„Jeder, mit dem wir bei GoCardless zusammengearbeitet haben, hat sich für unsere Integration eingesetzt – und das mit Begeisterung.“

Lee MellonIT-Leiter, Cripps & Co

Vorteile

14 Wochenarbeitsstunden pro Team eingespart, die zuvor für den Abgleich von Zahlungen aufgewendet wurden. Das entspricht etwa 2.000 £ Personalkosten pro Monat und Location.


Unternehmen

Cripps & Co

Instant Bank Pay ist das perfekte Tool für Hochzeitsplaner

Cripps & Co besitzt und betreibt neun Hochzeitslocations im Vereinigten Königreich, wo in der Regel 150-200 Hochzeiten pro Jahr stattfinden. In den Hochsaison ist es oft eine Hochzeit pro Tag.

Die Planung von Veranstaltungen ist sehr anspruchsvoll und das Unternehmen setzt zunehmend auf Technologie, um Arbeitsabläufe in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

„Wir sind ein technologieorientiertes Unternehmen. Mittlerweile haben wir sogar unsere Eventplanungsanwendung Cordero so weit entwickelt, dass wir Lizenzen an andere Unternehmen verkaufen“, erzählt Lee Mellon, Leiter der IT-Abteilung bei Cripps & Co. „Wann immer wir einen Prozess verbessern oder ein Problem lösen müssen, ist unser Reflex, ihn zu automatisieren und in die Cloud zu verlagern.“

Mit mehr als 1.600 Veranstaltungen, für die die Kunden in vier Raten zahlen, ist die Zahlungsabwicklung zu einem der wichtigsten Prozesse bei Cripps & Co geworden. Um ein Unternehmen effizient zu betreiben und den Kunden ein gutes Erlebnis zu bieten, ist es in zunehmendem Maße erforderlich, die Geldeingänge schnell und effizient mit den Kundenkonten abzugleichen, und zwar in großem Umfang.

Unzulängliche Prozesse führten zu unübersichtlichen Zahlungen 

Weil die Rechnungsbeträge in der Regel seh hoch sind, zahlen die Kunden eher manuell per Banküberweisung. Diese vom Kunden veranlassten Zahlungen machten es jedoch sehr schwer, den Überblick über erhaltene, ausstehende und verspätete Zahlungen zu behalten.

Lee erzählt: „BACS beruht darauf, dass der Kunde die Zahlungsdaten eingibt. Wenn dann etwa ein Familienmitglied für einen unserer Kunden bezahlt und nicht die Rechnungsnummer und -referenz angibt – was häufig vorkommt –, wird der manuelle Abgleich zum Albtraum. Unsere Venue Manager und Buchhalter verbringen für jede Location etwa 14 Stunden pro Woche am Telefon mit der Überprüfung von Tabellen.“

Dieses Verfahren brachte zudem mit sich, dass es sehr lange dauerte, bis nach einer Zahlung die Datensätze aktualisiert wurden. Und das ließ Kunden sehr lange im Unklaren darüber, ob ihre großen Zahlungen überhaupt beim gewünschten Empfänger eingegangen waren.

Mit der Einführung neuer Verträge, in denen die Anzahl der Ratenzahlungen auf neun mehr als verdoppelt wurde, war dieses System nicht mehr tragbar. Also nahmen sich Lee und sein Team als Nächstes die Automatisierung von Zahlungen vor.

Automatisierung von Zahlungsabläufen mit Instant Bank Pay 

Cripps & Co setzten auf Instant Bank Pay von GoCardless, um ihre manuellen, zeitaufwändigen Zahlungsabläufe zu automatisieren. Durch die Open Banking-Technologie stellt Instant Bank Pay eine einfache und bequeme Möglichkeit dar, einmalige Zahlungen einzuziehen, ganz ohne die hohen Transaktionsgebühren von Karten und den kundenseitigen Aufwand von Banküberweisungen.

