Facturation à grande échelle : Guide pour les services financiers

Être payé dans les délais est crucial pour la survie des entreprises en pleine expansion et la réalisation de leurs objectifs. La facturation joue un rôle fondamental dans ce processus. Lorsqu’elle est bien gérée, les entreprises sont payées rapidement, avec une charge minime sur leur comptabilité interne et leurs procédures financières.

Les défis de la facturation à grande échelle

Si vous échouez à mettre en place un système de facturation robuste, dématérialisé et automatisé, vous pouvez créer une perte de productivité et de temps pour les contrôleurs de gestion et les directeurs financiers. Dans le pire des cas, les entreprises peuvent faire faillite à cause d’une gestion inefficace de leur trésorerie et d’une capacité limitée à réinvestir des fonds pour favoriser la croissance.

Les retards de paiement sont un problème en soi pour les entreprises, et la pandémie actuelle n’a fait que les accentuer. Les entreprises françaises font face à une augmentation importante du taux de factures impayées. Alors que ce taux était de moins de 20% le 11 janvier dernier, tout près de la moyenne pré-pandémie (19%), il a subi une augmentation substantielle de 4 points pour atteindre 24%, selon la nouvelle édition de notre tracker sur les retards de paiement des entreprises*, réalisé par Sidetrade pour BFM Business.

Au cours de cette période, les trésoreries ont été mises à rude épreuve. C’est pourquoi le gouvernement français a pris des mesures pour soutenir les finances des entreprises. Pour remédier aussi efficacement que possible aux défauts de paiement en forte hausse en raison de la crise sanitaire, le comité de crise qui est co-animé par Pierre Pelouzet, médiateur des entreprises et Frédéric Visnovsky, médiateur national du crédit, traite prioritairement les signalements qui impliquent les grandes entreprises ayant un impact structurel sur l’économie française.

Difficultés spécifiques

Le contexte économique incertain s’accompagne de défis spécifiques à la facturation à grande échelle.

Un délai moyen de paiement médiocre (DSO)

Malheureusement, il arrive souvent que les factures soient payées plusieurs jours après leur date d’échéance.

GoCardless a commandité un rapport de Forrester Consulting l’année dernière, révélant que quatre entreprises sur cinq mettaient plus d’un mois à recouvrer un paiement, avec une augmentation du délai moyen de paiement (DSO) à plus de 20 jours pour tous les moyens de paiement.

Il s’agit de l’un des principaux indicateurs dont sont responsables les contrôleurs financiers. Un DSO élevé indique qu’une entreprise peine à encaisser les paiements qui lui sont dus dans les délais.

Créances irrécouvrables

Les factures qui ne sont pas payées à temps peuvent créer des créances irrécouvrables, ce qui pèse sur le flux de trésorerie des entreprises destinataires, qui avaient probablement prévu une émission des fonds à une date définie. Cette situation est source de travail supplémentaire pour les contrôleurs financiers qui doivent évaluer les payeurs retardataires, organiser le recouvrement des factures impayées pour les autres membres de l’équipe et, dans le pire des cas, classer ces factures comme des créances irrécouvrables.

Manque de visibilité sur le processus de paiement

Autre facteur créant de l’incertitude sur la date de paiement des factures : une méconnaissance des processus et échéanciers des clients qui paient via des méthodes hors systèmes pull, comme les virements bancaires. De plus, ces moyens de paiement manuels sont soumis aux risques d’erreur humaine, comme une saisie de données erronée.

Il existe également un risque d’échec des paiements pour tous les moyens de paiement, avec un taux d’échec moyen pour l’encaissement des paiements de factures de 3,1 %. Le taux d’échec moyen pour les entreprises de services financiers est légèrement plus élevé, de l’ordre de 3,2 %. Les échecs de paiement peuvent s’expliquer de diverses façons et leur existence est un facteur de plus indiquant que les entreprises n’ont aucune visibilité sur les processus de paiement de leurs clients.

