SEPA incasso machtigingen
Laatst bewerktjan 20203 min gelezen
Voordat je betalingen kunt incasseren via SEPA incasso, moeten je klanten een machtiging invullen waarmee ze je autoriseren om betalingen te innen.
Er zijn strenge regels van toepassing op dit proces en de inhoud van de machtigingen. Je moet voldoen aan deze regels om een geldige machtiging op te zetten. Als een machtiging niet geldig is, heb je geen autorisatie om betalingen te incasseren onder deze machtiging. Het is dus belangrijk dat je het goed doet.
Deze handleiding leidt je langs de stappen die nodig zijn om incasso machtigingen op te zetten die voldoen aan de SEPA voorwaarden. Zelf of met GoCardless. Meer informatie vind je in onze handleidingen over het Beheren van machtigingen, Toegang krijgen tot SEPA incasso en betalingen incasseren met SEPA incasso.
Wat is een SEPA incasso machtiging?
Een SEPA incasso machtiging is een autorisatie van een klant die jou toestemming geeft om in de toekomst op elk moment betalingen te incasseren van zijn bankrekening (met inachtneming van voorafgaande kennisgeving).
Elke machtiging moet verplichte juridische informatie en andere gegevens bevatten (zoals hier beschreven).
De juridische informatie beschrijft de voorwaarden rondom terugboeking in het betreffende SEPA incasso systeem. Lees onze handleiding over SEPA klantbescherming voor meer informatie.
Klanten vereisen vaak een bepaald betaalschema, bijvoorbeeld in het geval van een vast abonnement. De verplichte vooraankondiging opgenomen in de SEPA incasso machtiging biedt bescherming tegen onrechtmatig geïncasseerde betalingen of fraude.
Een machtiging aanmaken
Om een machtiging aan te maken, moet je klant een SEPA incasso machtigingsformulier invullen. Dit kan op drie manieren:
Papier - Een papieren machtiging wordt ingevuld door de klant en naar jou teruggestuurd.
Papierloos – Een elektronisch machtigingsformulier wordt ingevuld door de klant en via de digitale weg naar jou teruggestuurd
E-Mandate – Een e-Mandate formulier wordt ingevuld door de klant binnen hun online bankomgeving.
Papieren incasso’s
De inhoud (niet de layout) van papieren SEPA incasso’s wordt streng gecontroleerd. Verplichte inhoud en tekst staan beschreven in de handleiding voor Verplichte inhoud machtigingen.
Alle verplichte velden moeten worden ingevuld door de klant. Zelfs als ze deze informatie al hebben ingevuld voor andere documentatie.
Als een papieren formulier ingevuld is door de klant, moet hij het naar jou retour sturen. Vervolgens moet jij de geschreven gegevens omzetten in een elektronische machtiging. Deze gegevens moeten daarna ingediend worden bij de bank als onderdeel van elke incasso (lees er hieronder meer over in 'berichten indienen bij banken'). De papieren machtiging moet daarna bewaard worden als bewijs van de SEPA incasso autorisatie. De machtiging kan bewaard worden als origineel document of als digitaal bestand in overeenstemming met de nationale wetgeving.
Papierloze incasso’s
Net als papieren machtigingen, wordt de inhoud (niet de layout) streng gecontroleerd. Bekijk hier een SEPA conform voorbeeld van een papierloze machtiging.
Als de machtiging ingevuld is, moet het formulier ondertekend worden met een rechtsgeldige digitale handtekening.
Als de machtiging is ingevuld en teruggestuurd door de klant, moet het ingediend worden bij de bank (zie volgende alinea). Er is geen fysieke versie van de machtiging om op te slaan. De gegevens in de machtiging moeten echter wel uit het elektronische document gehaald worden en apart worden opgeslagen. Deze gegevens moet je bij iedere incasso naar je bank sturen.
e-Mandates
De e-Mandate is een optionele service van het SEPA incasso systeem. e-Mandates kunnen voordelen bieden op het gebied van veiligheid ten opzichte van papieren- en papierloze machtigingen. Tot nu toe zijn er echter zeer weinig e-Mandate aanbieders op de markt.
e-Mandates maken gebruik van de online bankgegevens van je klant en zijn daarom ook anders opgezet dan papieren- en papierloze machtigingen. Het schema hieronder geeft een korte samenvatting van dit proces.
De Nederlandse banken hebben hun krachten gebundeld om in Nederland een e-Mandate oplossing te lanceren. Dit wordt digitaal incassomachtigen genoemd. De oplossing stuurt gebruikers door naar hun eigen omgeving voor internetbankieren om de machtiging goed te keuren en leidt ze vervolgens weer terug naar de website van de incassant.
Een SEPA incasso machtiging indienen bij de banken
Heeft je klant de SEPA incasso machtiging ingevuld? Dan moet je de machtiging indienen bij de banken. Op deze manier informeer je de bank van je klant en kan jij in de toekomst betalingen incasseren.
Je dient de machtiging direct in bij de bank via een XML bestand met de gegevens van de machtiging. Meer weten over dit proces? Lees onze handleiding over het Indienen van berichten bij de banken.
Als de aanvraag eenmaal bij de bank ligt, is de SEPA incasso machtiging binnen enkele dagen actief (zie Timings). Zodra de machtiging actief is, kan je betalingen incasseren. De machtigingsgegevens moeten bij iedere incasso opnieuw worden ingediend.
Als er iets misgaat tijdens het aanvraagproces, word je gewaarschuwd door een bericht van de bank (zie Berichten van banken). Wil je meer weten over het indienen van SEPA incasso machtigingen bij banken? Lees dan onze handleiding over het Indienen van berichten bij banken.
SEPA incasso machtigingen via GoCardless
GoCardless biedt een geoptimaliseerd en soepel proces om online nieuwe SEPA incasso machtigingen te creëren:
Je eigen gepersonaliseerde betalingspagina. GoCardless biedt een veilig gehost online formulier dat je zelf kunt personaliseren (bekijk hier een voorbeeld). Met GoCardless Pro kun je zelfs je eigen pagina’s ontwerpen.
We beheren de machtigingen voor jou. We bewaren elektronische formats van de machtigingen op onze server, in lijn met de SEPA incasso regels. Je kunt ze eenvoudig bekijken via ons dashboard of API.
Wij dienen machtigingen namens jou in. Vraag simpelweg een betaling aan via ons dashboard of API. GoCardless stuurt bij elke incassering de relevante gegevens naar de bank.
Meer weten over het incasseren van automatische incasso’s binnen Europa? Of contact opnemen met GoCardless? Ga naar de GoCardless website.