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Fil d'Ariane
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Modèles de lettres pour prélèvement automatique

Elżbieta Dubois
Rédigé par

Dernière modificationavr. 2024Lecture : 3 minutes

Les entreprises nous demandent souvent quelle est la meilleure manière de présenter le prélèvement automatique comme option de paiement, nous avons donc créé un guide afin de vous accompagner dans cette démarche.

Si vous souhaitez mettre en place le prélèvement SEPA dans votre entreprise, nous vous invitons à lire notre article à ce sujet.

Si vous utilisez déjà le prélèvement SEPA, notre processus de migration de vos clients existants vous permet de transférer facilement les mandats sans que vos clients aient à faire quoi que ce soit.

Comment communiquer la migration vers le prélèvement à vos clients par courrier ou e-mail ?

Nouveaux clients

Un client est le plus enclin à accepter un paiement par prélèvement au moment de son adhésion ou d’un achat. Deux cas sont possibles :

  • Votre client est en contact avec un commercial : Votre commercial peut proposer au client d'accepter un mandat de prélèvement lors de la signature d'un contrat, sous forme d’un mandat électronique via un lien unique ou sur papier.

  • Votre client est en self-service : Vous pouvez proposer au client de régler par prélèvement automatique après avoir validé son panier d'achat (modèle e-commerce). Il est aussi possible d’inclure le mode de règlement dans les paramètres du client et rediriger vers cette page à la fin de la période d'essai (modèle SaaS freemium).

Clients existants

Migrer des clients existants vers le prélèvement automatique peut s’avérer plus complexe, car ils sont déjà habitués à un certain mode de règlement. Pour les inciter à franchir le pas, une réduction sur leur prochaine facture ou une offre spéciale peuvent leur être proposées.

Sachez qu’il est interdit d’imposer un quelconque mode de paiement à vos clients et ils doivent obligatoirement donner leur autorisation sous forme de mandat de prélèvement. 

En suivant les étapes suivantes, vous pouvez basculer vos clients vers le prélèvement automatique et ainsi améliorer votre rétention client et diminuer le temps passé à gérer vos paiements.

  1. Informez vos clients de votre intention de basculer vers le prélèvement et demandez-leur de remplir et de signer un mandat de prélèvement SEPA

  2. Relancez par email vos clients qui n'ont pas basculé sur le prélèvement

  3. Appelez vos clients qui n'ont pas basculé sur le prélèvement

Modèles de lettres  pour présenter l’option de prélèvement à vos clients  

1. Informez vos clients de votre intention de basculer vers le prélèvement : 

Si vos clients vous règlent par chèque, virement ou carte bancaire, vous devrez leur demander de remplir et de signer un mandat de prélèvement. Vous pouvez utiliser le modèle ci-dessous pour informer vos clients par e-mail que votre entreprise souhaite utiliser le prélèvement pour le règlement des factures.

Bonjour [nom],

Afin de faciliter vos paiements, [Nom de votre entreprise] a adopté le prélèvement automatique.

Grâce au prélèvement SEPA, vous n'aurez plus à vous soucier de régler vos factures à temps. Vous serez notifié avant chaque nouveau paiement et vous pouvez annuler à tout moment. De plus, ce mode de paiement est gratuit et vous bénéficiez de la protection  des consommateurs.

Vous pouvez d’ores et déjà mettre en place un mandat de prélèvement.  [Retournez/Complétez]le mandat avant le [date limite] et vous bénéficierez d'une remise de 5 % sur votre prochaine facture.

Vous avez des questions ou besoin d'aide ? N'hésitez pas à nous contacter au numéro suivant :

Cordialement,

[votre nom]

2. Relancez les demandes de prélèvement 

Vous pouvez utiliser le modèle de lettre ci-dessous pour relancer les   clients en leur rappelant les avantages du prélèvement automatique ainsi que votre offre spéciale.

Bonjour [nom],

Comme évoqué dans notre [e-mail / courrier] de la semaine dernière, nous mettons en place le prélèvement SEPA pour vous faciliter le règlement de nos factures.

Afin de mettre en place un mandat de prélèvement, nous vous invitons à [compléter le mandat en ligne sécurisé / renvoyer le mandat papier ci-joint] avant le [date limite]. Vous bénéficierez alors d'une réduction de 5 % sur votre prochaine facture.

Une fois le mandat mis en place, nous vous facturerons selon le calendrier de paiement convenu. Vous serez notifié-e de tous paiements ultérieurs par [e-mail/lettre], et vous pourrez les annuler à tout moment.

Vous trouverez ci-joint votre facture pour le mois en cours. Nous prélèverons le montant de cette facture lorsque le mandat sera mis en place.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

Cordialement,

[votre nom]

3. Appelez vos clients qui n'ont pas basculé sur le prélèvement

Si certains de vos clients n'ont toujours pas mis en place un mandat,  vos commerciaux ou votre support client peuvent aborder le sujet du prélèvement automatique SEPA directement par téléphone quelques jours avant la date limite, expliquer la démarche à suivre et présenter les avantages de ce mode de paiement :

  • Moins de tâches administratives : ainsi, vous pouvez vous concentrer sur la qualité de votre service.

  • Gain de temps : le mandat n'a besoin d'être mis en place qu'une seule fois et ensuite, il n'y a plus d'actions nécessaires de la part du client. En utilisant le mandat en ligne, l'inscription se fait en quelques secondes.

  • Protection des consommateurs : Votre client peut contester un prélèvement jusqu'à huit semaines après la date du prélèvement. Si le mandat est frauduleux, il peut faire une demande de remboursement jusqu'à 13 mois après la date de prélèvement.

GoCardless facilite votre migration vers le prélèvement automatique

Notre expérience montre que les étapes ci-dessus ont aidé des entreprises à migrer leurs clients vers le prélèvement SEPA rapidement et facilement. Pour vous faciliter la tâche, GoCardless peut :

  • migrer vos clients automatiquement. Si vous utilisez déjà le prélèvement SEPA, notre processus de migration vous aide à transférer vos mandats existants sans que vos clients aient besoin de faire quoi que ce soit,

  • fournir un mandat électronique. Ceci permet à vos clients d'être redirigés directement vers une page de paiement à partir d'une facture ou dans un flux d'inscription et de mettre en place un mandat immédiatement,

  • donner de la flexibilité à vos paiements. GoCardless vous permet d'encaisser des paiements à tout moment du mois, ce qui vous permet d'être flexible sur la date du prélèvement vos clients.

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