Dans l’index de réussite des paiements, GoCardless a identifié des points de comparaison pour les taux d’échec de paiement dans différents secteurs, les entreprises de services financiers se classant dans la moyenne.

Bonnes pratiques de facturation

Automatisation de la facturation

Mettre en place des factures avec des fonctionnalités automatiques est un moyen très efficace d’émettre des factures rapidement, d’encaisser les paiements et de réduire la comptabilité manuelle, ainsi que le travail de rapprochement. Ceci vaut en particulier pour les entreprises de services financiers, qui disposent de nombreux types de comptes bancaires opérationnels et professionnels dans plusieurs devises.

Les factures automatiques peuvent être créées avec des produits indépendants ou des fournisseurs de comptabilité en cloud reconnus, comme Xero, Quickbooks ou Sage. Accédez à une liste plus détaillée des fournisseurs via le réseau des partenaires de GoCardless.

L’automatisation permet aux utilisateurs de planifier les factures à l’avance à un jour et une heure spécifiques. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la facturation basée sur les abonnements, qui vaut pour les clients facturés mensuellement. Cela permet de dégager du temps à la fin du mois, lorsque les contrôleurs financiers sont sous pression pour pouvoir boucler leurs rapports à temps.

Selon l’étude de Forrester, la plupart des entreprises ont 20 employés à temps plein qui travaillent sur la gestion des paiements récurrents. En instaurant une automatisation de la facturation, les entreprises ont l’opportunité de rendre le processus de facturation plus efficace et de dégager du temps pour le personnel afin qu’il se consacre à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les équipes des services financiers doivent choisir des solutions de facturation automatique qui permettent l’utilisation de nombreuses options de paiement, dont les cartes de crédit, les virements bancaires et le prélèvement automatique. Les options supplémentaires devraient augmenter les taux de conversion et de réussite des paiements en facilitant le choix du moyen de paiement pour les clients. Le paiement peut être effectué immédiatement : il suffit que les clients cliquent sur l’option qu’ils préfèrent sur les factures. Ainsi, le flux de trésorerie sera boosté grâce à un processus de paiement des factures fluides.

Évaluez votre moyen de paiement

Évaluer les moyens de paiement que vous acceptez peut être une excellente façon de recouvrir plus rapidement les paiements des factures et d’obtenir un taux d’échec moindre.

Si possible, les clients doivent être poussés à payer de manière dématérialisée. Les paiements par chèque et en espèces créent davantage de traitement manuel et représentent un coût en ressources et en temps supplémentaire pour les équipes financières. Ils compliquent le rapprochement des paiements, ainsi que l’identification des payeurs en retard. 

Si les paiements par virement bancaire sont populaires en raison de la faiblesse des frais, les entreprises ne sont pas averties en cas d’échec de la transaction. Le paiement par carte peut être efficace pour les transactions uniques ou les paiements d’abonnements. Toutefois, les coûts des transactions sont élevés pour les entreprises vendeuses, tout comme le taux d’échec en raison de la possibilité que la carte soit rejetée, expirée ou volée.

Les ordres de virement permanent, configurés par les clients qui demandent à leur banque de payer un montant fixe à une date établie, sont peu coûteux et permettent aux entreprises d’encaisser les paiements gratuitement. Mais comme toute méthode de paiement push qui nécessite une plus grande implication du client, ils manquent de flexibilité et n’écartent pas le risque des retards de paiement.

La meilleure solution pour les entreprises est d’intégrer le prélèvement automatique. Ce moyen de paiement est supérieur aux autres grâce à un système de paiement pull, qui permet aux entreprises vendeuses d’extraire les fonds du compte bancaire du client via un accord préalable. Sa flexibilité permet à des paiements récurrents de différents montants d’être prélevés à des moments différents. Si les paiements par carte de crédit et débit établis par une CPA constituent eux aussi une méthode de paiement pull, le prélèvement automatique dispose d’un taux d’échec inférieur grâce à une liaison directe avec les comptes bancaires. Ainsi, on évite le risque de cartes perdues ou expirées.

