Principe et Utilité d'utiliser les débours

Un prestataire de services, un micro-entrepreneur, un travailleur indépendant lors de l'exécution d'une mission doit engager des frais. Il sera alors nécessaire d'effectuer des demandes de remboursement, que l'on nomme d'un point de vue comptable les débours. Ces achats se nomment frais de débours et permettent d'éviter de gonfler inutilement son chiffre d'affaires.

Comment se faire rembourser les frais engagés auprès de ses clients ? 

Lors de l'exécution d'une mission pour un client, il est souvent nécessaire d'avancer certains frais pour le compte d'un client. Cela peut être des frais de déplacement comme des billets d'avion, de trains, des notes d'hôtel ou autres. Il existe ainsi deux façons de se faire rembourser les frais engagés auprès de ses différents clients : émettre des factures en tant que débours ou en qualité de frais. 

Définition des débours et des notes de frais 

Les prestataires de services que ce soit une entreprise ou un travailleur indépendant ont la possibilité de se faire rembourser les frais engagés lors de l'exécution d'une mission. Lorsqu'un prestataire facture des frais sur la base de sommes exactes à l'euro prés, on parle de débours. Lorsque le prestataire de services facture le client différemment, notamment lorsque les sommes ne sont pas facturées de manière identique, cela peut être sur une base forfaitaire, on parle de frais.

Comment comptabiliser les débours ? 

L'enregistrement comptable des débours s'effectue dans le compte 467 qui est un compte tiers de la classe 4. Cette opération comptable vise à débiter le compte 467 en vue de comptabiliser la créance que le prestataire de services détient sur son client. À savoir que les débours n'entrent nullement dans le calcul du chiffre d'affaires ou dans les dépenses de l'entreprise. 

Comment facturer les débours ? 

Les frais associés aux débours peuvent faire l'objet d'une facturation au client en incorporant les frais sur la facture finale au client. Cela veut dire que certains prestataires de services peuvent être tentés de mettre les frais à leur nom. Un micro-entrepreneur sera facturé par rapport à un taux fixe sur le chiffre d'affaires avec un paiement sous forme de cotisations sociales. Le risque est de gonfler le chiffre d'affaires et de devoir payer plus de cotisations et d'atteindre les plafonds lorsqu'on est auto-entrepreneur.

La facturation des débours n'est pas soumise à la TVA, lorsque vous exercez en franchise de TVA, il conviendra de facturer en TTC et de ne pas se faire rembourser la TVA. Le client paiera les produits ou services plus cher qu'ils les auraient achetés lui-même. Il est notamment possible d'automatiser son processus de facturation avec les paiements récurrents de Gocardless.

Quels sont les avantages des frais de débours pour les clients ?  

Les frais de débours seront également avantageux pour le client. La facture sera générée à son nom propre et il pourra bénéficier des garanties et du service après-vente du fournisseur. Cela lui permettra d'assurer au client que le produit ou service a été payé au juste prix. Par ailleurs, les notes de débours permettent au client de récupérer la TVA. 

Comment établir une note de débours ?

Il existe plusieurs formalités pour émettre une note de débours. Ces dernières doivent comporter un certain nombre d'informations comme :

• les coordonnées du fournisseur

• Les coordonnées du client

• Les données sur la dépense, cela peut être une facture, un ticket qui sera au nom du client

• Le montant total des débours qui doit apparaître obligatoirement sur la facture

• Date des débours

Quelles sont les règles à respecter pour les débours ?

Il est nécessaire de respecter certaines règles comme avoir un accord écrit du client, avoir les justificatifs ( factures, tickets de caisse ....), conserver les copies et mettre le montant exact du produit et du service.