso De debiteur weigert deze bepaalde incasso. Deze code kan je ontvangen voor- of na verrekening, afhankelijk van hoe snel de bank van je klant reageert op een weigering. Neem contact op met je klant.
MS03 Reden niet gespecificeerd Een van de meest voorkomende foutcodes. Vaak gebruikt als banken er voor kiezen geen specifieke code aan te leveren, zoals MD07 en AM04, vanwege gegevensbescherming. Neem contact op met je klant.

Betwiste of ongeautoriseerde transacties

Deze codes laten je weten dat een klant een terugboeking heeft aangevraagd voor een betwiste of ongeautoriseerde betaling. Ze worden begeleid door een Refund bericht. Het bedrag wordt automatisch van je bankrekening afgeschreven op dezelfde dag dat je het bericht ontvangt.

Reason Code Omschrijving Meer informatie Te nemen actie
MD06 Betwiste geautoriseerde transactie Je klant heeft een terugboeking aangevraagd voor een geautoriseerde transactie (alleen voor Standaard Europese incasso). Je kunt deze code tot 8 weken na verrekening ontvangen. Neem contact op met je klant.
MD01 Geen geldige machtiging of ongeautoriseerde transactie

Als je deze code ontvangt, heeft de klant gevraagd om een terugboeking omdat het volgens de klant ging om een ongeautoriseerde transactie. Je kunt deze code tot 13 maanden na verrekening ontvangen.

Neem contact op met je klant voor meer informatie.

Berichten ontvangen met GoCardless

Het begrijpen van- en reageren op deze berichten is een essentieel onderdeel van het incasseren van SEPA incasso betalingen.

GoCardless neemt alle rompslomp rondom communicatie met de bank voor je uit handen. Wij ontvangen alle rapporten of fouten van de bank en gebruiken deze informatie om de betalingsstatus op je dashboard te updaten.

Als we een foutcode ontvangen, sturen we direct een e-mail om jou en je klant op de hoogte te stellen. Deze e-mail legt uit waarom de betaling mislukt is, zodat we dit samen met jou en je klant op kunnen lossen. Vervolgens dienen we de betaling opnieuw in.

Meer weten over het incasseren van automatische incasso’s binnen Europa? Of contact opnemen met GoCardless? Ga naar de GoCardless website.

‹ Bekijk inhoudsopgave Volgende pagina ›
Door het gebruik van deze site gaat u akkoord met het gebruik van cookies voor analyse, gepersonaliseerde inhoud en advertenties. Meer informatie