De plus, une étude d’IDC montre que les entreprises qui utilisent le prélèvement automatique avec GoCardless permettent aux vendeurs d’accéder à 44 % de marchés de plus que les autres moyens de paiement.

Recouvrir les paiements ayant échoué et améliorer le taux de réussite des paiements – Relances automatiquesLes échecs de paiement sont un problème fréquent pour les entreprises en développement, mais celles-ci peuvent atténuer les retards de paiement associés grâce à des relances automatiques.

Les fournisseurs de paiements comme GoCardless proposent des technologies intelligentes utilisant l’apprentissage automatique pour relancer automatiquement le recouvrement des paiements à un moment opportun pour le client. Cela signifie que les entreprises peuvent encaisser 76 % des paiements qui avaient échoué dans un premier temps.

Si les entreprises doivent impérativement encaisser des fonds pour les paiements ayant échoué afin d’alimenter leur flux de trésorerie, le coût des relances peut être comparable au paiement lui-même. Le temps, les ressources et les frais supplémentaires dédiés aux relances de paiements doivent être pris en compte. Ainsi, les entreprises vendeuses doivent mettre en place une stratégie de relances automatiques qui diminue les coûts pour les deux parties.

Une étude met en évidence le succès de cette approche et montre qu’en moyenne, GoCardless permet aux entreprises d’encaisser les paiements 47 % plus rapidement par rapport aux entreprises qui ne l’utilisent pas.

L’open banking améliorera-t-il la facturation à grande échelle ?

L’open banking a pour objectif de créer une concurrence dans l’élaboration de produits et services financiers. Le gouvernement britannique a lancé l’Open Banking Standard en 2018, en même temps que la DSP2 (deuxième Directive sur les services de paiement) de l’UE.

Open Banking et DSP2 sont relativement similaires. Les deux exigent des banques qu’elles ouvrent l’accès à leurs données à des fournisseurs tiers. Cependant, l’Open Banking le fait selon un format standardisé.

Si l’étude de GoCardless révèle que 91 % des entreprises commerciales britanniques ont déjà entendu parler de l’open banking ou y ont été confrontées, la plupart des entreprises ne l’ont pas encore mis en œuvre pour améliorer leur facturation.

Les mécanismes clés de l’open banking :

• Les fournisseurs de services d’initiation de paiement (PISP, pour Payment Initiation Service Providers) sont des entreprises tierces qui créent de nouveaux produits et services, permettant les paiements pull instantanés de banque à banque.

• Les fournisseurs de services de gestion d’informations de compte (AISP, pour Account Information Service Providers) sont le deuxième mécanisme clé de l’open banking. Ils font le lien entre les données de comptes de différents comptes bancaires, ainsi que les données du payeur, et les fournisseurs tiers (TPP, pour Third-Party Providers).

L’open banking peut améliorer la facturation à grande échelle. Un grand nombre d’applications de facturation et de finance utilisent déjà des API d’open banking pour aider les entreprises à être payées plus rapidement, évaluer la solvabilité des nouveaux clients, automatiser les processus et gérer leurs flux de trésorerie. On compte déjà plus de 50 applications d’entreprise sur l’app store d’open banking. L’open banking peut également améliorer considérablement l’encaissement des paiements récurrents.

De nouvelles innovations basées sur l’open banking dans le secteur des paiements favoriseront :

• La prévention de la fraude

• De meilleures expériences de paiement pour les clients

• Des économies sur les coûts liés aux paiements

Facturation internationale

La facturation internationale est source de complications supplémentaires pour les entreprises en développement. 49 % des entreprises sont frustrées par la difficulté à encaisser des paiements internationaux. Ceci est dû au besoin de répercuter le bon taux de TVA sur les factures, gérer le risque lié au change si la facture est émise dans une autre devise et supporter des efforts d’administration supplémentaires en lien avec la conversion de devises étrangères en livres sterling dans les comptes.

