"Mit unserem alten manuellen Verfahren benötigten wir für den Zahlungseinzug mehrere Leute pro Woche. Durch die Automatisierung des Prozesses mit GoCardless sparen wir enorm viel Zeit und Geld ein."

Pan KoutlakisCo-founder and CEO, EatClub

Vorteile

Dank GoCardless konnte EatClub den eigenen Cashflow und das Kundenerlebnis verbessern und gleichzeitig den finanzbezogenen Verwaltungsaufwand an Zeit und Geld erheblich verringern.


Unternehmen

EatClub

Angebotener Service

Gewinnmaximierung für Unternehmen in der Gastronimie

Eine Zahlungslösung ohne Vorbehalte

EatClub ist eine mobile App, die es Restaurants ermöglicht, ihren Gästen kurzfristige Angebote und Rabatte anzubieten. "Ich wollte Restaurants dabei helfen, rentabler zu werden, indem sie mithilfe einer dynamischen Preisgestaltung noch in letzter Minute alle Tische besetzen können", so Pan Koutlakis, Mitgründer von EatClub im Jahr 2017 mit einem Team, zu dem auch Michelin-Chefkoch Marco Pierre-White gehört.

"Sagen wir, ein Restaurant öffnet um 16 Uhr und stellt um 19 Uhr fest, dass noch ein Tisch frei ist - nur dieser eine. Oder das Wetter schlägt um und das Restaurant hätte gerne mehr Unterstützung, um die Anzahl der Gäste zu erhöhen. Wie dem auch sei, der Manager geht einfach in die App und postet ein Angebot, zum Beispiel 25 % Rabatt auf die Rechnung, für eine bestimmte Anzahl von Kunden und einen bestimmten Zeitraum", so Koutlakis weiter.

Inzwischen verwenden die Nutzer der App/Restaurantbesucher EatClub für die Suche nach Restaurants mit aktuellen Angeboten. In der App sehen sie das 25%-Rabatt-Angebot so lange es gültig ist, können es sich sichern und direkt auf den Weg in das Restaurant machen.  

EastClub launchte das Unternehmen in Australien, wo es inzwischen in allen großen Städten verfügbar ist. 2019 eröffnete das Team dann den ersten Standort in New York City, USA.

Der Bedarf an einer Zahlungslösung

"Als wir in Australien anfingen, verwendeten wir einfach nur ein Lastschriftverfahren, und das war alles sehr manuell. Verschiedene Firmen hatten unterschiedlich viele Restaurants – wir mussten den Betrag, den wir jeder Firma in Rechnung stellen wollten, praktisch einzeln eingeben", so Koutlakis.

"Schon bald hatten wir 600 bis 700 Restaurants, die sich angemeldet hatten, und wir wussten, dass wir mit diesem Prozess nicht mithalten können, wenn wir weiter wachsen wollen. Das Verfahren nahm 2 Tage pro Monat in Anspruch und würde inzwischen, wenn wir bis heute dabei geblieben wären, 1 Woche pro Monat dauern. Wir brauchten dringend eine Lösung, mit der wir ganz problemlos individuelle Beträge von Tausenden verschiedener Anbieter abrechnen konnten."

Das wirkte sich auch auf die finanzielle Lage des Unternehmens aus. "Es gab so viele Transaktionen, die geplant und verwaltet werden mussten, dass wir nicht alles in einem Durchgang erfassen konnten. Wir mussten alles stapelweise abarbeiten, sodass wir Zahlungen oft erst nach ihrer Fälligkeit erhielten. Da ebenfalls der Abgleich manuell erfolgte, gab es weitere Verzögerungen bei der Prüfung der eingegangenen Zahlungen und damit auch Verzögerungen bei der Feststellung entgangener Zahlungen."

Das EatClub-Team hatte große Pläne für den Ausbau des Geschäfts, sodassman eine Lösung für Lastschriftzahlungen benötigte, die mitwachsen konnte so wie GoCardless.

Probieren geht über Studieren.

EatClub nutzte bereits Xero als seine Buchhaltungssoftware, sodass die GoCardless-Integration über  Xero sich schnell und einfach implementieren ließ. 

Etwa eine Woche nach den Gesprächen mit GoCardless, einschließlich einiger anfänglicher Diskussionen, waren wir startklar und damit war alles erledigt. Der Übergang zu GoCardless verlief auch für unsere Restaurantpartner komplett unsichtbar. Für sie liefen die Lastschriften einfach genauso weiter wie vorher."

Für Koutlakis stechen drei Hauptbereiche der GoCardless-Lösung besonders hervor:

1. Zeitersparnis und Aufwandentlastung  durch Automatisierung

"Die Automatisierung zwischen GoCardless und Xero hat den Verwaltungsaufwand enorm reduziert. Rechnungen werden in Xero hochgeladen – was wir auch vorher schon gemacht haben – automatisch an GoCardless weitergeleitet und auch automatisch abgerechnet. Das bedeutet, dass das Finanzteam mehr Zeit für wertvollere oder strategisch wichtigere Aufgaben aufwenden kann."  "Mit dem alten manuellen Verfahren und unserem aktuellen Kundenstamm bräuchten dieselben Leute eine Woche dafür. Durch die Automatisierung des Prozesses sparen wir also enorm viel Zeit und Geld.”

2. Verbesserung des Cashflows mit mehr Transparenz

"Wir können jetzt alle unsere monatlichen Lastschriften auf einmal und sofort abbuchen, anstatt dafür einen längeren Zeitraum zu benötigen, sodass wir unsere Zahlungen früher erhalten."  "Darüber hinaus erhalten wir Zugang zum GoCardlessPortal und viel mehr Transparenz, damit unser Finanzteam sieht, was los ist. Wenn wirklich mal etwas passiert, sind die Fehlermeldungen unglaublich detailliert. Man versteht sofort, was passiert ist und wie es sich beheben lässt – Sie müssen nicht erst lange viel Zeit aufwenden zu recherchieren und viele Fragen zu stellen."

3. Ein besseres Endkundenerlebnis mit Online-Anmeldungen

"Als wir in den USA launchten und Restaurants ins Boot holten, sahen wir, dass in den USA Schecks und Bank-zu-Bank-Überweisungen Gang und Gäbe waren, die teuer und zeitaufwendig zu verwalten sind. Mit GoCardless wussten wir bereits, dass wir eine Online-Zahlungslösung hatten, die funktionierte, mit einem unglaublich einfachen Online-Anmeldeprozess, mit dem sich Kunden ganz leicht an Bord holen ließen."

Zukunftspläne

Heute laufen 100% der Zahlungen von US-Kunden über GoCardless und 65% der Zahlungen von Kunden weltweit. EatClub hofft, dass es mit der weiteren Expansion des Unternehmens noch mehr werden.

"Wir konnten in den wenigen Jahren seit unserem Start ein unglaubliches Wachstum verzeichnen. Wir haben weniger als neun Monate gebraucht, um in ganz Australien Fuß zu fassen, und jetzt sind wir auch international tätig. Unsere Lösung beinhaltet ein Take-away-Element, das wir während der Pandemie hochgefahren haben. Dennoch freuen wir uns über die Möglichkeiten, die sich ergeben, wenn Städte wie New York wieder für die Gastronomie geöffnet werden", so Koutlakis.

"Für uns geht es darum, ein zuverlässiges System zu haben, das reibungslos innerhalb unserer Finanzprozesse läuft, während wir weiter wachsen, und das haben wir derzeit mit der Lösung von Gocardless und Xero."


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