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Le fonctionnement et l’utilité de la méthode Kanban

La méthode Kanban : de quoi s’agit-il ?

La méthode Kanban, c’est une méthode de gestion du stock, qui permet de produire à la demande des clients. Elle a été théorisée en 1950 par l'ingénieur japonais Taiichi Ōno, qui souhaitait optimiser le processus de fabrication du constructeur Toyota. L'objectif de la méthode, c’est de parvenir à une adaptation constante au besoin du client, avec un double avantage : limiter la surproduction et le gaspillage, et également diminuer les délais et les coûts. On peut considérer que la méthode Kanban a d’une certaine façon créé la gestion de production en flux tendu. Il s’agit en effet d’une nouvelle approche qui consiste à faire correspondre les stocks à la demande, dans le but d’atteindre des niveaux de qualité et de rendement supérieurs.

Employée dans les usines Toyota dès la fin des années 1950, la méthode Kanban, favorisant une organisation de type « Juste-à-temps », propose de visualiser les flux de travail par le biais d'un tableau (tableau Kanban), ce qui permet de suivre l'état d'avancement des tâches devant être accomplies.

La méthode Kanban se base sur l’approche « Lean », qui cherche à améliorer de façon continue les processus de production, afin de permettre une gestion de la production sans gaspillage. Cette approche « Lean » est basée sur quatre principes simples et logiques : réduire les coûts de production, éviter la surproduction, diminuer les délais et enfin, assurer la meilleure qualité possible. En se basant sur ses principes, la méthode Kanban veut gérer le stock de façon à pouvoir produire sur demande. L'objectif principal, c’est de parvenir à équilibrer production et demande.

D’abord employée dans le monde industriel, la méthode Kanban a été adoptée dans les années 2000 par les créateurs de logiciels informatiques, puis par de nombreuses autres entreprises dans divers secteurs d’activité.

Comment fonctionne la méthode Kanban ?

La méthode Kanban est donc un système de management visuel, dont l’avantage est de pouvoir visualiser le processus de traitement d’une tâche, par le biais d’un tableau à quatre colonnes :

  • Tâches à faire

  • Tâches en cours

  • Tâches à tester, ou en attente de validation client

  • Tâches terminées

Les tâches en question sont représentées par des cartes ou des étiquettes, que l’on fait passer d’une colonne à l’autre selon l’état d’avancement de la tâche.

Flux tirés ou flux poussés ?

Le plus souvent, les entreprises travaillent en flux poussés, en créant des produits sans tenir compte de la demande, puis en les proposant sur le marché. Mais si la demande ne suit pas, l’entreprise se retrouve avec trop de stocks, qui lui coûtent de l’argent. 

La méthode Kanban, quant à elle, fonctionne en flux tirés. C’est la demande des consommateurs qui déclenche la production, et l’entreprise ne produit que ce dont elle a besoin.

Les principes et les pratiques de la méthode Kanban

On admet généralement que la méthode Kanban se base sur quatre principes et sur six pratiques.

Les principes sont les suivants :

  • Commencer par ce que vous faites actuellement : aucun changement radical n’est requis, car la méthode Kanban utilise les processus déjà en place, pour favoriser la souplesse et l’adaptabilité dans tout type d’organisation

  • Accepter d’appliquer des changements progressifs : des changements trop radicaux risqueraient de heurter les collaborateurs. L’avantage de la méthode Kanban, c’est qu’elle permet d’améliorer peu à peu les processus existants

  • Respecter le processus, les rôles et les responsabilités actuels : pour éliminer la peur du changement, mieux vaut préserver les rôles, les responsabilités et les fonctions de chacun

  • Encourager le leadership à tous les niveaux : parmi les collaborateurs et cadres supérieurs, on doit encourager tous les actes de leadership dans le but d’atteindre le meilleur niveau de performance possible.

Les six bonnes pratiques permettant la réussite de la méthode Kanban :

  • Visualiser le flux de travail : il faut visualiser le workflow, de la demande du client à la livraison, afin de bien comprendre son fonctionnement. C’est pour cela que l’on utilise un tableau où chaque colonne représente une étape (« À faire », « En cours », « À tester », « Terminé »). On peut suivre chaque tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée

  • Limiter le nombre de tâches en cours : le multitâche fait perdre du temps, alors que le fait de limiter les tâches dans chaque colonne permet de mieux identifier les problèmes

  • Gérer le flux : pour créer un flux de travail continu et régulier, il faut bien identifier la vitesse et la souplesse du travail

  • Expliquer les règles des processus : les règles doivent être formulées clairement. Les collaborateurs doivent les comprendre, et également comprendre pourquoi et comment elles peuvent être améliorées

  • Faire des boucles de rétroaction : il est recommandé de faire un point quotidien devant le tableau Kanban, avec toute l’équipe. En partageant les informations, on profite d’une vision d’ensemble en temps réel. Inutile de trop prolonger ces réunions, qui doivent être courtes et concentrées

  • Identifier les opportunités d’amélioration : tous doivent partager la même vision et bien identifier les problèmes devant être résolus, afin de pouvoir améliorer ensemble le flux de travail.

Les avantages et les inconvénients de la méthode Kanban

Les avantages : le principal avantage, c’est le fait d’éviter la surproduction. Ainsi, on diminue les coûts de stockage et les pertes. De plus, grâce au système de circulation des étiquettes sur le tableau Kanban, on peut détecter rapidement les problèmes et intervenir rapidement. La méthode Kanban permet également d’encourager la collaboration entre membres de l’équipe pour solutionner les problèmes.

Les inconvénients : cette méthode ne convient pas à toutes les industries. Elle est mieux adaptée à la production de pièces uniques en grande série, comme dans l'industrie automobile. D’autre part, un problème dans le système Kanban peut provoquer des difficultés, voire l’arrêt de la ligne de production. Enfin, on a constaté que le système Kanban fonctionne nettement moins bien lorsque la demande est trop irrégulière.

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