Wenn jetzt eine Zahlung fällig wird, sendet Cripps & Co seinen Kunden einfach einen Link. Wenn sie ihn anklicken, gelangen sie zu einer bereits ausgefüllten Zahlungsseite, die alle nötigen Daten enthält, damit die Zahlung später in der Finanzabteilung schnell identifiziert werden kann. Und weil Transaktionen direkt von Konto zu Konto erfolgen, gehen die Gelder schneller ein und werden die Zahlungen für die Kunden sofort im Cordero-Portal bestätigt.

„Die Automatisierung von Zahlungen und aller damit verbundenen Arbeitsabläufe zu einem Bruchteil der Kosten von Kartenzahlungen ist ein enormer Gewinn für uns“, so Lee. „Wir können unseren Kunden einen Link senden oder ihnen im Cordero-Portal die Schaltfläche ‚Rechnung bezahlen‘ anzeigen. Sie gelangen darüber zu ihrer Banking-App, wo ihre Rechnungsnummer und Buchungsreferenz bereits für sie ausgefüllt sind. Sie müssen nicht einmal den Betrag eingeben.“

Mehr Übersichtlichkeit spart Zeit und Kosten

Durch diese Verbesserung der Übersichtlichkeit konnte Cripps & Co erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen und große Hindernisse für das zukünftige Wachstum aus dem Weg räumen.

Anstatt für neue Verträge die 14 Wochenstunden für den Zahlungsabgleich zu verdoppeln, wurde dieser Prozess vollständig abgeschafft. Im Ergebnis spart das Unternehmen jetzt rund 2.000£ pro Monat und Location an Personalkosten

In den kommenden 18 Monaten sollen weitere Locations hinzukommen, denn Cripps & Co ist jetzt besser denn je in der Lage, sein Geschäft auszubauen. Lee meint: „Wir werden voraussichtlich mehr Locations als je zuvor übernehmen. Dafür hätten wir früher zwei weitere Buchhalter benötigt, nur um die Zahlungen zu verwalten. Es ist aber nicht nachhaltig, den internen Verwaltungsaufwand immer weiter zu erhöhen.“

Auch die Kundenerfahrung hat sich dramatisch verbessert. Sie erhalten sofort eine Benachrichtigung, wenn eine Zahlung erfolgreich durchgeführt wurde, und es kommt viel seltener vor, dass sie Anrufe für Rechnungen erhalten, die sie schon lange beglichen haben.

Eine Partnerschaft für einfachen Zahlungsverkehr

Laut Lee haben viele Betreiber von Locations die gleichen Probleme mit Zahlungen. Daher hat die GoCardless-Integration Cripps & Co in die einzigartige Position versetzt, seine Cordero-Lösung zukünftig als eigenständiges Produkt vermarkten zu können.

„Wir möchten Cordero als treibende Kraft für die Automatisierung im Eventmanagement etablieren“, so Lee. „Wir können Unternehmen soweit modernisieren, dass wir Arbeitsabläufe, die auf E-Mails und Tabellenkalkulationen beruhen, vollständig abschaffen. Die Kunden werden dann automatisch benachrichtigt, wenn Zahlungen fällig sind, und Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn diese Zahlungen getätigt werden. Das wird erst durch die Automatisierung des Zahlungsflusses über GoCardless möglich. Zusätzlich können wir unseren Kunden noch einen Mehrwert bieten, indem wir Zahlungsprobleme und Überzahlungen erkennen, bevor manuelles Eingreifen erforderlich wird.“

Neben diesem neuen Kapitel als Softwareanbieter und der geplanten Erweiterung seiner Locations stehen effizientes Wachstum und Skalierung nach wie vor ganz oben auf der Agenda des Unternehmens. Das Gleiche gilt für die Beziehung zu einem der weltweit führenden Zahlungsanbieter, der beides tatkräftig unterstützt.

„Wirklich jeder, mit dem wir bei GoCardless zusammengearbeitet haben, hat sich für unsere Integration eingesetzt – und das mit Begeisterung“, schließt Lee ab. „Egal, was wir benötigen oder gerne haben würden, wir erhalten immer zuverlässig sofort eine Antwort. Das macht GoCardless zu einem großartigen Partner für unsere Transformation.“


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