Il est fondamental que les contrôleurs financiers prêtent attention à ces subtilités de la facturation internationale et aient une vision claire du coût réel du traitement des paiements à l’étranger. Se tromper sur les fondamentaux peut vous imposer de devoir émettre à nouveau les factures, ce qui entraînerait des retards de paiement et des états financiers erronés.

Choisir une solution de paiements récurrents qui recouvre les paiements récurrents depuis le compte bancaire de vos clients et vous permet de les encaisser dans votre pays natal avec un traitement automatique du change peut vraiment faciliter l’encaissement de paiements internationaux.

Considérations importantes pour la facturation internationale :

Risque de change

Il est préférable de facturer en livres sterling pour une entreprise britannique, car cela élimine le risque de change et simplifie le processus. Mais il est parfois nécessaire de facturer dans la devise locale du client (par exemple, l’euro ou le dollar) sur des marchés internationaux cibles afin d’attirer leurs clients.

Les entreprises peuvent atténuer le risque de change en souscrivant des contrats de change à terme avec leurs banques. Cela apporte un certain degré de certitude aux entreprises et les protège des fluctuations défavorables des devises avant le paiement grâce à un taux de change fixe.

TVA

Lorsque vous vendez à l’étranger, il existe différentes règles relatives à la TVA en fonction du pays où vous vendez, du produit vendu (biens ou de services) et de la nature de vos clients (entreprises ou particuliers).

Dans certains cas, vous devrez vous immatriculer à la TVA ou à la taxe de vente équivalente dans le pays dans lequel vous vendez.

Produits internationaux détaxés

À compter du 1er janvier 2021, les ventes de services britanniques aux pays de l’Union Européenne seront globalement soumises aux mêmes conditions qu’aux pays hors UE. La plupart des ventes seront détaxées, ce qui signifie que la TVA ne s’applique pas à elles.

Cependant, les factures doivent indiquer la détaxe et vous devez en conserver la trace jusqu’à six ans.

De plus, les ventes vers l’UE ne devront plus être soumises à l’autoliquidation de TVA (« reverse charge ») et les entreprises britanniques n’auront plus besoin de soumettre de listes de ventes intracommunautaires (ESL).

Tenue des registres

Tenir le registre des ventes internationales demande plus de soin et d’attention que les ventes domestiques.

Les contrôleurs financiers doivent convertir avec précision la valeur des factures internationales en souffrance dans leurs registres de comptabilité, selon un taux commercial appliqué à la date des factures.

Les fluctuations du change pour les factures impayées devront être consignées dans le compte de profits et pertes de façon régulière, sous la forme de gain/perte de change.

Vendre à des clients étrangers est un processus complexe. Aussi, les contrôleurs financiers doivent prendre le temps de faire des recherches sur les règles et réglementations fiscales applicables à leurs circonstances spécifiques. S’il existe un grand nombre de ressources utiles disponibles, l’article Global Taxes for Saas Companies: How to Sell Internationally de Paddle est un bon début

Conclusion

Les divers défis de la facturation à grande échelle pour les contrôleurs financiers comprennent les retards et les échecs de paiement, les créances irrécouvrables et un ralentissement du traitement dû à une tenue erronée des registres de factures internationales.

Les responsables financiers doivent avoir une vision globale pour gérer ces problèmes potentiels, car en cas d’échec, l’entreprise peut se retrouver confrontée à des problèmes de trésorerie et à des complications et des retards dans les rapports financiers.

Évaluer les types de paiement acceptés, introduire des relances automatiques et maîtriser les fonctionnalités d’automatisation de la facturation offrira aux entreprises de services financiers en cours de développement de meilleures chances de réussite. En effet, cela accélèrera l’encaissement des paiements et réduira le temps passé sur les rapports manuels.