Les obligations liées à la tenue d’un Registre du Personnel.

Le recensement du personnel est une obligation légale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Ainsi, l’employeur doit établir un registre unique du personnel, afin de pouvoir faire état des effectifs de l’entreprise aux autorités compétentes. Il s’agit du registre du personnel, qui doit respecter certaines règles dans son élaboration.En effet, le registre du personnel doit comporter certaines mentions relatives aux salariés, qui sont obligatoires. La non-tenue d’un registre du personnel par l’entreprise peut être assortie de sanctions pénales. Ainsi, il est obligatoire pour toute entreprise avec des salariés de tenir un registre du personnel.

Quelles sont les entreprises concernées par le registre du personnel ? 

L’obligation légale de tenir un registre du personnel s'adresse à toutes les entreprises, quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise. L’obligation de tenir un registre unique du personnel, ne s’applique pas aux particuliers employeurs et aux associations qui utilisent le chèque emploi associatif.À savoir qu’une entreprise qui détient plusieurs établissements, doit tenir un registre pour chaque établissement.

Les catégories que l’employeur doit enregistrer dans le registre du personnel

Dès l’embauche du premier salarié, l’employeur a l’obligation légale de tenir un registre du personnel. Il est nécessaire d’enregistrer l’ensemble des salariés en contrat à durée déterminée ou indéterminée. L’entreprise devra également recenser les salariés étrangers, les stagiaires, les personnes en train de passer le service civique, les apprentis ou jeunes en contrat de professionnalisation et les travailleurs à domicile.

Les mentions obligatoires du registre du personnel 

Il est obligatoire de faire figurer pour l’entreprise qui tient le registre du personnel certaines informations concernant les salariés.

• Nom et prénom

• Nationalité des salariés

• Qualification

• Sexe

• Poste 

• Dates d’entrée et de sortie de l’entreprise

Les mentions obligatoires selon les statuts des salariés

Pour les travailleurs temporaires, l’entreprise devra mentionner « salarié temporaire ». L’employeur devra également mentionner dans le registre du personnel,  le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.

Pour les salariés étrangers, il est nécessaire pour l’entreprise de préciser le type et le numéro du titre, autorisant le travailleur étranger à exercer une activité salariée.

Concernant les jeunes travailleurs, les mentions obligatoires devront préciser s’il s’agit d’un apprenti ou d’un jeune travailleur en contrat de professionnalisation.

Les salariés à temps partiel devront être mentionnés dans le registre du personnel avec la mention «  salarié à temps partiel ».

Les salariés qui sont mis à disposition par un groupement d’employeurs, devront être mentionnés de la manière suivante : « mis à disposition par un groupement d'employeurs ».

À savoir que lorsque le salarié exerce plusieurs contrats, l’employeur devra le mentionner. L’entreprise doit en outre conserver ces informations durant une période minimale de 5 ans, lors du départ du salarié.

Sous quel format doit être tenu le registre du personnel ?

La législation en vigueur n’impose aucune forme particulière, pour tenir un registre du personnel. L’employeur peut choisir de tenir le registre du personnel, sous forme papier ou dématérialisé (électronique). Si l’entreprise décide de tenir le registre du personnel sous forme électronique, il sera nécessaire de procéder à la consultation préalable du comité d’entreprise (ou délégués du personnel), ou du comité social et économique.

L’entreprise devra en outre adresser l’avis de consultation à l’inspecteur du travail.

Les sanctions en cas de non-respect de cette obligation

L’article L1221-15 du code du travail, stipule que tout employeur doit mettre à disposition, un registre du personnel aux membres du CSE, aux agents de l’Etat chargés de contrôler le respect du Code du Travail et du Code de la sécurité sociale, ainsi que l’inspecteur du travail et les agents de l’URSSAF.

Lors d’un contrôle de routine, l’entreprise doit être en mesure de présenter un registre du personnel à jour, qui respecte la réglementation en vigueur. Toutes omissions, erreurs ou informations manquantes peuvent faire l’objet d’une sanction. En effet, l’entreprise risque une amende de 4e classe, par rapport au nombre de salariés concernés.

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